Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Обзор СЭД, представленных на российском рынке

Оценка экономической эффективности применения СЭД
в ООО «Сенатор

Внедрение системы электронногодокументооборота в управляющей компании холдинга

ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Оценка качества внедрения системы электронного документооборота в организациях

ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Внедрение электронного документооборота в судах

Минюстом РФ разрабатывается проект поправок в Кодексы, прописывающий правила и порядок применения в судопроизводстве электронного документооборота. Их действие может вступить в силу в 2016 году.

Нормы законопроекта позволят участникам процесса использовать для обмена документами сеть Интернет, по которой можно будет направлять официальные бумаги в суд, в прокуратуру и следователю.

Заявления, ходатайства, жалобы, представления и другие виды документов направляются в суд в формате электронного документа. Для этого на официальном сайте соответствующего органа необходимо будет заполнить нужную электронную форму, а затем подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Судебные органы, в свою очередь, также могут предоставить постановления, приговоры, жалобы и т.д. по телекоммуникационным каналам связи. Письменные доказательства можно также пересылать в электронном виде, а вот на составляющие государственную тайну сведения такой порядок не распространяется.

Комплексное внедрение системы электронного документооборота

Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:

• организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
• договорной и финансовый документооборот
• кадровый документооборот
• проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
• управление проектами
• управление заявками на тех. присоединение
• управление конкурсной документацией
• процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
• внешний и внутренний маркетинг
• и др.

Таким образом,ECM может охватывать обработку самой различной документации: приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.

Documentum:

• Хранение и управление любым содержанием
• Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
• Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
• Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
• Обеспечение возможности совместной работы над документами
• Возможность распределенной работы
• Широкие средства поиска необходимых документов
• Интеграция со смежными КИС компании

Возможности СЭД:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

• создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
• коллективная работа, рецензирование
• проверка оформления
• согласование / утверждение /подписание
• регистрация документов
• рассылка документов
• наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
• исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
• контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
• поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
• перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом

Сервисные функции:

• атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
• поддержка связи между документами
• сохранение всех версий документов;
• поддержка механизма делегирования полномочий
• формирование пользователем "личных папок"
• настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
• формирование задач и уведомлений
• формирование статистических отчетов
• журналирование работы с документами в системе
• аудит всех действий в системе

Технологические возможности:

• защита информации, разграничение прав доступа
• гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
• интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
• поддержка многофилиальной работы
• поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
• "мобильный офис" для удаленной работы пользователей

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:

• Сократить или исключить бумажный документооборот
• Создать единое хранилище документов организации
• Сократить время на обработку документов
• Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
• Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
• Исключить дублирование документов
• Обеспечить безопасность хранения документов
• Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
• Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
• Сократить время поиска необходимых документов
• Снизить расходы на хранение бумажных документов
• Сократить транзакционные издержки

Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.

В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:

• автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
• созданию электронного архива организации
• обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
• интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
• созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
• внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации
• внедрению системы статистической отчетности по документообороту

Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.

Комплексное внедрение СЭД в организации означает переход на новые (безбумажные) методы работы, что затрагивает практически всех сотрудников.

Естественно, что это - непростое дело, требующее определенных знаний и опыта.

Если выполнять эту работу своими силами, то получится дешевле, но сложно гарантировать сроки выполнения проекта. Опытная команда внедрения выполнит эту работу надежнее и быстрее. В любом случае без команды внедрения не обойтись - будут ли это собственные специалисты или сторонние компании.

В процессе внедрения не стоит полагаться только на ИТ-специалистов. Например, один из этапов внедрения «Построение бизнес-процессов» - это задача управляющего делами, директора по развитию, а не ИТ-специалиста. Поэтому перед внедрением СЭД своими силами организация должна быть готова к тому, чтобы иметь в штате необходимое количество специалистов различного профиля.

Определим основные требования к составу команды внедрения.

1. Руководитель-аналитик - отслеживает все бизнес-процессы организации, может на них влиять, представляет себе, как должна работать организация в СЭД.

2. Организатор внедрения (менеджер проекта) - следит за ходом проекта, планирует работы, стимулирует персонал, принимает административные меры.

3. Обученные специалисты по системе (ИТ и предметники) - детализируют ход работы, настраивают систему и обучают всех остальных пользователей, пишут инструкции, положения и пр.

Если такая команда существует в организации, шанс внедрить систему своими силами существует. В ином случае следует нанимать стороннюю команду внедрения поставщика или его партнера.

Сторонняя команда внедрения разрабатывает проект внедрения, инструкции пользователям системы, адаптирует систему под конкретную организацию, проводит организационные собрания.

Этот вариант, без сомнения, дороже самостоятельного внедрения, но он обеспечивает внедрение системы качественно и в заданные сроки. Поэтому при выборе сторонней команды следует убедиться в профессиональных навыках и опыте этих специалистов. Для этого необходимо оценить уже выполненные ими проекты.

Этапы технологии внедрения

Технология внедрения обеспечивает больше половины успеха. Поэтому при выборе компании-внедренца следует внимательно изучить ее технологию внедрения и оценить контрольные точки - критерии качества внедрения на промежуточных этапах. Наличие и количество контрольных точек могут служить показателем зрелости технологии.

Рассмотрим их особенности для внедрения СЭД.

1. Обследование организации. Выделяются основные документы организации и основные бизнес-процессы, по которым будет проводиться исследование. Поэтому до начала работ определяются порядок внедрения, отделы, которые будут охвачены исследованием исходя из их участия в бизнес-процессах. Сроки исследования от 2 до 4 недель для разработки проекта.

2. Обучение персонала. Как показывает опыт, при внедрении СЭД необходимо обучить, как минимум, 30% сотрудников. Это связано с количеством охватываемых сотрудников. Невозможно закрепить за каждым сотрудником консультанта, поэтому сотрудники должны уметь консультировать друг друга, каждый третий должен уметь объяснить коллегам, что и как сделать в той или иной ситуации.

Экономия денег и времени на этом этапе приведет к увеличению расходов на проведение опытной эксплуатации и срыву ее сроков. На обучение надо закладывать больше времени в графике внедрения с учетом того, что необходимо обучить большое количество персонала.

3. Разработка инструкций - крайне важный этап. До начала работ каждый сотрудник должен получить инструкцию по работе в системе, это позволит снять недоверие к системе и объяснить основные моменты работы в системе ЭДО.

4. Опытная эксплуатация - этап, который позволит оценить готовность организации к промышленной эксплуатации системы.

И все же, несмотря на большую трудоемкость процесса, существуют много примеров успешного и эффективного внедрения СЭД.

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности. Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

• получать оперативную информации о движении документов компании;
• обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
• повысить контроль исполнительской дисциплины;
• снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
• обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

1. Провести обследование и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде - регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»; согласование, совместное редактирование, передача документов на исполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине - в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

• большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
• утеря документов;
• дублирование документов;
• повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
• длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Задачи проекта, роль службы ДОУ и ИТ-службы

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы.

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

• хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
• оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
• возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
• возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования, предъявляемые к СЭД

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

• регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
• возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
• обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
• рубрикации, категоризации и классификации документов;
• поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
• учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
• формирования отчетности;
• управления правами доступа;
• применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

• создание проектов документов;
• согласование проектов документов;
• утверждение документов;
• создание резолюций и поручений;
• контроль исполнительской дисциплины;
• контроль версий документов;
• протоколирование действий;
• делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы - ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем - модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

• разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

• разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
• разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

• организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

• разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

Индекс			Руководитель, структурное подразделение
			Генеральный директор
			Аппарат генерального директора
			Пресс-служба
			Первый заместитель генерального директора
			Управление качества
			Отдел обеспечения качества
			Отдел лицензирования
			Управление НИОКР
			Отдел планирования и координации НИОКР
			Отдел инновационных проектов
			Заместитель генерального директора по коммерции
			Управление продаж
			Отдел продаж
			Отдел по внешнеэкономической деятельности

Индексы номенклатуры дел используются при формировании дел и позволяют определить место хранения исполненного документа.

Например,

В соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству, исходящие номера документов, подлежащих регистрации в службе ДОУ ООО «Ритм», состоят из индекса структурного подразделения - исполнителя, номера дела по номенклатуре и сквозного порядкового номера, например:

02-01-01/01/27, где 02-01-01 – индекс структурного подразделения (письмо подготовлено отделом обеспечения качества Управления качества), 01 - номер дела по номенклатуре (письмо направляется в федеральный орган исполнительной власти), 27 - порядковый номер.

Регистрационный номер в СЭД формируется автоматически при помощи специальных настроек нумераторов для различных видов документов. О настройках нумераторов написано ниже.

2. Следующий этап: необходимо рассмотреть и описать особенности бумажного документооборота компании : как осуществляется прием и первичная обработка входящей исходящей и внутренней документации.

На данном этапе нужно определить перечень типов документов , которые участвуют в документообороте.

В ООО «Ритм» в СЭД обрабатываются, хранятся, передаются на рассмотрение и исполнение следующие типы управленческих документов:

• информационно-справочные документы: письма (входящие и исходящие), служебные, докладные, объяснительные записки, справки, акты, заявки и др.;
• организационно-распорядительные документы : приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Необходимо было также принять решение о том, какая часть бумажного документооборота будет автоматизирована.

Так, после внедрения СЭД было запланировано прекратить передачу на исполнение бумажных копий документов с резолюциями руководителей (после создания карты поручения, поля которой заполняются в соответствии с резолюцией, написанной руководителем на бумажном документе, скан документа передается работником службы ДОУ исполнителю по электронной почте, интегрированной с СЭД). В то время как документы, требующие подписи, передаются в бумажном виде, при этом в регистрационной карте документа делается соответствующая отметка. Некоторые документы (например, заявки на создание рабочего места, заявки на выдачу канцтоваров) планировалось полностью автоматизировать: такие заявки оформляются при заполнении соответствующих полей регистрационной карты заявки, согласовываются и направляются на исполнение в безбумажном виде.

В соответствии с этой категоризацией в СЭД создана система папок (рис. 1):

Рис. 1. Система папок СЭД ООО «Ритм»

В ООО «Ритм» выделены следующие роли при работе в СЭД:

• делопроизводитель (регистрация входящих и исходящих писем);
• делопроизводитель в подразделении (регистрация служебных записок);
• исполнитель в подразделении (работа со всеми документами, созданными данным исполнителем или направленными данному исполнителю);
• ответственный за заполнение справочников (а именно: «Корреспонденты», «Пользователи», «Структура компании»);
• администратор СЭД (сопровождение СЭД, предоставление доступа пользователям, осуществление настроек).

Уполномоченные работники службы ДОУ могут быть не только делопроизводителями, но и ответственными за заполнение справочников. Администратором СЭД должен быть сотрудник ИТ-службы.

4. Затем необходимо осуществить административные настройки 1С Документооборот и заполнить справочник пользователей (рис. 2).

При заполнении карточки пользователя указывается Ф.И.О., должность, структурное подразделение.

В зависимости от должности пользователи имеют разный уровень доступа к документам, размещенным в СЭД. Так, линейный сотрудник имеет доступ на чтение к документам, которые он создавал, или к документам, направленным ему на исполнение.

Руководитель подразделения «видит» документы, созданные им и направленные ему и документы, доступные всем подчиненным сотрудникам. Руководитель компании имеет доступ ко всем документам.

Рис. 2. Карточка пользователя

5. Затем заполняется справочник «Корреспонденты». Корреспонденты могут быть объединены в группы для удобства поиска и выбора.

Например, «Покупатели», «Поставщики», «Контрагенты», «Банки», «Министерства» и пр.

В 1С Документооборот могут использоваться справочники, которые ведутся в других системах – бухгалтерия, договорной отдел или др. При этом в карточку корреспондента можно внести всю информацию, включая адрес, ИНН и прочие реквизиты, а также прикрепить скан-копии документов, предоставляемых контрагентом при заключении договоров и соглашений (рис. 3). Таким образом создается электронный архив карточек контрагентов и их уставных и иных документов, который может использоваться помимо службы ДОУ договорным отделом, бухгалтерией и другими заинтересованными подразделениями.

Рис. 3. Карточка корреспондента

6. После заполнения справочника «Корреспонденты» на вкладке «Нормативно-справочная информация» необходимо заполнить структуру компании.

Уполномоченный сотрудник службы ДОУ, имеющий роль «ответственный за заполнение справочников», отражает структуру компании в точном соответствии с организационной структурой и штатным расписанием, т.е. указывает все названия подразделений, их руководителей, индексы подразделений. По мере заполнения структуры компании из справочника «Пользователи» автоматически переносятся все сведения, указанные в карточках пользователей (включая должность, название подразделения), таким образом выстраивается иерархия подразделений и сотрудников компании.

Это позволяет обеспечить для руководителей подразделений возможность просмотра всех документов и поручений, выданных исполнителям.

Руководитель подразделения может просмотреть все задачи, поставленные ему, и отдельно – все задачи, направленные его подчиненным, а также отслеживать ход их исполнения (на Рабочем столе – во вкладках «Мои задачи» и «Задачи от меня»).

7. Следующий шаг - настроить нумераторы.

С помощью нумераторов осуществляется автоматическое присвоение регистрационных номеров всем документам, размещаемым в СЭД.

Система позволяет осуществить настройку регистрационных номеров с использованием индексов структурных подразделений, периода, номенклатуры дел и пр. Для разных видов документов настраиваются отдельные нумераторы (рис.4).

Например, для формирования регистрационного номера исходящего документа используется следующий формат:

[ИндексПодр]/[ИндексНомДел]/[Номер].

Рис. 4. Настройка нумератора для автоматического формирования регистрационного номера

8. Осуществить персональные настройки у каждого пользователя .

При этом устанавливается пароль для входа в систему, осуществляются настройки уведомлений (о том, что поступили документы или поручения), напоминаний о подошедших и превышенных сроках исполнения документов и поручений, настройки сканирования (рис. 5) и пр.

Рис. 5. Настройки сканирования

9. Подготовить и разместить для общего доступа инструкции по использованию системы электронного документооборота.

Такие инструкции желательно оформить в виде памяток (по каждому аспекту – отдельная памятка), проиллюстрировать их скриншотами и рисунками для наглядности.

Памятка

Настройка уведомлений в системе 1С документооборот

Каждый пользователь САМОСТОЯТЕЛЬНО настраивает уведомления от СЭД, которые он хочет получать.

Настройка и администрирование – Персональные настройки – Другое:

Нажать – Настройка уведомлений – и установить как на следующем рисунке:

например, [email protected]

10. Следующий шаг - обучить ключевых пользователей, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях , которые, в свою очередь, могут оказать существенную помощь в обучении всех сотрудников компании.

Обучение сотрудников в ООО «Ритм» проводилось службой ДОУ. При проведении инструктажей необходимо проверить установку паролей для входа в систему и персональные настройки, продемонстрировать пользователям возможности системы и разъяснить особенности доступа для каждого пользователя, а также напомнить о возможности дополнительного самостоятельного изучения инструкций и памяток по работе с системой.

11. Издать приказ о введении системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию .

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Ритм»

ПРИКАЗ

______________ №_______________

В целях оптимизации документооборота и автоматизации делопроизводства в ООО «Ритм»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать проектную рабочую группу по вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота (далее – СЭД) 1С8:Документооборот в следующем составе:

1. Проектной рабочей группе ввести в промышленную эксплуатацию СЭД 1С8:Документооборот в срок до «___» _______ 201__ г.
2. Установить срок списания расходов на программное обеспечение, равный _________.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор В.В. Иванов

После внедрения системы электронного документооборота в ООО «Ритм» было реализовано следующее:

• сокращение времени на регистрацию и передачу служебной корреспонденции;
• автоматизация контроля и создание системы автоматических напоминаний и уведомлений по срокам исполнения документов и поручений;
• исключение потери документов;
• создание электронного архива (корпоративной базы знаний);
• обеспечение электронного согласования проектов документов, коллективного редактирования;
• повышение исполнительской дисциплины;
• оптимизация учета и отчетности.

Таким образом, внедрение СЭД возможно собственными силами при правильном планировании и постановке задач участникам проекта. Решающую роль в этом играет взаимодействие уполномоченных структурных подразделений и последовательное выполнение запланированных этапов внедрения.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей.

Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработка технического задания на внедрение системы электронного документооборота в ГАОУ СПО города Москвы Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий.

З адача дипломной работы :

1) Сбор информацию о различных системах документооборота из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

2) Провести их сравнительный анализ, проанализировать требования к информационной системе.

3) Выбор систем электронного документооборота.

4) Разработка технического задания.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного документооборота и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен анализ, обзор и выбор существующих систем электронного документооборота и определенна наиболее подходящая по техническим требованиям Колледжу предпринимательства №11. В третьей главе расчет экономической эффективности.

1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности

Понятие документооборота

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами .

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

· Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;

· Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;

· Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.

· Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

· Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

Бумажный-означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный-подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный- предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» .

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литеретуре было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов . Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи .

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Системы электронного документооборота

С ис тема электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство- это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного документооборота:

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

o стандартный набор функций;

o невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

o низкие временные затраты на приобретение и установку;

o относительно низкая стоимость;

o необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

o максимально персонифицированная система;

o большие временные затраты;

o высокая стоимость разработки;

o сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3. Комбинированные СЭДО:

o базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

o полное соответствие нуждам предприятия;

o небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

o стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

o передача заказчику прав на продукт;

o простота освоения и использования;

o полная русификация;

o удобный интерфейс;

o взаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

· Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы -ЭА) . Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

· Системы с развитыми средствами workflow (WF) . Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

· Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний . Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

· Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration) . Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

· Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной).

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

· обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

· обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

· допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

· поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

· осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

· обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

· поддерживать технологию HSM;

· протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

· поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

· кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

· территориально распределенные организации;

· алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

· цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

· наличие выделенного сервера приложений;

· наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

· многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

· интеграция со средствами потокового ввода документов;

· интеграция с офисными приложениями;

· интеграция с электронной почтой;

· наличие развитого программного интерфейса (API);

· интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

· возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

· возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Создание компонентов систем электронного документооборота

Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.

Рисунок 1. Компонентная архитектура системы электронного документооборота

В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.

2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting» выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM - систем в 2010 г.

Отраслевое распределение по количеству внедрений

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

Диаграмма 1. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе - 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Диаграмма 2. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

1. «Directum», Директум;

2. «DocsVision», ДоксВижн;

3. «1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД

DIRECTUM

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

· работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

· высшее руководство работает с документами из системы;

· контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

· в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

· создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

· Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

· Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

· Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

· Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

· Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

· Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

· Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

· Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

· Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

· Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

· Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Архитектура системы

Состав системы:

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Рисунок 2. Модульный состав СЭД «DIRECTUM»

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

· Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

· Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

· Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

· Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

· Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

· Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.

· Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

· Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

· Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

· Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

· Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

· Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

· Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

· Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.

· Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

· С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

· Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

· Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

· просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

· просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

· поиск карточек по заданным критериям;

· создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

Решаемые задачи

DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием.

· Поддержка процессного подхода в организации управления.

· Автоматизация систем менеджмента качества.

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.

· Средства контроля исполнения документов и заданий.

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.

· Управление процессами обработки документов.

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.

· Автоматизация канцелярии.

· Создание электронного архива документов.

Архитектура системы

В основу архитектуры платформы DocsVision положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений.

Рисунок 3. Архитектура системы «DocsVision»

В основу построения DocsVision положен модульный принцип - система включает следующие компоненты:

· Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы.

· Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы.

· Шлюзы - модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе.

· Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

· Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

· Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

· Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра - сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.

В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

· Единые механизмы хранения и представления информации.

· Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.

· Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.

· Общую структуру справочников.

· Общие средства поиска и извлечения знаний.

· Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.

· Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.

· Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.

· Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.

DocsVision позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

· Электронными документами, содержащие большие объемы данных.

· Большими количествами документов, хранящимися на сервере.

· Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

1С: Документооборот

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

· упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

· сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

· повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

· хранение любых документов;

· ограничение прав доступа к документам;

· коллективная работа с документами;

· хранение и контроль версий;

· выдача и контроль поручений;

· отчетность;

· работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

· Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

· Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.

· Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.

· Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

· Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

· Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

· Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.

· Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):

o текст поручения;

o описание;

o исполнитель;

o контрольный срок.

· Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)

o Поручение с контролем - после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.

o Согласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

o Обход - с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

· централизованное безопасное хранение документов,

· оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

· регистрация входящих и исходящих документов,

· просмотр и редактирование документов,

· контроль версий документов,

· полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

· работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

· коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

· маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

· автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

· учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

· ГОСТ Р 6.30-2003,

· ГОСТ Р 51141-98,

· Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

· Требования ГСДОУ,

· Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

«1С: Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.Логическая структура «1С: Документооборот 8» представлена на следующих рисунках.

Рисунок 4. Модульный состав СЭД «1С: Документооборот 8»

Рисунок 5. Функциональные блоки СЭД «1С: Документооборот 8»

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Рисунок 6. Схема развертывания СЭД «1С: Документооборот 8»

Преимущества системы

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

· Делопроизводство,

· Документооборот,

· Взаимодействие,

· Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение и выбор СЭД

Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе оптимальной СЭД для колледжа. Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Для сравнения были выбраны наиболее распространённые в России СЭД:

· 1С: Документооборот 8 КОРП

Сравнение приведённых в обзоре систем приводится по выбранным параметрам, объединённым в шесть критериев. Стоит отметить, что по всем приведённым в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

1. Используемые технологии

2. Политика лицензирования и ценообразование

3. Функциональные возможности

4. Права доступа и информационная безопасность

5. Поддержка

6. Обучение

Критерий 1. Используемые технологии

Таблица 1. Сравнение используемых технологий

Предметы сравнения	1С : До кументооборот	DocsVision	Directum
Серверная операционная система	Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентская операционная система	кросс-платформенная	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
Используемый сервер БД	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)
Средства работы на мобильных устройствах			(Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
Возможности интеграции		1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Демоверсия/демодоступ	демодоступ	демоверсия
	Есть тонкий клиент на Internet Explorer	Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы	Есть, с помощью дополнительного модуля Web-сервер
Технология сканирования	Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN (стандартный протокол и интерфейс, определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения)	Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входит в базовый комплект лицензий	Capture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы. Лицензия на «Службу ввода документов» приобретается отдельно для каждого сервера

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С: Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии / демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся.

Подобные документы

Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.

курсовая работа , добавлен 29.12.2012


Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.

дипломная работа , добавлен 29.01.2013


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013


Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.

курсовая работа , добавлен 23.11.2014


Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

курсовая работа , добавлен 05.02.2016


Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

курсовая работа , добавлен 04.03.2015


Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.

дипломная работа , добавлен 05.09.2016


Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

курсовая работа , добавлен 16.02.2015


Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.

дипломная работа , добавлен 29.11.2012


Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

ГБОУ ВПО «Московский Государственный Медико-Стоматологический Университет им. А.И.Евдокимова»

Экономический факультет

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Корпоративные информационные системы»

На тему: «SWOT-анализ внедрения системы электронного документооборота в компании»

Выполнил:

Студент 4 курса 2 группы

экономического факультета

Манукян Артур Геворкович

Проверил:

К.м.н., доцент

Сараджев Владислав Владимирович

Введение………………………………………………………… ………………...2

SWOT-анализ системы электронного документооборота............…… ………...2

Заключение…………………………………………………… …………………...3

Список использованной литературы…………………………………………….8

Введение

В современных условиях все большей популярностью пользуются системы электронного документооборота, которые представляют собой достаточно новое явление для Российской Федерации. Однако сейчас в большинстве компаний приходят к пониманию необходимости создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания растущего документооборота в развивающихся компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы электронного документооборота повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта управленческого учета. Поэтому создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей.
На данный момент за рубежом использование систем электронного документооборота находится на пике своей популярности. Очевидно, что на этом пике данная технология будет находиться достаточно долго.

SWOT-анализ

Сильные стороны Контроль за передвижением документа внутри организации и его исполнением; Разграничение доступа к документам и действий над ними; Автоматическое составление отчетов по движению документов; Поиск по различным атрибутам в базе документов; Уменьшение ошибок типа “человеческий фактор”; Сокращение потребности в дополнительном персонале; Защита документов от повреждений; Коллективная работа с документами; Мгновенный доступ к информации; Значительное ускорение поиска и выборки документов.

Слабые стороны СЭД не может заставить сотрудников с ней работать; СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации; СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования; Стоимость; Дополнительные затраты во время эксплуатации; Текучка кадров.

Возможности Эффективное управление; Поддержка системы контроля качества; Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; Протоколирование деятельности предприятия; Оптимизация бизнес-процессов; Исключение оборота бумажных документов; Исключение необходимости хранения бумажных документов; Развитие корпоративной культуры

Консерватизм персонала; Фактор директора "советского типа"; Постоянные структурные изменения; Необходимость обеспечения юридической силы документов; Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром.

Заключение

Рассмотрим поподробнее все составляющие SWOT-анализа.

Сильные стороны

1. Контроль за передвижением документа внутри организации и его исполнением. Будучи единожды заведенным в СЭД, документ, внутренний или внешний, будет храниться в ней ровно столько, сколько ему положено, без риска потеряться или попасть не в ту стопку, а все действия с ним протоколируются, делая наглядной нерадивость конкретного сотрудника при его обработке. Наконец-то сбывается мечта любого руководителя: документооборот теперь полностью под его контролем!
2. Разграничение доступа к документам и действий над ними. Если система грифования бумажных документов и требует дополнительных людских ресурсов, но хотя бы более или менее работает, то защиту от любопытных глаз всех напечатанных документов обеспечить решительно невозможно, ведь они лежат повсюду, читай - не хочу. В СЭД каждому сотруднику организации присваивается круг полномочий: какие документы он может видеть, какие изменять и т.д. Способы идентификации пользователя варьируются в зависимости от степени конфиденциальности информации, с которой ему приходится работать: от обычных паролей до аппаратных токенов и отпечатков пальцев.
3. Автоматическое составление отчетов по движению документов. СЭД резко снижает возможность "имитации бурной деятельности" сотрудниками организации. Многочисленные отчеты СЭД оперируют исключительно объективными величинами: количеством обработанных документов, средним временем обработки, длиной очереди документов к каждому сотруднику и т.д. При использовании СЭД работающим в организации будет значительно сложнее цветастым отчетом прикрыть свое бездействие.
4. Поиск по различным атрибутам в базе документов. Раньше о таком можно было только мечтать - сколько реестров ни велось, все равно возможности поиска по бумажным документам были сильно ограничены. СЭД предлагает все варианты атрибутных поисков различной степени интеллектуальности - предложение ограничено только фантазией разработчиков. Разнообразны также варианты действий с полученными в результате поиска выборками документов.
5. Уменьшение ошибок типа "человеческий фактор". Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
6. Сокращение потребности в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.
7. Защита документов от повреждений. Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
8. Коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
9. Мгновенный доступ к информации. К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
10. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам). При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Однако, планируя внедрение СЭД, не стоит возлагать чрезмерных надежд на саму систему: есть несколько моментов, способных свести на нет все заложенные в СЭД преимущества.

Слабые стороны

Теперь поговорим о трудностях внедрения и использования СЭД. Они прежде всего связаны с так хорошо знакомым каждому руководителю "человеческим фактором". Какой бы интеллектуальной ни была СЭД, есть моменты, которые она отследить не может. Перечислим основные из них.

1. СЭД не может заставить сотрудников с ней работать. Потратив значительные средства на покупку и внедрение СЭД, через некоторое время руководитель может с удивлением обнаружить, что ею никто не пользуется. Такова судьба многих нововведений, особенно в нашей стране, но директора конкретной организации, понятно, это не утешит. Деньги выброшены на ветер, время и человеческие ресурсы потрачены впустую.
2. СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации. Несмотря на все средства журналирования и контроля, которые имеются в СЭД, зачастую случаи подлога или искажения, умышленного или случайного, выявить невозможно. Таким образом, "пространство для маневра" нерадивого сотрудника все-таки имеется. Не подлежит сомнению, что, покопавшись в системе, работники организации найдут в ней слабые места, которые будут использовать в своих целях.
3. СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования. Любые средства безопасности СЭД, кроме самых параноидальных, не достигнут желаемых целей (а цель у них одна - обеспечение информационной безопасности организации), если сотрудники будут ими массово пренебрегать. Какой смысл разграничивать доступ к категориям документов, если вся организация знает пароль главного бухгалтера или директора и активно пользуется их учетными записями, причем не в каких-то злоумышленных целях, а "чтобы проще было" и с ведома вышеуказанных руководящих лиц.
4. Стоимость. Очень большие затраты на приобретение СЭД. Не каждая организация может себе это позволить.
5. Дополнительные затраты во время эксплуатации.
6. Текучка Кадров. Очень многие не справляются и не хотят работать с этой программой, плохо усваивают ее, допускают много ошибок.

Возможности

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
8. Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

1. Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобуч аться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедре ния системы электронного документооборота.
2. Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
3. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
4. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
5. Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Список использованной литературы:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/ 7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

Для краткого обзора существующих на российском рынке систем электронного документооборота были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, не рассматриваются.

Ниже рассмотрены некоторые СЭД, функциональность, преимущества и недостатки каждой из них. Далее на основе данного материала будет составлена таблица сравнения рассмотренных программных продуктов по ключевым функциям и приведены их оценки.

«DocsVision»

Система «DocsVision» - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Разработчик - «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Разрабатывается с 1998 года.

Функции:

- автоматизация управления предприятием;

- поддержка процессного подхода в организации управления;

- автоматизация систем менеджмента качества;

- автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

- средства контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;

- управление процессами обработки документов;

- организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;

- автоматизация канцелярии;

- создание электронного архива документов.

Преимущества:

- возможность развития функционала;

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования;

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;

Возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;

- унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;

Единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);

Средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);

- WEB доступ ко всем функциям системы;

- единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.

Недостатки:

Отсутствие проверки документов на дублирование при регистрации;

Отсутствие возможности регистрации документа на основании существующего;

Отсутствие обеспечения учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве;

Существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы.

«Мотив»

«Мотив» - это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет. Подача информации в системе построена на нескольких простых для освоения понятиях - таких как Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и т.д. Разработчик - «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года.

Функции:

Создание единого информационного пространства компании;

Организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

Возможность коллективной работы над проектами;

Возможность управления большим количеством задач и поручений;

Контроль над занятостью персонала;

Управление большим объемом документов;

Обеспечение конфиденциальности информации;

Быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

Ведение архивов проектов, задач и документов.

Преимущества:

Преднамеренное упрощение объектной модели системы, что способствует ее успешному внедрению и позволяет уменьшить затраты времени и средств на обучение персонала;

Объединение функционала нескольких классов систем управления;

Работа с различными интерфейсами;

Возможность самостоятельного внедрения;

Широкие возможности интеграции;

Для администрирования системы не требуется каких-либо специальных навыков;

Понятный функционал.

Недостатки:

- отсутствие шаблонов создаваемых документов;

- отсутствие возможности регистрации документов со сканера;

- отсутствие совместимости с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов;

- отсутствие ведения истории работы с документом;

Отсутствие возможности организации работы в режиме off-line;

Отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

Отсутствие ведения отдельной архивной базы документов;

Отсутствие учета места хранения оригинальных документов.

«Directum»

Система «Directum» представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. Разработчик - «Directum». На рынке с 2003 года. «Directum» поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

Управление электронными документами;

Управление деловыми процессами;

Управление договорами;

Управление совещаниями;

Управление взаимодействием с клиентами;

Канцелярия;

Обращения граждан и организаций;

Управление показателями эффективности.

Преимущества:

Реализация полноценной системы управления электронными документами и деловыми процессами (поддержка всего жизненного цикла управления документами и работами);

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства;

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП);

Простые принципы работы с системой для пользователя, знакомого с электронной почтой и файловой системой;

Наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка;

Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов;

Возможность организации территориально-распределенной работы, в том числе в режиме off-line;

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера);

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами;

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов;

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Недостатки:

Зависимость от платформ Microsoft;

Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач;

Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии;

- отсутствие возможности создания документа на основе существующего;

- отсутствие проверки на дублирование при регистрации;

- отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

- отсутствие возможности построения отчетов по результатам поиска;

Необходимость внедрения дорогостоящей инфраструктуры.

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Разработчик - «Cognititve Technologies». Существует на рынке с 1997 года. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Автоматизация регистрации документов и заданий;

Обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников в рамках работ по документам;

Осуществление мгновенного поиска информации;

Контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;

Возможность проведения мониторинга состояния выполняемых процессов и анализа загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

Организация долговременного хранения документов организации;

Обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Преимущества:

К основным преимуществам разработчики относят возможность использования системы как коробочное, так и проектное решение;

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки;

Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000;

Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»);

Наличие в системе встроенного генератора отчётов;

Технология морфологического анализа текста;

Возможность работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира;

Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи;

Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;

Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.

Недостатки:

Отсутствие встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;

Отсутствие работы с документами в режиме off-line;

Отсутствие выдачи задач на группу;

Ориентация на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;

Достаточно плохо организованная работа с большими объемами хранения;

Несовершенная работа с номенклатурой дел;

Несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (нет учета рассылки бумажных документов).

В таблице 2.1 представлены оценки функциональных возможностей каждой СЭД по обобщенным критериям.

Данные критерии были разработаны и оценены в статье Рейнгольда Леонида Александровича специалиста по информационным технологиям, кандидата технических наук, посвященной обзору систем электронного документооборота.

Для подсчета каждого обобщенного критерия Рейнгольдом Л.А. было выбрано множество частных критериев. В таблице 2.1 значение последнего столбца соответствует количеству частных критериев, участвующих в оценке.

Таблица 2.1 - Оценка функциональных возможностей СЭД

Итоговая оценка функциональных возможностей	Directum	DocsVision	ЕВФРАТ-Документооборот	Мотив	Максимально возможный балл по критерию
Регистрация и ввод документов	9,5	10,5	13,5	6,5
Работа с документами	15,5	16,5		10,5
Управление потоками работ и контроль			12,5
Поиск и анализ информации		9,5	9,5	6,5
Информационная безопасность	12,5	13,5		11,5
Поддержка бумажного документооборота
Стандартные средства настройки				5,5
ИТОГО	70,5		80,5	51,5

Как видно из таблицы 2.1, некоторые из выше рассмотренных систем электронного документооборота заслуживают достаточно высокой оценки. Но параллельно с этим резко возрастает стоимость продукта. Некоторым компаниям с небольшой циркуляцией документооборота большинство из функциональных возможностей рассмотренных СЭД не нужно, им нужны минимальные функциональные характеристики, необходимые именно их компании, за минимальную стоимость. Кроме того, у многих компаний уже есть СУБД, поэтому некоторые СЭД, без возможности работы с данной СУБД, исключаются из рассмотрения.

«Программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме “Реклама Плюс”» разрабатывается с использованием имеющейся у фирмы СУБД Microsoft SQL Server 2008.

Преимуществами программы являются:

По требованию заказчика программа будет иметь только необходимый функционал, поэтому резко снижается стоимость покупки данного программного продукта, при этом сохраняя все требования заказчика;

Программа будет иметь удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, учитывающий существование специфических документов в данной фирме;

- возможность дальнейшего развития функционала программы;

Отсутствие необходимости в приобретении дополнительных модулей, программа содержит весь необходимый заказчику функционал;

Легкое администрирование за счет использования распространенной платформы MS SQL Server 2008.