Расходы на подбор персонала: типичные и нетипичные ситуации (Волохова А., Дедич Т.). Если компания сама оплатила проезд и проживание соискателя Обязать возместить проезд на собеседование

Общество купило и оплатило авиа и железнодорожные билеты для двух физических лиц - претендентов на работу в Обществе, которые поехали на место работы с целью ознакомления с условиями работы. Один из них впоследствии заключил трудовой договор, а другой нет - его не устроили условия работы. Работник, с которым был заключен трудовой договор, приехал из другого региона РФ и будет выполнять свои трудовые обязанности в Усть-Кутском районе Иркутской области. Каков порядок учета таких затрат для целей налогообложения прибыли и облагается ли такая оплата проезда физическим лицам НДФЛ, ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование? Возможно ли минимизировать налогообложение?

Налог на прибыль.

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом обоснованными расходами признаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала.

С точки зрения налоговых органов, расходы по оплате проезда на собеседование и ознакомление с условиями работы иногородних граждан не могут быть признаны обоснованными и учтены при формировании налоговой базы при исчислении налога на прибыль, поскольку произведены до заключения с ними трудовых договоров и их принятия на работу (письмо УМНС РФ по г. Москве от 30.06.2004 N 26-12/43527).

Однако НК РФ не конкретизирует состав расходов по набору работников, поэтому в их числе, по нашему мнению, могут быть учтены и расходы по оплате проезда иногородних физических лиц на собеседование и ознакомление с условиями работы при условии их экономического обоснования и необходимого документального оформления.

Обращаем Ваше внимание, что обоснованность таких расходов наверняка вызовет претензии со стороны налоговых органов и, учтя эти суммы при исчислении налога на прибыль, правомерность своей позиции Вам, скорее всего, придется доказывать в суде.

Прежде всего, это касается расходов по оплате проезда физического лица, трудовой договор с которым не был заключен. И хотя НК РФ не ставит возможность признания расходов в зависимость от наличия положительного результата как обязательного условия, подтверждающего экономическую обоснованность таких расходов, и Конституционный суд в определениях от 04.06.2007 NN 320-О-П и 366-О-П указал, что обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской деятельности, а не исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата, мнение контролирующих органов по этому вопросу противоположно.

Так Минфин России по вопросу учета затрат по набору работников дает разъяснения, что в том случае, если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то указанные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные и учитывать для целей налогообложения (смотрите, например, письма Минфина России от 01.06.2006 N 03-03-04/1/497, от 04.09.2008 N 03-03-06/1/504). А налоговые органы указывают на невозможность учета для целей налогообложения, например, платы за объявление по найму, данное в газете, в том случае, если в результате никто не был принят на работу (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.03.2005 N 20-12/19398), или затрат на медосмотр сотрудников, которым в приеме на работу отказано (письмо УФНС РФ по г. Москве от 26.10.2005 N 20-12/77744).

Судебные органы, как правило, поддерживают налогоплательщиков, признавая расходы по набору кадров обоснованными даже при отсутствии положительного результата (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 08.02.2008 N КА-А40/14488-07-2, от 09.11.2007 N КА-А40/10001-07, ФАС Поволжского округа от 22.05.2007 N А55-29883/05-53).

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ и ст. 164 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей.

В соответствии со ст. 313 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) государственные гарантии и компенсации лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Дополнительные гарантии и компенсации указанным лицам могут устанавливаться законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами исходя из финансовых возможностей соответствующих субъектов РФ, органов местного самоуправления и работодателей.

На основании ст. 326 ТК РФ лицам, заключившим трудовые договоры о работе в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшим в соответствии с этими договорами из других регионов РФ, за счет средств работодателя, в частности, оплачивается стоимость проезда работника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не свыше пяти тонн на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом.

Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с таким переездом, лицам, работающим в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, определяется коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Учитывая, что кандидат приехал из другого региона РФ, и будет выполнять свои трудовые обязанности в Усть-Кутском районе Иркутской области, приравненном к районам Крайнего Севера (перечень утвержден постановлением СМ СССР от 10.11.1967 N 1029), на наш взгляд, оплата его проезда на собеседование и ознакомление с условиями труда может рассматриваться в качестве компенсации расходов, связанных с переездом, предусмотренной ст. 326 ТК РФ, либо в качестве дополнительной компенсации, установленной трудовым и (или) коллективным договором.

В этом случае для целей исчисления налога на прибыль такие выплаты могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.

НДФЛ.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) согласно п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Следовательно, оплата проезда на собеседование и ознакомление с условиями труда физического лица, трудовой договор с которым не был заключен, признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность), на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ.

Таким образом, если оплата проезда физического лица, с которым впоследствии был заключен трудовой договор на выполнение им трудовых обязанностей в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, на собеседование и ознакомление с условиями труда, будет учтена в качестве компенсации с точки зрения ст. 164 ТК РФ, эта сумма освобождается от налогообложению НДФЛ.

ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения единым социальным налогом (ЕСН) для налогоплательщиков, производящих выплаты в пользу физических лиц, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.

При этом на основании п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщика они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные главой 24 НК РФ.

Следовательно, если оплата проезда на собеседование и ознакомление с условиями труда физического лица, трудовой договор с которым не был заключен, не будет учтена в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, такая выплата не будет являться объектом налогообложения ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. И, наоборот, при отнесении этой суммы в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, указанная сумма подлежит налогообложению ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование на общих основаниях.

Что касается компенсации расходов на проезд на собеседование и ознакомление с условиями труда физического лица, с которым впоследствии был заключен трудовой договор на выполнение им трудовых обязанностей в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, то в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность), не подлежат налогообложению ЕСН и, соответственно, не являются объектом налогообложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Вывод:

По нашему мнению, оплата проезда иногородних физических лиц на собеседование и ознакомление с условиями работы, может быть учтена для целей налогообложения прибыли в качестве расходов по набору работников, однако обоснованность таких расходов наверняка вызовет претензии со стороны налоговых органов и правомерность своей позиции Вам, скорее всего, придется доказывать в суде.

Такая оплата признается объектом налогообложения по НДФЛ и при отнесении ее в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, подлежит налогообложению ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Сумма, оплаченная за проезд физического лица, с которым впоследствии был заключен трудовой договор на выполнение им трудовых обязанностей в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, на наш взгляд, может рассматриваться в качестве компенсации расходов, связанных с его переездом из другого региона РФ, и в этом случае может быть учтена в составе расходов на оплату труда, при условии, что она предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором. Такая компенсация не является объектом налогообложения по НДФЛ, ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

Вопрос: Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы организации по оплате проезда кандидата, приглашенного на собеседование (по направлению кадрового агентства) из другого города? По результатам собеседования кандидат был принят на должность руководителя филиала в городе, где он проживает. При этом указанный филиал к тому времени не был открыт ("Московский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2004 г.);

Проблемы обоснования расходов на поиск персонала (Л. Левин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2006 г.);

Вопрос: Работники организации работают по вахтовому методу. Коллективным договором предусмотрена оплата организацией авиабилетов для работников, либо возмещение им стоимости перелета от места жительства до места сбора или от места жительства до объекта и обратно. Облагается ли оплата перелета НДФЛ и ЕСН? Как учитывать оплату перелета при исчислении налога на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2008 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Объедкова Наталья

Ответ проверил:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Волкова Юлия

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Нередки случаи, когда компании приглашают на вакантные места специалистов из других регионов.При этом работодатель готов возместить расходы соискателя, связанные с проездом к месту собеседования. На какие налоговые последствия возникнут у обеих сторон в результате такого возмещения, государственный советник РФ III класса Юрий Михайлович Лермонтов.

Работодатель пригласил на собеседование гражданина, претендующего на должность «юрист» из другого субъекта РФ. Обязан ли работодатель исчислить и уплатить НДФЛ, в случае если организация при предоставлении проездных документов возместила кандидату расходы на проезд?

Работодатель при возмещении кандидату на должность стоимости проезда до места проведения собеседования обязан исчислить и уплатить НДФЛ.

Обоснование: При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210НК РФ). Организации, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения организаций в Российской Федерации, которые являются источником выплаты доходов налогоплательщику, обязаны исчислить, удержать у него и уплатить сумму налога (п. 1ст. 226 НК РФ). То есть указанные лица должны исполнить обязанности налогового агента.

При этом рассчитать и перечислить налог необходимо в отношении всех доходов налогоплательщика, которые выплатил налоговый агент. Исключением в данном случае являются доходы, облагаемые в соответствии со статьями 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Удержание начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при их фактической выплате либо по поручению плательщика третьим лицам.

При этом удерживаемый налог не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Получается, в вышеуказанной ситуации гражданин получил доход в денежной форме и, следовательно, объект налогообложения НДФЛ присутствует. Таким образом, с суммы возмещения оплаты проезда должен исчисляться НДФЛ. При этом остается нераскрытым вопрос признается ли в данном случае работодатель — налоговым агентом.

Как указал в письмах от 28.10.2010 № 03- 03-06/1/669, от 19.08.2010, № 03-03-06/1/562, от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170 оплата работодателем стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте его проведения является доходом, полученным данными лицами в натуральной форме, который подлежит обложению налога на доходы физических лиц в порядке.

В то же время, как разъяснил Минфин России в письме от 22.09.2014 № 03-04-06/47325, в случае самостоятельной оплаты физическим лицом стоимости проезда и проживания в месте проведения собеседования и последующего возмещения организацией указанных расходов должен удерживаться налог на доходы физических лиц с сумм возмещения при его выплате.

Таким образом, работодатель в данном случае будет являться налоговым агентом и должен исчислить и уплатить НДФЛ при возмещении расходов на проезд до места проведения собеседования. Соответственно, соискателю будет выплачена стоимость проезда за вычетом суммы налога.

Нередко организации проводят мероприятия по подбору персонала во вновь открывающихся региональных отделениях. Окончательное решение о приеме кандидатов принимается после дополнительных встреч и тестирования, для чего кандидаты приглашаются в региональные центры организации. При проведении такого собеседования организация оплачивает проезд и проживание кандидата.

Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить суммы налога. Исключением могут быть доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями , и Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс), так указанные статьи регулируются ().

Оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ...

Справка. В Налоговом кодексе РФ сказано, что от НДФЛ могут быть освобождены суммы, связанные с проездом на работу в другую местность и возмещением командировочных расходов (). Компенсация же расходов при переезде в другую местность предусмотрена лишь в случае заключения трудового договора (). А для кандидатов эти поездки не являются переездом на работу в другую местность. Расходы, связанные с проездом и проживанием производятся в целях дальнейшего трудоустройства не сотрудника, а только соискателя рабочего места. Таким образом, оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если кандидат использует ресурсы организации

Если организация оплачивает кандидату проезд и стоимость проживания, не выплачивая никаких доходов в денежной форме (например, выдает проездной билет), то у нее нет возможности удержать НДФЛ. В этом случае она обязана, не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором произошла оплата (до 31 января следующего года), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Согласно утвержденному приказу ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 «О порядке предоставления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц и сообщении о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц» (далее — приказ № ММВ-7-3/576), сведения должны быть предоставлены в формате справки 2-НДФЛ.

В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо — получатель дохода (). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В случае, если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической выгоды он не получает. В этом случае, арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 № А56-35143/2011).

Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170). В письме финансисты ссылались на , который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которых у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.

Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснована. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

В случаях, когда организации привлекают иногородних специалистов для пополнения штата, часто возникает необходимость в компенсации кандидату затрат на проезд до места тестирования. В подобных обстоятельствах налоговые органы настаивают на взимании НДФЛ с сумм оплаты.

Налоговые органы: НДФЛ надо взимать

Налоговики руководствуются письмом Минфина России от 30.06.2014 № 03-04-06/31359. Специалисты финансового ведомства приводят в свою пользу следующие доводы:

• оплата стоимости проезда не попадает под нормы пункта 3 статьи 217 НК РФ, так как кандидаты на момент оплаты не оформили трудовые отношения;
• поездка соискателя вакансии не считается переездом на работу в иной местности;
• собеседование с лицами, желающими занять определенную должность, проводится в их интересах, а не в интересах заявивших вакансию компаний.

Основываясь на этих утверждениях, Минфин России в письме от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170 настаивает на том, что оплату организацией проезда кандидатов на должности следует считать доходом в натуральной форме и, как следствие, исчислить НДФЛ. При этом факт дальнейшего трудоустройства на взимание налога не влияет.

Пример:

ООО «Сигма» пригласила на собеседование в Москву кандидата на должность менеджера С.И. Зайцева, проживающего в Краснодаре. Стоимость билета на самолет составила 6650 рублей в один конец.

Собеседование закончилось безуспешно, и кандидат отбыл к месту проживания. Тем не менее, компания компенсировала перелет от Краснодара до Москвы в сумме 6650 рублей. С.И.Зайцев получил неполную сумму, поскольку из нее был удержан НДФЛ 13% (864,5 руб.). В итоге на руки кандидату было выдано 5785,5 рублей (6650-864,5 руб.).

Как быть с расходами на проживание кандидатов

Минфин России в письме от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170 указывает, что оплата проживания, если ее берет на себя принимающая кандидата компания, тоже подлежит обложению НДФЛ. Авторы письма считают, что физическое лицо - кандидат на вакансию - таким путем получает материальную выгоду.

Спорим с чиновниками

Для отстаивания своей позиции следует использовать аргументы, приведенные в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 N А56-35143/2011. Доводы судей условно можно разделить на два пункта:

• Для кандидатов, с которыми заключены трудовые договоры, расходы на проезд и проживание можно считать как затратами, связанными с трудовыми обязанностями работников. Основание - пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
• Для кандидатов, с которым трудовые отношения не оформляются, компенсации произведены в интересах предприятия. Поэтому потенциальные работники материальной выгоды не получали.

Для того, чтобы увеличить свои шансы на победу в споре с налоговыми органами можно порекомендовать выполнить два действия:

1. Издать приказ по организации о проведении собеседования. В документе указать, что мероприятие проводится для нужд организации и привести веские доводы по пополнению штата определенными специалистами.
2. Переводить средства на оплату непосредственно перевозчикам и отелям, не указывая в платежных поручениях конкретных физических лиц, за которых производится оплата.