Стать свадебным организатором

И ходить на праздник как на работу

Год назад Люба вышла замуж. Ей понравилось организовывать свою свадьбу, и она бросила работу юристом, чтобы стать свадебным организатором.

Михаил Кенегесов

дружит со свадебным организатором

Я расспросил ее о карьере, работе, деньгах и трудностях.

Зачем нужен свадебный организатор

Организатор - такая «точка сборки» свадьбы. Он делает так, чтобы все нужное на свадьбу приехало, все хорошо провели время, а потом уехали по домам, а не в больницы.

Свадьба - большое событие: в нем участвуют артисты, повара и официанты, кондитеры, флористы, декораторы, водители, пиротехники, охранники, каскадеры, кареты, кони, ряженые, врачи и бойцы спецназа. Сначала нужно разыскать их, подобрать, синхронизировать, договориться о ценах, утвердить с каждым концепцию, составить общую программу и договориться с площадкой, на которой все это будет происходить. А еще нужно сделать так, чтобы все это нравилось невесте, жениху и их родителям.

Потом площадка в последний момент откажет, клоуны заболеют, кони взбрыкнут, а у кондитера собака съест товар. Тогда всю работу нужно проделать заново за два дня до свадьбы.

В день свадьбы нужно убедиться, что все приехали на нужную площадку (а не в такой же ресторан на другом конце города); проверить качество установки декораций, чтобы никого не убило; осмотреть цветы; проверить уровень дизеля в генераторе; разогнать тучи; дать нашатыря свекрови; успокоить десантника со стороны жениха и выслать вертолет за невестой, потому что в городе пробки и она никак не может выехать из дома.

Эту работу могут выполнить и сами молодожены - но тогда они берут на себя организацию большого проекта и решение проблем на месте. Не смертельно, но приятного мало. Жених весь день свадьбы раздает исполнителям конверты с гонорарами, невеста ругается с флористом, а ледяная скульптура лебедя стоит в пробке на другом конце города.

Если свадьба большая или молодожены не хотят заморачиваться, они обращаются к организатору. Он готовит свадьбу заранее и контролирует обстановку в день свадьбы. Молодожены просто приходят на праздник, а организатор координирует подрядчиков, всем платит и решает проблемы.

Люба (в центре) с коллегами встречает гостей и контролирует рассадку за столами. Фото: Яна Александрова

Рынок

Одни организаторы работают сами по себе и получают клиентов через знакомых. Другие открывают агентства, в которых работают несколько организаторов. Некоторые агентства специализируются на свадьбах, другие занимаются любыми праздниками: хоть юбилеями, хоть утренниками.

Отдельно от агентств на рынке работают подрядчики: декораторы, флористы, кондитеры, рестораны и кейтеринг, артисты и ведущие, фотографы и операторы. Есть фирмы, которые организуют логистику или просто дают в аренду транспорт. Еще есть те, кто поставляет свет и звук, организует уборку, безопасность, проводит флешмобы или профессионально занимается пиротехникой. Как правило, все эти подрядчики одновременно обслуживают весь рынок ивента: и концерты, и свадьбы, и фотосессии, и что угодно.

Одна из задач организатора - собрать вокруг себя надежных подрядчиков и быстро предъявлять их клиентам. Например, если жених должен въехать на церемонию на коне, то у организатора должен быть подрядчик, который договорится с конем.

Хороший организатор знает, кто из ведущих пьет и как сильно; какой стилист подойдет какой невесте; сколько стоят бумажные розочки у разных декораторов; к кому из фотографов идти за утонченными фотоисториями, а кто даст качественную невесту на ладошке. Организатор - это такой проводник на рынке праздников: он знает, кто сколько стоит, как с кем договариваться и кого с кем можно сочетать.

Учеба

Почти все известные агентства проводят собственные курсы свадебных организаторов. Так они делятся с новичками опытом, помогают набрать базу подрядчиков и присматривают себе кадры. Можно обойтись и без этих курсов, потому что опыт и базу можно наработать и своими силами. Дипломы и формальное образование для этой работы не нужны.

Учебные программы бывают разные: месячные, недельные и даже двухдневные интенсивы в выходные. Цена зависит от города, известности свадебного агентства и продолжительности обучения, обычно она колеблется от 20 до 45 тысяч рублей.

Теоретические занятия шли каждый день по несколько часов. На них рассказывали, как организовать свадьбу летом, зимой или осенью; что делать, если нужно подготовить выездную регистрацию; как избежать основных ошибок и найти надежных специалистов к себе в команду. В конце всем участникам выдали готовые сценарии для разговора с клиентами и подрядчиками, а еще шаблоны договоров и других документов.

Потом началась практика в качестве помощника свадебного организатора. Люба встречала гостей, искала потерявшихся артистов, бегала с вазами для цветов, следила, чтобы официанты вовремя выносили горячее, - делала самую тяжелую работу. Все это было частью обучения, поэтому она трудилась бесплатно. Так Люба смогла увидеть процесс изнутри.

На практике Люба показала себя хорошо, и ей сразу предложили место в агентстве по аренде оборудования и свадебных площадок. На работе она ежедневно общалась с людьми, которые пытаются организовать свою свадьбу. Так ей удалось найти первых клиентов и в ее портфолио появились успешные проекты. Этого оказалось достаточно, чтобы включилось сарафанное радио.

Спустя полгода Люба решила продолжить обучение и прошла двухдневный интенсив для опытных свадебных организаторов. Она заплатила еще 18 000 Р . Интенсив был о последних тенденциях на свадебном рынке и о том, как привлекать новых клиентов через бизнес-аккаунт в Инстаграме.

48 000 Р

общая сумма, которую Люба потратила на обучение

Можно было, конечно, всего этого не делать и просто начать работать самостоятельно. Но как говорит Люба, такие курсы - это еще относительно простой способ войти в индустрию. Своими силами это было бы сделать тяжелее.

Деньги

За год работы Люба провела 15 свадеб с бюджетами от 200 тысяч до 1 млн рублей. Свадьбу на миллион она готовила 6 месяцев и получила за нее 250 тысяч. Такая сумма сложилась из двух частей: гонорара от молодоженов и комиссии от подрядчиков.

Свой гонорар Люба оговаривает на первой встрече с клиентами. Обычно он входит в общую свадебную смету. Например, если заказчики готовы потратить на торжество 300 000 Р , она сразу расписывает примерный набор услуг, включив в него условные 15 000 Р за свою работу. Больше заявленной суммы молодожены не потратят - в этом и есть главное преимущество работы со свадебным организатором.

250 000 Р

заработала Люба за организацию свадьбы, общий бюджет которой - 1 млн рублей

Комиссия с подрядчиков - основа заработка организатора. Размер зависит от региона и умения вести переговоры, но в среднем это 10% от заработка подрядчика. По сути, это благодарность специалиста за то, что организатор зовет его на свои мероприятия. Конечно, клиенты могут найти подрядчиков и сами, но, не ориентируясь на рынке, легко нарваться на непрофессионалов и испортить себе праздник.

Свадебному организатору важно уложиться в бюджет и получить предсказуемый результат. Поэтому нужно тщательно подбирать специалистов, которых привлекаешь на проекты. Когда у Любы наконец сложилась команда, ее доходы стали расти. Например, за свадьбу с бюджетом 200 000 Р Люба получила 57 000 Р , из которых молодожены заплатили ей только 10 000 Р .

Люба только начинает, поэтому берется за любые заказы. Ей интересны даже свадьбы со сметой 20 000 Р . Например, если молодожены хотят провести день вдвоем - расписаться в загсе и отметить это в ресторане, - Люба подберет хорошее место и подскажет, где найти живую музыку. За полтора часа подготовки она заработает 4000 Р .

Часто молодожены хотят сидеть в очень конкретных декорациях. Найти людей, которые создадут такой декор, сложно. Фото: Сергей Грибанов

Необходимые навыки

Снаружи свадьба - это кружева, крем и рюшки. Изнутри - ярость, пот, кровь и трехэтажные маты. Вот что должно быть в сердце и голове хорошего свадебного организатора.

Организаторские способности. Считается, что работа в свадебном бизнесе для творческих людей. Люба убеждена, что организатора это касается в последнюю очередь. В первую очередь свадьба - это логистика, документы, сметы и решение проблем.

Предусмотрительность. Свадебный организатор обязан помнить обо всех мелочах и предугадывать любые форс-мажоры. Если Люба готовит свадьбу на открытом воздухе, она обязательно держит под рукой зонты, пледы и тепловые пушки. Если молодые захотят сыграть свадьбу в «красивые» даты, например 08.08.2018, она всеми силами постарается их отговорить. В такие дни площадки, фотографы и ведущие многократно задирают ценник, а в загсе творится кромешный ад.

Однажды Люба готовила свадьбу в престижном яхт-клубе. Неожиданно оказалось, что нигде поблизости нет мусорных баков и мешки просто сваливают горой на заднем дворе. Чтобы гости свадьбы случайно не набрели на такую пирамиду, Любе пришлось срочно размещать заказ на «Ю-ду» и самой платить 2000 Р за вывоз мусора.

Если пойдет дождь, главное - спасти от него невесту. Фото:

«В споре рождается истина». Однако, чтобы до неё добраться, совершенно не обязательно спорить. В нашей рубрике эксперты свободно высказывают собственные мнения, коллективно освещают различные вопросы и предлагают свой взгляд на решение насущных проблем.

Что может мотивировать агентство начать работать с новым специалистом? Как попасть в заветные списки профессионалов, которых предлагают организаторы своим парам? Что и как предложить агентству, чтобы заинтересовать и произвести впечатление? О самой наболевшей теме многих профессионалов поговорили: ведущий , арт-директор агентства Лидия Ком и владельцы агентства Ольга Сартакова и Екатерина Герман. Это интервью - просто клад с полезными инсайдами. Читайте, запоминайте, пользуйтесь.

Екатерина Герман: Я видела Александра на конкурсе «Showman года» в Москве. Вот, как мне кажется, неплохой способ агентству познакомиться с новыми, но не очень известными ведущими. Формат, который был выбран для мероприятия, позволил достаточно близко оценить те или иные важные стороны конкурсантов. Лично для меня это было интересно. Я увидела много лиц, которых не знала, и некоторые произвели на меня впечатление своей манерой ведения.

сайт: Вы уже начали с кем-то из них работать?

Екатерина: К тому моменту у нас уже были сформированы команды по всем свадьбам сезона. Но мы составили список людей, с которыми нашему агентству хотелось бы познакомиться лично. Скажу по секрету: Александр - один из них.

Лидия Ком: Такое мероприятие - это прямой способ нам посмотреть на тех людей, которых мы никогда не видели и даже, может быть, никогда о них не слышали. Потому что просто так взять и начать с кем-то работать для нас проблематично: мы отвечаем за качество услуг, которые предлагаем нашим клиентам.

сайт: Получается, что есть только одно мероприятие, где ведущий показывает себя «в деле» и может быть замечен агентствами. А кроме этого события, какие еще есть способы?

Екатерина: Обращаться к организаторам напрямую. Нам много пишут, мы отсматриваем сайты разных ведущих. Отмечу, что я, например, очень много внимания уделяю просмотру роликов, где есть именно процесс ведения. Обычно это бывает редко.

Александр: Я анализировал рынок и знаю точно: таких роликов практически нет ни у кого.

Екатерина: Если проморолик состоит просто из нарезок под музыку, то оценить ведение невозможно. Для меня единственная возможность, не зная, как человек работает, сделать хоть какие-то выводы - посмотреть хотя бы минут 15-20 лайф-съемки его стиля ведения на свадьбе. Мы работаем много лет и прекрасно знаем, КАК можно смонтировать любой другой ролик.

Александр: Хорошо, с ведущими появляется какая-то ясность. А как быть, например, фотографам и видеооператорам? Музыкантам?

Лидия: Здесь уже другая история. Ты смотришь работы, потом встречаешься лично, потому что личное общение тоже говорит о многом. Даже если у него невероятно крутые работы, то тебе, может быть, будет некомфортно с ними общаться. А это может сильно повлиять на процесс подготовки к свадьбе, да и на результат. Что касается музыкантов, то иногда они демонстрируют ролики с хорошо сведенным звуком и выправленными голосами. А на мероприятии могут работать совершенно по-другому. Поэтому, как и в случае с ведущими, нужны только лайф-ролики.

сайт: С одной стороны, работать с новым человеком - это риск. Но с другой - это ведь свежий взгляд, новые идеи. Может быть, агентствам все-таки необходимо расширять горизонты? Может быть, риск оправдан?

Ольга Сартакова: К сожалению, действительно хороших специалистов мало. А у каждого агентства есть свои стандарты. С другой стороны, поиск новых лиц актуален, потому что иногда профессионалы, с которыми мы работаем, оказываясь на пике популярности, становятся скорее не профессионалами, а звездами. Ну то есть, объективно говоря, портятся.

Лидия: На сто процентов согласна! Мало того, что нужно на себя обратить внимание агентства, нужно еще обладать мудростью, чтобы не «схватить звезду» и не испортить с агентством отношения. Это относится не только к ведущим, это относится ко всем. А что уж тут греха таить: с одним агентством отработал, другие - подхватили. Это является неким показателем качества, а мы все друг за другом следим. Поэтому отработав всего с одним агентством, можно быстро набрать обороты. Мы, бесспорно, заинтересованы в том, чтобы привлекать новых партнеров, двигаться вместе с ними, показывать что-то новое.

сайт: Какое количество ведущих вы обычно предлагаете паре?

Мы тоже так сделали: позвонили лучшим агентствам, собрали рекомендации на ведущих и впервые разместили это в открытом доступе. Хотите узнать, с какими ведущими чаще всего работают организаторы? Читайте !

сайт: Играет ли роль ценовая политика? Потому что, будем честны, ведущие, фотографы и многие другие профессионалы цену назначают себе «из воздуха».

Александр: Ну точнее будет сказать: опираясь на рынок…

сайт: Да, но только профессионализм они свой оценивают не всегда адекватно.

Лидия: В премиум-сегменте цена не играет абсолютно никакого значения, а средний и эконом-сегмент уже обращают внимание на стоимость.

Александр: А если цены низкие? Ведущий профессионален, но, например, неизвестен еще на московском рынке. И ставит себе низкую цену, чтобы начать как можно больше работать. Не случится ли обратного эффекта? Не испугает ли организаторов низкая цена?

Ольга: У нас был опыт поиска недорогого ведущего, и он показал, что от цены все-таки зависит многое. Мы искали специалиста в пределах 60 тысяч и никого достойного не нашли. Так что низкая ценовая политика нас бы скорее всего бы испугала.

Лидия: Это может быть лучший, просто нереальный ведущий в Екатеринбурге, но до московского уровня он не добрался. Чтобы завоевать аудиторию, он начинает с каких-то невысоких гонораров. И это нормально. Мне кажется, не может приехать человек из провинции и, будучи даже потрясающим ведущим, начать с ценника 80 или 100 тысяч рублей.

сайт: Но так делают. Чтобы низкая цена как раз и не отпугивала. Управляя ценой, можно создать видимость профессионализма и опыта, оказаться на одной ступеньке с теми, кто работает давно на московском рынке.

Лидия: Завоевать московский рынок непросто. Нужно это понимать. Пробовать разные тактики. Искать методы. Что касается ведущего, то просто стоит помнить, что ваши будущие клиенты находятся в том зале, в котором вы ведете мероприятие.

Александр: Но ведь сегмент, для которого ты ведешь мероприятие, тогда не меняется. Работаешь ты за пять рублей - и клиенты из этого зала будут потом к тебе идти такие же: на пять рублей.

Лидия: Двигаться нужно шаг за шагом… Сегодня пять, потом десять.

Екатерина: Еще очень важно, чтобы ведущий имел опыт работы с организаторами и понимал, что он с ними трудится в одной команде. Когда ведущий не умеет общаться с организаторами и привык, что он сам хозяин мероприятия, - это может вылиться для нас в большой стресс. Других специалистов это тоже касается. Они должны понимать, что заказчик - это агентство.

Александр: Свадебный сезон приходится на летний период. Когда оптимальнее всего предлагать организаторам свои услуги?

Лидия: До Нового года. В январе-феврале, как правило, у нас уже практически полностью сформирована команда на каждую свадьбу.

сайт: А чего лучше не делать, если ты хочешь работать с агентством?

Лидия: Без предупреждения приходить в офис. Бывает, не могут дозвониться или какое-то время не получают ответ - и приезжают в офис. Вообще, когда начинают себя навязывать - это большая ошибка. Мне всегда ценно видеть уверенность в профессионализме и в том, что этот человек предлагает нам как агентству, и вообще в принципе рынку. Такие люди систематически нам звонят. Но не назойливо каждый день, а из раза в раз уточняют, когда удобнее с нами связаться, если мы не можем разговаривать сразу. Ровно в оговоренный день и время перезванивают. Вы знаете, что в оговоренное время перезванивает всего один процент из ста? И это обращает на себя внимание! Это говорит об определенной психологии и вменяемом подходе. Многие обижаются, если сразу с ними не пообщаться. А ведь так не бывает, что ты позвонил - и сразу с тобой работать начали. Нужен грамотный подход и какие-то интересные предложения.

Екатерина: Конечно, ведущему сложнее. Например, нового фотографа мы можем взять вторым и посмотреть на результат, при этом не рискуя. Ведущего мы так никогда не отсмотрим, поэтому согласна: нужно чем-то заинтересовать.

Лидия: При этом некоторые следят за рынком и за ведущими, работающими с агентствами, и под копирку пытаются сделать то же самое. При этом выдают это как эксклюзив. Но поскольку мы видим огромное количество активностей и интересных идей, то выдать чужое за свое и обмануть нас достаточно сложно. Не надо брать чужое. Если не можете сами придумать, то обратитесь к услугам сценаристов или креативщиков. Потому что заинтересовать может только что-то действительно оригинальное. И такие случаи были. Вот, к примеру, Денис Решетов. Сейчас он занимает топовые позиции. А когда-то он приходил в агентства с очень интересными наработками и уверенно предлагал оригинальные вещи, с которыми мы раньше не сталкивались. Нетривиальные активности - то, что должно было отлично сработать на мероприятии! Такой подход тоже может стать проходным билетом.

Екатерина: И еще важно идти своей дорогой! Естественной и гармоничной. Не оглядываться на других, а искать свой собственный путь развития. Совершенствовать свои уникальные качества. И выделяться именно этим!

В беседе участвовали:

За помощь в проведении съемки благодарим:

Александр Потехин

Ведущий

Александр имеет более 11 лет опыта работы ведущим. Им проведено более 300 свадеб, так же он принимал участие в организации и проведении более 1000 мероприятий в России и Зарубежом. Немаловажный факт: Александр является со-основателем крупнейшей российской event-компании. Занял второе место во всероссийском конкурсе «Шоумен Года 2016» (Московский этап).

«Мы экономим ваше время для счастья!» - вот главный слоган студии свадеб MHoliday WEDDING. Профессиональная организация безупречно стильных и роскошных свадебных торжеств.

Wedding Atelier

Свадебное агентство

Wedding atelier - команда профессионалов, искренне увлеченных своим делом. Обладают достаточным опытом и знаниями, чтобы сделать так, чтобы свадьба стала главным событием для и мероприятием года на страницах глянцевых изданий.