Правила проведения тендеров. Участие в тендерах: пошаговая инструкция, необходимые документы, условия

Несмотря на то что термин «тендер» (от английского tender – «предложение») широко применяется в российском бизнес-обороте, в законодательстве такого определения нет. Согласно определению от экономистов, под тендером понимаются конкурентные торги открытого или закрытого типа, а также конкурсная форма размещения заказа. Схожее определение в российском законодательстве применяется для торгов. Под торгами в Гражданском кодексе могут пониматься конкурсы и аукционы. Но к тендерам относят и прочие способы отбора поставщика для заключения контракта.

Организаторами тендеров вправе выступать государственные и муниципальные , а также коммерческие организации. Тендерные закупки имеют целью подписание договора с исполнителем на наиболее оптимальных условиях для заказчика, в частности, по выгодной стоимости. Для участников закупок тендеры предоставляют возможность участия в торгах на принципах свободной конкуренции.

Классификация и виды тендеров

Тендеры можно классифицировать по различным признакам. В зависимости от цели проведения их можно выделить:

1. Тендеры на продажу.
2. Тендеры на закупку.

С процессуальной точки зрения, различают следующие виды тендеров :

1. Конкурсы.
2. Аукционы.
3. Двухэтапные конкурсы.
4. Запрос предложений.
5. Конкурентные переговоры.
6. Запрос ценовых котировок.
7. Прочие процедуры.

По форме проведения различают открытые и закрытые тендеры . При открытой форме закупки принять участие в ней вправе любой желающий. Закрытая форма предполагает, что заказчик отправляет приглашения ограниченному числу лиц. Закрытые тендеры проводятся при узкой специализации закупки или при наличии признаков государственной тайны в предмете закупки.

44-ФЗ устанавливает запреты на закупку товаров определенной марки, содержит антидемпинговые меры, вводит меры в части обеспечения участия и обеспечения реализации контракта. Законодательство предусматривает минимальную долю контрактов, которые подписываются с представителями , по итогам года.

Тендеры, которые регулируются положениями 223-ФЗ, проводятся следующими категориями заказчиков :

• госкорпорациями;
• субъектами естественных монополий;
• государственными и муниципальными предприятиями;
• автономными учреждениями;
• хозяйственными и дочерними обществами, доля участия РФ в которых свыше 50%.

Особенностью проведения тендеров по 223-ФЗ является то, что заказчик самостоятельно разрабатывает и утверждает положение о закупках, в котором прописывает общие требования к их проведению и механизм.

То есть 223-ФЗ более лояльно регулирует процедуру проведения закупок, и многие аспекты прохождения тендера участники вправе определять самостоятельно. Но после утверждения заказчики должны неукоснительно его придерживаться.

Создание контрактной службы

Перед началом работы заказчику следует сформировать контрактную службу или назначить контрактного управляющего. Выбор формы организации отдела закупок зависит от совокупного объема заказов. Специалисты в области закупок должны обладать необходимой компетенцией в данной отрасли и регулярно проходить переподготовку.

Планирование закупки

Заказчик должен спланировать свои закупки на год с учетом имеющихся потребностей и лимитов по финансированию. На основании сформированных плана и плана-графика в дальнейшем проводятся торги в течение года.

При планировании заказчику нужно определиться с формой проведения закупки.

Выбор формы проведения тендера зависит от предмета закупки. Конкурсы проводятся заказчиками в случае, если предмет договора является технически сложным , и особые требования предъявляются к квалификации участника закупки и к его финансовой устойчивости (например, если заказчику требуется построить или спроектировать здание). При конкурсе подрядчик определяется на основе комплекса критериев для оценки: это различные квалификационные, качественные и ценовые параметры, каждому из которых присваивается свой удельный вес.

Если заказчик на этапе планирования не может сформулировать четкие требования, то он вправе инициировать двухэтапный конкурс. На первом этапе ему предстоит отобрать техническое задание от поставщика, а на втором – участника, который сможет его исполнить на наилучших условиях.

Аукцион проводится в случае, если единственным критерием для отбора победителя становится цена . Его отличает от конкурса то, что в ходе тендера участник может изменять свое предложение с учетом предложений от конкурентов. Похожей формой закупки выступает запрос котировок (иногда он именуется запросом цен).

Такой способ закупки, как запрос предложений, не регламентируется Гражданским кодексом . В рамках запроса предложений заказчики оценивают заявки участников не только по цене, но и по дополнительным квалификационным параметрам.

Формирование и размещение закупочной документации

На указанном этапе заказчику нужно подготовить документацию по закупке. Она включает в свой состав:

• извещение о закупке ;
• техническое задание; проект договора ;
• формы заявки на участие и др.

Документация должна быть опубликована в определенные сроки в ЕИС , и с этого момента начинают отсчитываться сроки для отправки заявок на участие в закупке поставщиками.

Проведение тендера

Этапы проведения тендера зависят от выбранной формы закупки. В общем случае данный этап подразумевает поступление заявок на участие в тендере от поставщиков и их обработку комиссией по закупкам.

Заявки принимаются в установленные в закупочной документации временные рамки, после чего комиссия приступает к их оценке. Заявки, переданные с нарушением срока, отклоняются.

Определение победителя

На этапе определения победителя закупочная комиссия формирует и размещает в открытом доступе итоговый с указанием на участника, который сделал наилучшее предложение. Сведения об этом размещаются в открытом доступе.

Подписание государственного контракта с победителем

На последнем этапе подписывается государственный контракт с победителем тендера. По умолчанию данная процедура состоит из нескольких шагов:

• формирование проекта договора заказчиком с учетом закупочной документации и предложения победителя и отправка его поставщику;
• подписание контракта поставщиком , а затем – государственным заказчиком.

Основные этапы организации тендеров с позиции поставщика

В качестве исполнителей и поставщиков по тендерам могут выступать юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица. К закупкам не могут быть допущены офшорные компании, а также включенные в реестр недобросовестных поставщиков за уклонение от подписания контракта или его недобросовестное исполнение.

Отказать в участии в закупке для компаний из реестра недобросовестных поставщиков заказчик может по своему усмотрению, но практически все заказчики пользуются правом на недопущение недобросовестных заказчиков к закупке.

Законодательно предусмотрены и иные требования к участникам закупки:

• в их отношении не должна вестись процедура конкурсного производства в ходе банкротства;
• в их отношении не должна проводиться процедура ;
• деятельность организации не может быть приостановлены судом ;
• лица на стороне поставщика не должны иметь конфликта интересов с заказчиком ;
• должностные лица не должны иметь судимость за .

Подготовка документов

Для участия в тендере от участника потребуется определенный комплект документов, без которого его заявку могут отклонить. Их перечень варьируется в зависимости от типа закупки. Стандартный пакет документов включает:

1. Учредительная документация (копия устава, свидетельство о постановке на налоговый учет).
2. Выписка из реестра юрлиц или предпринимателей со сроком давности в 30 дней.
3. Декларации о принадлежности участника к СМП и СОНО .
4. Декларация о соответствии участника требованиям законодательства .
5. Документы по дополнительным требованиям заказчика (например, допуск СРО, копия сертификата СТ-1).

Получение электронной подписи

Получение участником квалифицированной электронной подписи для участия в тендерах является обязательным этапом, так как торги сегодня проводятся в электронном формате. Электронная подпись выступает аналогом рукописной подписи. Она создается посредством криптографической системы шифрования. Данные такой подписи хранятся на специальном ключе, который имеет форму флешки. Подписанные с помощью ЭЦП документы имеют равную юридическую силу с документами, которые подписаны обычной рукописной подписью. Но с помощью ЭЦП можно подписать документ онлайн без его предварительной распечатки и сразу направить по электронной почте.

Для получения электронной подписи участнику следует обращаться исключительно в аккредитованные удостоверяющие центры. Шифрование здесь проводится под контролем правоохранительных органов и Минсвязи. В удостоверяющий центр нужно подать заявление вместе с комплектом документов. В комплект передаваемых документов входит отсканированная копия паспорта лица, который будет наделен правом подписи документов в ходе тендера, ИНН и СНИЛС.

С июля 2018 года для участия в закупках в сфере госзаказа допускается применять только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Аккредитация

Закупки проводятся на специально отобранных электронных торговых площадках. Ранее участникам приходилось регистрироваться на каждой площадке по отдельности, чтобы принять участие в закупке. По новым правилам участнику достаточно пройти регистрацию в ЕИС, а аккредитация на электронных площадках ему будет предоставлена автоматически. Рекомендовано пройти аккредитацию заблаговременно, так как на подачу заявок на участие в тендерах отводится ограниченное время.

Для регистрации в ЕИС и аккредитации на электронных торговых площадках необходимо заполнить форму заявки в единой информационной системе и прикрепить необходимые документы. В форме на регистрацию нужно прописать следующую информацию:

1. Наименование организации .
2. ИНН .
3. ОГРН .
4. КПП .
5. ФИО должностного лица .
6. Логин и пароль .
7. Адрес электронной почты .
8. Телефонный номер .

Когда регистрация в ЕИС будет успешно завершена, то аккредитация на 8 утвержденных правительством ЭТП будет пройдена заявителем в автоматическом режиме в течение рабочего дня.

Аккредитация участника выдается на срок 3 года с момента отправки оператором уведомления участнику о его успешной регистрации. Когда срок аккредитации будет подходить к концу, то ее продление участнику также предстоит пройти в ЕИС.

Подготовка компьютерного обеспечения

Для участия в тендерах нужно корректно выполнить настройку своего рабочего места, на котором предполагается использование электронной подписи. Для настройки необходимо:

1. Выполнить установку драйвера для носителя ключа-токена , на который был записан сертификат со сведениями об организации и лице с правом подписи.
2. Установить сертификат в хранилище и корневые сертификаты удостоверяющего центра .
3. Установить специализированное ПО : обеспечение КриптоПРО, компонент CAPICOM.

Адреса электронных площадок, на которых планирует работать участник, ему необходимо добавить в доверенные адреса.

Изучение закупочной документации

Непосредственно участие в торгах включает несколько этапов. На первом этапе заказчику нужно подготовить документацию и в назначенные сроки опубликовать ее в ЕИС, а поставщику – ознакомиться с ней.

По нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ все сведения о торгах являются общедоступными. В открытом доступе размещается информация обо всех , которые проводятся на текущий момент, проводились ранее или планируются к проведению.

Поставщику следует внимательно изучить требования закупочной документации и сделать вывод, достаточно ли у него ресурсов, чтобы исполнить все условия контракта в положенные сроки (нарушение сроков исполнения контракта грозит включением в реестр недобросовестных поставщиков), внести в положенном размере, а также соответствует ли он требованиям закупки. В частности, нужны ли ему справки и лицензии, сертификаты, допуски и пр.

Также участнику нужно проанализировать документацию относительно преимуществ, которые предусматривает закупка : это могут быть в части принадлежности участников к субъектам малого бизнеса, для учреждений инвалидов или уголовно-исполнительной системы и пр.

Конечно, не стоит забывать о финансовой стороне контракта. Участнику нужно оценить все показатели прибыли от исполнения контракта с учетом предполагаемых расходов и издержек, а также налоговых затрат.

Внесение обеспечения

Также участнику не стоит забывать о необходимости внесения обеспечения участия в закупке. Сумма обеспечения определяется заказчиком на основании НМЦК контракта.

Участник должен внести сумму обеспечения на спецсчет, который открыт в одном из уполномоченных Правительством банке. Сумма обеспечения будет автоматически заблокирована после подачи заявки на участие. Блокировка продлится вплоть до подписания контракта с победителем или формирования итогового протокола, протокола рассмотрения заявок. Такое обеспечение является для заказчика гарантией того, что победитель закупки не уклонится от подписания контракта. В случае если это все же произойдет, обеспечение уклонившемуся участнику не вернут.

На основании Постановления Правительства №439 от 2018 года заказчик устанавливает обеспечение заявки, если НМЦК свыше 1 млн р. На основании ч. 16 ст. 44 44-ФЗ величина обеспечения устанавливается как:

1. 0,5-1% от НМЦК при цене контракта 5-20 млн р.
2. 0,5-5% от НМЦК при цене контракта свыше 20 млн р.

Участие в торгах

Участникам отводится определенный временной промежуток на подготовку и подачу заявок. Этап подготовки заявки на участие в закупке является наиболее длительным и сложным. Заявка составляется с учетом требований к ней по закупочной документации.

Форма заявки на участие в закупке может быть произвольной, но обычно заказчик прилагает рекомендованную форму. При заполнении заявки нужно использовать общепринятые обозначения и наименования, избегать неоднозначных формулировок и позаботиться о приложении всех необходимых документов.

В заявке участник соглашается выполнить поставку товара, выполнить работу или оказать услугу на условиях, прописанных в техзадании, и приводит их конкретные параметры: наименование товара и его товарный знак, количество и пр.

Состав заявки зависит от типа процедуры закупки. В запросе котировок заявка имеет одну часть. В аукционе заявка состоит из двух частей, и заказчик принимает решение о допуске или отстранении участника от торгов по результатам рассмотрения первой части заявки.

Если рассмотреть порядок участия в тендере на примере электронного аукциона, то он будет следующим. Первоначально необходимо определить минимальную цену, за которую участник готов поставить товар. Далее аукцион проходит в режиме реального времени: в течение 10 минут после его начала участник вносит свое ценовое предложение. Оно предполагает «шаг аукциона» в размере 0,5-5% от НМЦК. По результатам аукциона формируется протокол его проведения и перенаправляется в адрес заказчика.

Выбор победителя

После получения заявок закупочная комиссия проверяет их и определяет победителя по заранее утвержденным критериям. В конкурсе побеждает участник, предложивший наилучшие условия исполнения контракта, в аукционе – предложение с самой низкой стоимостью.

По итогам аукциона заказчик обязан сформировать итоговый протокол и разместить его в открытом доступе.

Подписание контракта

Если участника признали победителем, то он обязан подписать контракт с заказчиком в установленные сроки. Заказчик направляет победителю проект контракта, который участник должен внимательно проверить на наличие ошибок и несоответствий. При отсутствии недочетов победитель тендера подписывает со своей стороны контракт и отправляет его заказчику. Вместе с ним он может приложить необходимую документацию.

Предприятиям или частным лицам, принявшим решение поучаствовать в тендерных торгах, следует изучить большое количество правил, знание которых в дальнейшем потребуются всем желающим поучаствовать в аукционе. В основном, правила проведения тендера разъясняют консультанты со стороны организатора. Связаться с ними можно по номерам телефонов, которые указываются в тендерной документации.

Порядок организации аукциона

К общим положениям относительно организации таких мероприятий в первую очередь относится то, что принимать в них участие имеют право частные предприниматели и юридические люди вне зависимости от гражданства. Однако если в сделке участвует компания из другой страны, то составление и подписание конечной документации по завершении аукциона на территории России должно проводиться в соответствии с законами РФ.

Для участия необходимо подать заявку, оформленную на русском языке, по форме, которая прилагается к тендерной документации. Подавая заявку на участие в аукционе, заявитель подтверждает, что он ознакомлен с правилами участия в данных мероприятиях и обязуется их соблюдать. Если в процессе конкурса участник отклоняется от установленного порядка, то он отстраняется от участия, и его предложения не будут рассматриваться в подведении итогов.

Обязанности и права тендерной комиссии (организатора аукциона)

Работа комиссии должна основываться на уставе предприятия, Гражданском кодексе и Конституции РФ. Кроме этого, ответственный за организацию конкурса обязан действовать в соответствии с регламентом «Об организации и проведении тендерных и конкурсных мероприятий».

В основные функции комиссии входят:

• составление документов;
• оповещение о начале аукциона всех участников тендера;
• сбор заявок от потенциальных участников;
• рассмотрение вопросов от конкурсантов, которые подали заявки, относительно будущего регламента мероприятия;
• квалификация участников исходя из предоставленной тендерной и прочей документации;
• анализ и оценивание предложений;
• подведение итогов тендера и объявление победителя.

Организатор торгов имеет право самостоятельно принимать решение о продлении срока, на протяжении которого компании могут подавать заявки на участие в аукционе. В случае необходимости комиссия по тендерам может в любой момент потребовать у участников разъяснение какой-либо информации в предоставленных документах или исправления неточных формулировок, обнаруженных в них. Если участник отказывается исполнять просьбы организатора, то он отстраняется от торгов.

Также, стоит знать, что организатор не обязан возмещать участникам торгов какие-либо материальные расходы, понесенные ими в ходе тендерных мероприятий и имеет право отклонять заявки без объяснений.

Правила составления и предоставления квалификационных документов

В правила проведения тендеров входит правильное оформление и предоставление организатору всей необходимой документации и предложений. Все квалификационные документы и предложения должны быть переданы секретарю комиссии в двух конвертах, к которым прилагается опись вложений, отштампованных штампом компании и подписанных ее владельцем. Оба запечатанных конверта вскрываются только представителем тендерной комиссии в присутствии владельца предприятия или его доверенного лица, после чего вложения сверяются со списком документации, необходимой для участия.

В том случае, если список документов неполный или не соответствует регламенту конкурса, секретарь тендерной комиссии обязан отказать заявителю и вернуть ему конверты.

Квалификация участников аукциона

Все требования, которые могут предъявляться к участникам торгов, содержатся в квалификационных документах или любых других бумагах, имеющих отношение к привлечению предложений по аукциону. Оценивать претендентов должна организационная комиссия. Этот процесс обязательно основывается на анализе тендерных документов. Оценивание и подведение итогов выполняется без присутствия участников.

Подведение итогов торгов и определение победителя

Победителем тендерных мероприятий становится тот конкурсант, который, по мнению организатора, смог предоставить наилучшее предложение относительно предмета торгов. Лучшее предложение должно соответствовать совокупности следующих параметров:

• цена;
• квалификация;
• график работ и проведения платежей.

Иногда для принятия окончательного решения организатор торгов может потребовать у желающих поучаствовать дополнительную информацию. Если после объявления итогов аукциона будут обнаружены какие-либо несоответствия или скрытые факты, которые противоречат правилам проведения тендера, то победитель снимается с участия в торгах. Новый победитель будет определен в течение пяти рабочих дней.

Если конкурсанта тендерного мероприятия не удовлетворяет решение организатора относительно выбора победителя, то он имеет право обратиться к руководителю компании и написать на его имя соответствующее заявление.

Изменение требований к проведению аукциона и отмена торгов

Любая компания может на протяжении двухнедельного срока после подачи заявки на организацию тендера изменить условия по отношению к участникам аукциона или вовсе отменить проведение торгов. Оповещение об отмене мероприятия делается тем же способом, которым конкурсанты были проинформированы о начале. Если организатор тендера получил только одну заявку на участие в торгах, то он обязан отменить их и объявить начало нового аукциона.

В любом случае, участие в тендере дает неоценимый опыт, даже если компания – поставщик товаров или услуг не смогла его выиграть.

Участие в тендере: Видео

Тендер – способ выбора поставщика заказчиком на конкурсной основе. Чем выгоднее предложение поставщика, тем больше вероятность того, что именного этого поставщика выберет организатор. Процедура проведения тендеров в России утверждена законодательством во избежание всевозможных нарушений с обеих сторон торгов. Правила проведения торгов едины для всех. Нарушение одного из положений ведет за собой дисквалификацию поставщика или закрытие конкурса, если нарушившая сторона – заказчик.

Этапы проведения тендеров на закупку

Правила проведения тендеров в России обязывают проводить конкурс в несколько этапов:

• создание задач и условий для дальнейшей работы победителя;
• выбор типа тендера: аукцион или конкурс;
• создание «брифа», т.е. краткое перечисление задач и требований;
• подтверждение списка участников;
• определение победителя и заключение контракта с ним.

Бриф включает в себя информацию о деятельности организатора, цели, которые преследует заказчик, желаемый результат, основные требования, список документов для участия в конкурсе, оценочные критерии и временные рамки.

Если тендер проходит в виде конкурса, то для первого этапа происходит отбор 5-10 участников. Далее следует выбор лучших претендентов на победу. Тендер в форме аукциона требует меньшего количества участников. В этом случае обычно соревнуются 3-4 компании.

Процедура проведения и правила тендеров в России

Проведение тендеров на закупку государственного уровня подразумевает равенство всех участников и их конкурентоспособность. Тендеры бывают двух типов: открытые и закрытые. Этапы проведения тендера в обоих случаях аналогичные. Различие состоит в том, что в закрытых тендерах могут принимать участие только поставщики, получившие специальные приглашения от заказчика. Проведение тендеров может быть двух видов:

• одноэтапные;
• двухэтапные.

Одноэтапное проведение тендера включает в себя выбор поставщика сразу после поступления всех заявок. Одноэтапный конкурс рационален при небольших объемах закупки и при малом количестве участников тендера. При наличии только одной заявки на участие тендер имеет чисто символическое проведение, так как победитель уже очевиден.

Двухэтапные тендеры проводятся при большом количестве заявок на участие и при выходе конкурса на международный уровень. Также они проводятся при нетипичной продукции в качестве заказа, например, интеллектуальной собственности.

Закон о проведении тендеров

Тендеры – коммерческая деятельность (в случае организации частным лицом, а не муниципалитетом), которая регулируется законодательством. Закон о проведении тендеров определяет строгий и единый порядок проведения конкурса для регулирования и сохранности экономической ситуации в России. Закон создан во избежание правонарушений во время торгов. Задачи закона следующие:

• стимулирование здоровой конкуренции;
• предотвращение возможной коррупции;
• гарантирование прозрачности и гласности процесса проведения торгов;
• регулирование направления целевых и нецелевых средств.

Для проведения тендеров необходимо подготовить пакет документов. При самостоятельном составлении положений тендера можно допустить обидные ошибки. Особенно это актуально для тех, кто проводит тендер впервые.

Компания «Правовое решение» поможет в оформлении документов, даст грамотную консультацию и сопроводит весь процесс торгов. Для поставщиков обращение в специализированные компании гарантирует преимущество при подаче документов на конкурс, так как правильное составление конкурсного текста повышает шансы на победу.