Кадровый отдел. Кадровая служба и управление персоналом предприятия

Кадровый веб-сайт «Персоналка » освещает самые разнообразные вопросы, посвященные управлению персоналом организации и работе кадровых служб. Его целевая аудитория — это работники и работодатели, сотрудники и служащие компаний, кадровые агентства, юристы, разбирающие трудовые споры, эксперты в области трудового права и инспекторы по охране труда. Полезная информация, представленная на ресурсе в виде статей и новостных публикаций, поможет тем, в чьи служебные обязанности входит кадровое администрирование и делопроизводство, кадровый учёт и менеджмент. Наш справочник адресован кадровику, работодателю, менеджеру среднего звена, сотруднику компании, желающему больше узнать о своих правах, специалисту в сфере HR (так принято называть трудовые ресурсы компании). Но основная специализация — «Персоналки» — это кадровое дело, персонал и кадры , управление кадрами предприятия, документальное оформление трудовых отношений согласно кодексу Российской Федерации о труде.

Наш проект можно также рассматривать как бесплатное пособие для службы по персоналу предприятия. Любой отдел кадров (ОК) и бухгалтерия нанимателя неминуемо сталкивается с теми проблемами, которые обсуждаем мы на этом сайте: прием на работу, увольнение, заработная плата, отпуска, больничные и декретные, отгулы и прогулы, дисциплинарные взыскания и поощрения отличившихся работников. Работа кадровика и состоит из таких повседневных вопросов, и крайне важно, чтобы служба персонала решала их грамотно и квалифицированно, не допуская конфликтов и увольнений ценных специалистов. Мы даем ответы на вопросы, важные для любого человека, и не так уж существенно, кто он: работник кадровой службы фирмы или соискатель вакансии на трудоустройство, или даже безработный с биржи труда. Работа — она важна для всех! Недаром же говорится: «кадры решают все». Наш web-проект освещает следующие темы:

трудовое право и трудовой кодекс России (ТКРФ)
кадровая политика организации, работа с кадрами
управление персоналом компании, HR менеджмент
работа отдела кадров организации, кадровый учет
кадровое делопроизводство и документооборот
отбор персонала и приём на работу, трудоустройство
обучение и тренинги, курсы повышения квалификации
организация труда, коллективный трудовой договор
заработная плата и премиальная оплата работы
отпуска и отгулы, больничные листы и пособия
командировки для выполнения производственных задач
дисциплинарная практика, контроль за сотрудниками
увольнение сотрудников, поиск новой работы
защита прав трудящихся в суде в трудовых спорах

Управление кадров, или кадровое дело — это тонкое искусство стоять на грани между работодателем и работником, учитывая интересы той и другой стороны, и к обоюдному довольству достичь успеха в бизнесе: высоких зарплат, престижных должностей, гордости за работу в преуспевающей компании. Впрочем, любой отдел кадров это и так понимает, без наших объяснений… надо заниматься поиском и отбором квалифицированных специалистов, нанимать на работу только тех, кто может принести реальную пользу компании, обучением принятого на службу персонала, тренингами, повышать квалификацию, не давать разгореться трудовым спорам… а как? Как этого достигнуть — об этом мы и расскажем на страницах нашего проекта.

Кадры и персонал, основы управления кадрами

Управление персоналом — это область знаний и практической деятельности, которая направлена на сферу обеспечения организации качественным кадровым составом и на оптимизацию его использования. HR-менеджмент (HR — это сокращение от английского Human Resources, человеческие ресурсы), или управление кадрами , нацелено на эффективное использование ресурсов человека предприятием, чтобы достичь целей организации и отдельно взятых личностей, с помощью применения различных методов управления, таких, как экономические, организационные и социально-психологические. Данная управленческая деятельность ориентирована на качественное использование возможностей персонала, их развитие, занимается поиском и адаптацией работников, развитием условий и стратегий организации-работодателя в целом.

Чем занимается кадровая служба? Работа кадровиков организации

Процессом управления персоналом фирмы занимается отдел кадров (если это большая организация), или инспектор по кадрам (в небольшой компании). Что же такое кадровая служба и чем именно в ней занимаются люди? Это подбор персонала, прием на работу и увольнение, обучение персонала в форме тренингов, контроль за трудовой дисциплиной, нормирование и учет рабочего времени, переводы на новые должности, изменения в зарплате, премирование и поощрение отличившихся работников, учёт больничных листов, взаимодействие с бухгалтерией предприятия, предоставление оплачиваемы отпусков и отгулов, и еще многое-многое другое. Давайте остановимся на этих вопросах более подробно.

Кадровая служба – это группа людей на предприятии, которые занимаются управленческой деятельностью и кадровой политикой , направленной как на руководителя, так и на специалистов, с целью достижения наилучшего результата их совместной деятельности. Одна из наиболее важных функций работы кадровой службы – регулирование и документирование трудовых правоотношений: прием на работу и увольнение сотрудников, а также перевод на другое место работы или в обособленное отделение предприятия, командирование и предоставление больничного, отпусков и отгулов.

Поиск и отбор персонала, прием и увольнение

Именно от правильного подбора персонала зависит успешность и развитие деятельности предприятия. При оборе будущих работников из числа соискателей вакансии работодателем могут использоваться различные методы – от простого собеседования и ознакомления с резюме потенциального сотрудника компании до всевозможных психологических и профессиональных тестирований. Сферы поиска кадров также разнообразны — это центры занятости населения, кадровые агентства и фирмы по подбору персонала, объявления в Интернете и т.д.

При приеме на работу между работником и работодателем заключается письменный трудовой договор с пакетом документов от потенциального сотрудника (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании). В договоре должен быть указан размер заработной платы, должность работника и, желательно, условия найма. Например, если установлен испытательный срок, то его продолжительность и оклад на время испытания обязательно закрепляется документально. Очень важно, чтобы процесс трудоустройства соответствовал основному закону России о труде — трудовому кодексу.

Увольнение работника производится на предприятии по статьям кодекса законов о труде (КЗоТ), на основании поданного заявления об увольнении или в связи, например, с истечением срока трудового соглашения. Также причиной увольнения может послужить и нарушение трудовой дисциплины на предприятии — прогулы, частые опоздания на работу, частое невыполнение служебных заданий. Увольнение оформляется приказом по личному составу. При этом обязательно должна быть указана статья КЗоТ, по которой происходит увольнение сотрудника организации.

Отпуска, командировки, больничные, декретные

Предоставление отпуска основывается на графике отпусков, который составляется кадровиками и оформляется приказом по личному составу. Если же отпуск необходимо перенести на другой период, то работник должен написать заявление в отдел кадров с указанием причины переноса отпускного периода. При оформлении должны быть прописаны вид и сроки предоставления отпуска. При составлении графика отпусков должны быть учтены особенности организации, личные пожелания работников. Отгул – это отдых, который будет предоставлен работнику, как компенсация за дежурство в нерабочее время или в выходной для него день.

Для выполнения служебного задания вне рабочего места сотрудник может быть отправлен в командировку. Командирование работника должно быть обосновано в докладной записке руководителя и оформлено приказом по личному составу. В приказе указываются сроки командировки, куда будет направлен сотрудник и название предприятия. Расходы во время командировки оплачиваются работодателем, эти денежные средства носят название командировочные. Командировочные выдаются работнику под отчет. По окончании командировки сотрудник представляет отчет о выполненном задании и о расходовании выданных ему денег.

Больничный лист учитывается на основании трудового договора. Кадровая служба совместно с бухгалтерией рассчитывает размер оплаты больничных листов для сотрудников предприятия. Больничные бывают связаны с травмами на рабочем месте или в связи с профессиональным заболеванием, после восстановления на работе из-за неправомерного увольнения, по временной нетрудоспособности, по уходу за больным ребенком и т.д. Декретные отпуска также относятся к оплачиваемым. Право получения зарплаты на основании больничного листа имеют граждане, которые застрахованы и официально оформлены в отделе кадров предприятия.

Зарплата, премии и компенсационные выплаты

Говоря об управлении кадрами, нельзя обойти вниманием зарплату как очень важный фактор и инструмент кадрового менеджмента. Заработная плата — это материальное (денежное) вознаграждение за труд работника на предприятии. Зарплата — наиболее действенный способ мотивирования сотрудников к эффективной и качественной работе. Сюда же можно отнести и премии, различные социальные и страховые пакеты, проценты от прибыли, даже вознаграждения в виде, к примеру, выигранной путевки на курорт, тринадцатые зарплаты по итогам работы за прошедший год.

Если происходят изменения условий выплаты или размера заработной платы, то должны быть изданы приказы по основной деятельности, а кадровики должны проследить, чтобы работники ознакомились с ними под роспись. Уведомление о понижении зарплаты необходимо произвести не позднее, чем за два месяца до этого события. В случае повышения заработной платы предварительно уведомлять работающего не надо. В трудовом праве различают оплату труда и компенсационные выплаты, это также разные вещи с точки зрения налогообложения доходов физических лиц (НДФЛ) и налогов с фонда оплаты труда (страховых взносов). По вопросу заработной платы кадровики тесно сотрудничают с бухгалтерией предприятия

Должностные инструкции и служебные обязанности работника

Между зарплатой и обязанностями, которые исполняет работник, должна существовать вполне четкая связь. Обязанности же прописывают в инструкциях, которые положено иметь на каждое рабочее место. Обычно должностные инструкции создает руководитель организации или ее отдельного департамента для сотрудников при приеме их на работу. В инструкциях приводятся обязанности, требования к сотруднику и отношения «руководитель – подчиненный». Они должны быть составлены в трех экземплярах – один предназначен руководителю, второй экземпляр — работнику, а третий хранится в отделе кадров. Кстати, должностная инструкция служит хорошим пособием кадровому менеджеру при поиске персонала — ведь в ней указаны все основные требования, предъявляемые к соискателю этой должности.

Обучение и тренинги, роль кадровой службы в учёбе

Адаптация принятого на работу специалиста на персональном рабочем месте – очень важный элемент управленческой деятельности, который не всегда имеет место быть, но, тем не менее, является неотъемлемой частью деятельности любой успешной организации. При помощи этой процедуры новый сотрудник может ознакомиться с работой, условиями труда, должностными обязанностями целями и правилами организации, да и с коллективом тоже. Успешность трудового дебюта во многом определяется тем, как организован процесс обучения кадров в компании. Крайне важно, насколько предприятие соблюдает трудовые права работника: на отпуск, на премирование (поощрение), на безопасные условия труда.

Обучение персонала — это комплекс методов, которые направлены на получение новых знаний и навыков для дальнейшей более эффективной деятельности на предприятии. Развитие навыков кадрового состава не должно отставать от темпов прогресса и новых потребностей организации. Поэтому зачастую руководители направляют своих подчиненных на повышение квалификации, которое оплачивает работодатель. Ведь в каком-то мере успех организации зависит от подготовленности сотрудников и их постоянного роста как специалистов. Есть и обучение внутри организации, когда более опытные сотрудники учат вновь пришедшего работника особенностям работы в данной организации.

Отдельно стоит сказать о проведении тренингов. Бывает, что служба управления персоналом приглашает специалистов по корпоративному обучению, тренеров, платят им неплохой гонорар, а затем все удивляются, почему не видно отдачи от тренинга. Секрет неудачи прост: если кадровая служба не занимается подготовкой специалистов на постоянной основе, а руководитель организации не видит смысла в совершенствовании профессионального уровня своих подчиненных — то эпизодически проводимые тренинги не помогут. Заниматься обучением персонала обязаны в первую очередь менеджеры из отдела кадров, и лишь во вторую — приглашенные тренеры.

Таким образом, работа кадровой службы отражает, фиксирует и регламентирует основные процессы взаимоотношений персонала и руководителя и позволяет, благодаря вовремя внесенным коррективам и своим оперативным действиям, поддерживать и улучшать деятельность предприятия в целом.

Специалист отдела кадров вакансии контролирует, ведет отчет

Специалист отдела кадров ведет вакансии, работу с кадрами, то есть с трудоустраивающимися людьми, увольняющимися людьми, с теми, кто уходит в отпуск. В отделе работают только соответствующие специалисты. Все специальности, которые расположены в отделе кадров, входят в штатное расписание и в иерархическую структуру. Отдел, как правило, расположен в структуре не так далеко от руководителя, по сути это тоже руководящие должности. Специалист отдела кадров работает по определенной схеме, подбирает сотрудников через СМИ, службу занятости. Специалист отдела кадров должен иметь специальные стратегии отбора. Специалисты тестируют, проводят адаптацию, обучение, если видят сотрудников не компетентных, не желающих менять свою жизнь, значит прощаются с ними после ознакомительных процедур. Каждый специалист отдела кадров имеет свои обязанности. В одном отделе может работать несколько сотрудников в том случае, если компания большая. Но если маленькая, то достаточно одного кадрового агента.

Чтобы все документы были оформлены правильно, за сотрудниками в отделе следят еще вышестоящие органы.

Это в основном органы в сфере труда, то есть комитет по труду. Иногда он устраивает проверки, чтобы выявить какие-либо несоответствия. Документов много и каждый проверяется тщательно. Особенно те, что связаны с трудовыми книжками и вкладышами к ним. Руководство компании составляет для каждой специальности должностные инструкции. Также инструкции по технологическим нормам и производственным. Кроме этого работники знакомятся с правилами и нормами других должностей. При устройстве на работу кадровый специалист обязан провести инструктаж, рассказать о правах и обязанностях работника.

Служба управления персоналом: функции, задачи и структура

Ознакомить с внутренним распорядком. Для каждой должности имеется инструкция, в ней описаны обязанности, техника безопасности. Работник должен хранить и ухаживать за всеми журналами с инструкциями, инструктажами.

Специалист отдела кадров вакансии отправляет в пенсионный фонд

Специалист отдела кадров имеет такую обязанность, как подача информации в Пенсионный Фонд, при необходимости в миграционную службу – если устраивается на работу гражданин другого государства. С налоговой также работает кадровая служба. Она является доверенным лицом организации. Определенный человек в отделе кадров, имеет полномочия расписываться в отдельных бумагах от имени директора, организации в целом. Хочется еще заметить, что кадровики обязаны следить за тем, чтобы в организации были исключены конфликтные ситуации. Таким образом, служба помогает повышать управляемость персоналом. Улучшает мотивацию и самое главное помогает компании избежать такой проблемы, как текучесть кадров. Эта проблема сегодня актуальна. Чем грамотнее прием на работу, адаптация, общение в коллективе, тем выше желание сотрудников остаться работать именно здесь.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Роль и место кадровой службы в системе управления персоналом

В системе государственной службы самостоятельным структурным подразделением, отвечающим за разработку и реализацию кадровой стратегии органов власти и управления, организацию системы работы с кадрами (персоналом), является кадровая служба.

Основные задачи кадровой службы

Кадровая служба государственного органа выполняет функции центра управления персоналом, конечной целью которого является успешная работа органов власти и управления, повышение профессиональной и материальной удовлетворенности каждого служащего, сохранение здоровья и обеспечение безопасности сотрудников.

Кадровая служба призвана обеспечивать реализацию универсальных и специальных функций системы управления персоналом. В числе важнейших задач кадровой службы государственного органа:

Обеспечение проведения кадровой политики в государст
венной службе;

Внесение предложений руководителю государственного
органа по реализации положений федеральных законов и иных
нормативно-правовых актов о государственной службе;

Организация подготовки и оформление решений государ-
ственного органа или его руководителя, связанных с поступле
нием на государственную службу, заключением государственно
го служебного контракта, назначением на должность государст
венной службы, ее прохождением, освобождением от должнос
ти государственной службы и увольнением государственного

|служащего с государственной службы;

Документационное обеспечение прохождения государст-
|венной службы;

Эффективное применение кадровых технологий;

Заключение договоров на обучение с последующим по
ступлением на государственную службу;

Организация профессиональной переподготовки, повыше
ния квалификации (стажировки) государственных служащих;

Организация проведения служебных проверок;

Организация проверки соблюдения государственными слу
жащими ограничений;

Консультирование государственных служащих по право
вым и иным вопросам, связанным с государственной службой;

Обеспечение методического руководства деятельностью
кадровых служб подведомственных организаций, обобщение и
распространение передового опыта работы с персоналом, его
анализ и адаптация к современным условиям государственного
управления Российской Федерации.

Перечень задач кадровой службы не закрыт.

Это связано с тем, что в Российской Федерации происходит реформирование государственной службы, становление ее как системы, как важнейшего механизма государственного управления.

Структура кадровой службы

Структура и штаты кадровой службы государственного органа формируются дифференцированно, исходя из целей и задач, стоящих перед ним, его структурных и технологических особенностей, объема полномочий, численности персонала, сложности и объема выполняемых работ.

Элементами структуры кадровой службы являются отдельные Должности, подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизон-

тальным связям. Правильным считается подход, при котором структуры кадровых служб государственных органов формируются на основе общих принципов построения и проектирования организаций. Важнейшие из них - принципы: научности, иерархичности, специализации, простоты, прогрессивности, автономности и многоаспектности 1 . Примерная структура кадровой службы федерального органа государственной власти, построенная на основе функциональных подсистем, представлена на рис. 12.

Руководитель федерального органа государственной власти

Рис. 12. Структура подсистем кадровой службы федерального органа государственной власти 2

Принцип научности требует, чтобы функционирование и построение структуры кадровой службы основывались на достижениях науки в области управления персоналом. Согласно принципу специализации обеспечиваются разделение труда и профессиональная деятельность сотрудников, формирование отдельных подразделений, специализирующихся на выполнении однородных функций. При реализации принципа автономности обеспечивается рациональная автономность структурных подразделений. Временное выбытие отдельных работников не прерывает процесса кадровой работы. Поэтому каждый работник должен уметь выполнять функции вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня. На основе принципа многоаспектности кадровые службы обеспечивают в пределах своей компетенции и полномочий управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали. Принцип иерархичности состоит в том, что в любых вертикальных разрезах структура кадровой службы обеспечивает иерархичность взаимодействия между структурными подразделениями, отдельными руководителями или сотрудниками.

Названным подсистемам кадровой службы в федеральных государственных органах соответствуют, как правило, такие звенья управления, как отделы. В органах государственной власти субъектов Российской Федерации, а также в муниципальных органах сохраняются практически все подсистемы кадровой службы. Однако они воплощаются в объеме задач и функций, лаще всего в отдельных должностях.

Нынешний статус многих кадровых служб весьма невысок. Это свидетельствует о том, что целесообразно переходить на новые организационно-структурные формы построения и управ-ления персоналом органов государственной власти.

Важно, чтобы руководитель понимал роль и назначение кадрового подразделения в управлении персоналом организации, строил свою работу с учетом его рекомендаций, опирался на мнение специалистов кадровых служб.

Кадровые службы не должны быть лишь техническим придатком руководящих структур, занимаясь в основном организационно-оформительской работой, они должны активнее помогать руководству государственного органа в определении его кадровой политики, управлять служебным продвижением персонала, заниматься проблемами

межличностных отношений, совершенствованием стиля деятельности сотрудников и многими другими вопросами.

Сегодня кадровые службы уже не могут обходиться без научного обеспечения многогранной деятельности по управлению персоналом. Именно научный подход составляет тот резерв, который может превратить кадровую работу в мощное средство активизации профессиональных качеств работников органов власти и управления.

Специалисты кадровой службы

Совершенствование деятельности кадровых служб и повышение их роли в комплектовании аппарата органов государственной власти руководителями и специалистами, владеющими современными формами и методами работы, находятся в прямой зависимости от квалификации работников этих служб. Однако квалификация работников многих отделов кадров, служб управления персоналом не соответствует занимаемым должностям.

Сравнительно низкая организующая роль отделов кадров объясняется именно тем, что занятые в них работники не обладают в достаточной степени знаниями в области теории и передовой практики работы с кадрами, научной организации труда, социальной психологии, трудового и гражданского права, современного делопроизводства.

Очевидная недостаточность нынешнего уровня образования и квалификации работников кадровых служб явилась следствием того, что в стране долгие годы не было учебных заведений, которые готовили бы специалистов этого профиля.

Были существенно ограничены возможности и самообучения, поскольку мало специальной литературы по проблемам работы с кадрами. За последние годы положение существенно изменилось. В начале 90-х гг. в рамках специальности «Менеджмент» была открыта специализация «Управление персоналом». Появились первые кафедры управления персоналом (Государственный университет управления), которые стали готовить специалистов для кадровых служб (служб управления персоналом) для предприятий сферы материального производства.

Для государственной и муниципальной службы в 1992-1993 гг. в Российской академии государственной службы при Президенте РФ (ранее - Российская академия управления) и ее филиалах в рамках специальности «Государственное и муниципальное уп-

равление» была начата подготовка кадров по специализациям «Социальная работа и кадры», «Социальное управление и кадры», «Социальное управление и кадровая работа», «Государственная служба и кадровая политика».

С 1997 г. была введена новая специализация «Управление персоналом». Все это создало предпосылки для решения вопросов подготовки специалистов для кадровых служб на качественно новом уровне.

Согласно квалификационным требованиям служащих, руководитель кадровой службы должен иметь высшее образование и стаж работы на руководящих должностях, в том числе в кадровой службе, не менее пяти лет (рис. 13).

Руководитель

Кадровой службы должен

проводником кадровой и социальной политики, социальным лидером коллектива, его нравственным эталоном

высокие моральные качества, выраженную направленность на работу с людьми, высшее образование и специальную психолого-педагогическую подготовку, опыт кадровой и руководящей работы не менее пяти пет, развитые познавательные, организаторские, коммуникативные способности

основы управления, задачи, стоящие перед организацией, перспективы ее развития, принципы кадровой политики, формы и методы планирования и организации работы с кадрами основы трудового законодательства, основы педагогики, основы организации делопроизводства в условиях АСУ

методами организации и техникой управления кадрами, методами оценки личностных и деловых качеств работников и результатов колпективной работы, практическим применением основ законодательства в работе с кадрами методами организации воспитательной работы в ко.пективе, способами мобилизующего воздействия на коллектив, методами и техникой публичных выступлений

о методах исследования и анализа социально-психологических процессов,о применении техники в управлении кадрами и социальными процессами в трудовом коллективе, о принципах работы с общественными организациями

Рис. 13. Квалификационные требования к руководителю кадровой службы

В условиях отсутствия специально подготовленных работников существуют определенные трудности в комплектовании кадровых служб такими специалистами, как юристы, социологи и психологи. Во многих органах государственной власти исходят из того, что будто бы работа с кадрами по плечу каждому грамотному сотруднику.

Но ведь для того, чтобы успешно реализовать современные функции кадровых служб, этого недостаточно. Без современной научной специальной подготовки, только на базе личного опыта работы многие из этих функций сегодня выполнять практически невозможно.

Достаточно далек от совершенства и сложившийся в течение долгих лет стереотип руководителя кадровой службы. Обычно это добросовестный и исполнительный работник, приученный по опыту своей прошлой работы к аккуратности и бдительности. По всей видимости, на должность руководителя кадровой службы предпочтительнее подбирать людей с высшим юридическим или государственно-управленческим образованием. Существующая практика подтверждает, что в этом случае работа с кадрами организуется наиболее рациональным образом.

Чтобы кадровые структуры могли квалифицированно решать свои нелегкие и ответственные задачи, необходимы переподготовка по специальным программам не только руководителей, но и сотрудников этих подразделений, обеспечение их учебными и методическими материалами. Это проблема первостепенной важности. Опыт решения подобных задач сложился в РАГС при Президенте Российской Федерации, где разработана современная профессиограмма специалиста кадровой службы федеральных и региональных органов исполнительной власти 1 .

Итак, анализ деятельности кадровых служб органов государственной власти в условиях реформирования общества свидетельствует о том, что их роль и возможности в обеспечении государственных органов высококвалифицированным, активным, морально выдержанным персоналом крайне малы. Полномочия кадровых служб государственных органов пока

определены без учета перспективы, только на переходный период.

Разумеется, задачи, функции и структура отдельных органов в | системе государственной службы должны определяться конкретно-историческими условиями и целями государства, потребностями управления. Но важно и здесь учитывать перспективы развития страны, выводы науки. Только тогда они смогут оказать активное воздействие на кадровое обеспечение реформ.

Кадровая служба предприятия

Реальная необходимость глубоких изменений в деятельности кадровых служб по управлению персоналом государственной службы потребует внимательного изучения научных достижений и передового опыта в этой области, бережного отношения к отечественному и зарубежному опыту, решительного внедрения прогрессивных форм и кадровых технологий.

Совершенствование деятельности кадровых служб государственных и муниципальных органов по управлению персоналом возможно лишь в результате решения следующих задач:

Разработки и реализации нормативно-правовой базы, от
вечающей современным потребностям реформирования госу
дарственной службы с учетом стратегических направлений ее
развития;

Создания федеральных, отраслевых, региональных банков
кадровой информации;

Повышения статуса кадровых служб органов власти, опти
мизации их структуры, повышения уровня квалификации спе
циалистов, работающих в кадровых подразделениях;

Обеспечения организационной и научно-методической по
мощи кадровым службам на федеральном и региональном уров
не.

В системе управления персоналом государственных органов необходимо повысить роль кадровых служб администраций субъектов Федерации. Это требование вызывается тем, что данные органы наделены управленческими и координационными функциями, наиболее близко стоят к населению, органам местного самоуправления, выполняют весьма широкий круг государственных полномочий. В конечном счете от их усилий, плодотворной деятельности во многом зависят успешная реализация реформ, их кадровое обеспечение, максимально эффективное использование человеческих ресурсов.

Выводы

Управление персоналом представляет собой целенаправленное управленческое воздействие руководящего состава и кадровой службы органов государственной власти, направленное на решение многогранных задач, связанных с востребованностью как в интересах организации, так и в интересах человека его профессиональных возможностей.

В условиях модернизации государственной службы возрастает ответственность кадровых служб за формирование высококвалифицированного аппарата власти и управления, эффективное использование кадрового потенциала государственных органов.

Кадровые службы государственных органов должны иметь более высокий статус и иметь возможность влиять на формирование структуры аппарата, штатов, вносить предложения руководству органов власти по совершенствованию деятельности аппарата и прохождению службы государственными служащими.

В кадровых службах государственных органов должны быть наиболее опытные специалисты в области государственной службы и работы с кадрами.

Их качественный состав должен соответствовать требованиям времени.

Контрольные вопросы

1. Назовите универсальные и специфические функции сис
темы управления персоналом государственной службы.

2. Какова организационная структура системы управления
персоналом государственной службы?

3. Перечислите факторы, обусловливающие необходимость
повышения роли и статуса кадровых служб в современных
условиях.

4. Опишите содержание основных принципов построения
организационной структуры кадровой службы.

5. Назовите основные задачи кадровой службы федерально
го органа власти.

Управление организационным поведением государственных служащих

Формирование новой системы

социального порядка в российском обществе повышает роль и ответственность государственных служащих. В условиях, когда на смену государственности, основанной на жесткой централизации, приходит управление по принципу служения государства обществу, актуализируется значение личностных факторов профессиональной деятельности государственных служащих. Знание стиля и форм личностного и группового поведения людей в организации, системы поведенческих норм становится важным условием повышения эффективности деятельности организации вообще и управления персоналом в частности.

Предыдущая11121314151617181920212223242526Следующая

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 7

Структура персонала: организационная, функциональная, ролевая, социальная, штатная.

Системный анализ позволяет рассматривать персонал как взаимосвязь структур, выделенных по различным признакам: организационной, функциональной, ролевой, социальной, штатной.

1. Организационная структура персонала — состав и схема взаимодействия элементов подсистемы управления (управленческих подразделений и отдельных должностных лиц) конкретного предприятия. Она состоит из совокупности взаимосвязанных звеньев управления, которые выступают как самостоятельная часть организационной структуры на определенном уровне управления, аппарата управления и производственных подразделений. Организационная структура управления представляет собой организационную) форму, в которой реализуется процесс управления производством и характеризуется иерархичностью подсистемы управления (числом уровней или ступеней управления), количеством элементов подсистемы или управленческих подразделений на каждом уровне, их возможной специализацией, степенью централизации (децентрализации) управления на том или ином уровне и в каждом подразделении, а также численностью управленческого персонала и потенциальными возможностями управленческих подразделений.

2. Функциональная структура персонала отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями предприятия и включает следующие элементы. Функции управления — особый вид управленческой деятельности, продукт разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по особому признаку: по общности предмета управления (качество, труд и зарплата, НТП, охрана труда); по общности производственных ресурсов (трудовые, материальные, технические, финансовые). Обычно выделяют 10-25 функций. Частью функции управления является комплекс управленческих задач, который представляет собой совокупность задач, различных по признаку основных функций (нормирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование) и реализуемых небольшим функциональным подразделений (отделом, бюро, группой). Число комплексов задач может быть не более 200 для одного управленческого уровня предприятия. Задача управления — это совокупность взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом помощью технических средств, результат выполнения которых есть принятие управленческого решения. Например, расчет потребности персонале на год по предприятию. Задача управления является основным элементом процесса управления, и в ее реализации занято несколько работников управления. Вообще в управлении предприятия решается несколько тысяч управленческих задач. Операция управления — это совокупность трудовых действий, которые направлены на изменение формы или содержания информации.

3. Ролевая структура персонала определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками и является важным инструментом в системе работы с персоналом. Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам. Для таких людей характерна вариабельность мышления и способность решать проблемные ситуации. Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия работника в информационном процессе, процессе принятия управленческих решений и взаимодействия в обмене информацией. Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, работе, в конфликтных ситуациях. Для определения ролевой структуры персонала применяют социально-психологические методы, тестирование, анализ биографических и кадровых данных, материалы аттестации персонала, результаты проведения ролевых игр.

4. Социальная структура характеризует трудовой: коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия и квалификация, национальность и образование). Социальную структуру анализируют по следующим данным:

Листки по учету кадров;

Результаты социологических исследований;

Материалы аттестационных комиссий;

Приказы по кадровым вопросам.

Для получения достоверных и сопоставимых данных наиболее подходит листок по учету кадров, так как содержит наибольшее число сведений, которые подтверждаются другими документами (паспорт, копия документов об образовании, трудовая книжка, список научных трудов, свидетельство о браке и т. д.).

5. Штатная структура персонала определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов фонд заработной платы. Штатная структура определяется руководством предприятия и обусловлена организационной структурой предприятия. Штатное расписание разрабатывается для определения структуры аппарата управления организации и включает наименование должностей всех управленческих работников, численность работников в каждом структурном подразделении. Штатное расписание корректируется и утверждается ежегодно.

Выводы

Таким образом, в данной контрольной работе было рассмотрено, что Линейно-функциональные схемы организационных структур исторически возникли в рамках фабрично-заводского производства и явились соответствующей «организационной» реакцией на усложнившееся производство и необходимость взаимодействия при изменившихся условиях с большим количеством институтов внешней среды (массовый потребитель, финансовые организации, международная конкуренция, законодательство, правительство и т.п.).

Положительными моментами являются четкость системы взаимодействия подразделений, единоначалие (руководитель берет в свои руки общее управление), разграничение ответственности (каждый знает, за что отвечает), возможность быстрой реакции исполнительных подразделений на указания, полученные свыше. Недостаток структуры заключается в отсутствии звеньев, которые вырабатывают общую стратегию работы. Руководители практически всех уровней в первую очередь решают оперативные проблемы, а не стратегические вопросы. Имеются предпосылки к перекладыванию ответственности и волоките при решении проблем, которые требуют взаимодействия нескольких подразделений. Управление предприятием имеет слабую гибкость и плохо приспосабливается к изменениям. Организация и подразделения имеют разные критерии оценки эффективности и качества работы. Существующая тенденция к формальности оценки данных показателей обычно приводит к возникновению атмосферы разобщенности и страха.

Недостатки управления в данной структуре заключаются в большом количестве промежуточных звеньев, которые находятся между работниками и управленцем, принимающим решения. Управленцы верхнего уровня подвержены перегрузке. Повышается зависимость между результатами работы и квалификацией, деловыми и личностными качествами высшего управленческого состава. Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях линейно-функциональная организационная структура имеет больше недостатков, чем достоинств. При данной системе организации сложно добиться качественной работы предприятия. Недостатки линейной схемы призвана устранить линейно-штабная организационная структура. Она позволяет ликвидировать основной недостаток, который связан с отсутствием звеньев, предназначенных для стратегического планирования. В данной структуре предусмотрено уменьшение нагрузки высших управленцев, существует возможность привлекать внешних экспертов и консультантов. Однако по-прежнему сохраняется нечеткость распределения ответственности.

Lektsii.net — Лекции.Нет — 2014-2018 год. (0.008 сек.)

Задачи службы управления персоналом формулируются согласно основной цели ее деятельности и, как правило, закрепляются в Положении об этом подразделении (отделе).

Работа кадровой службы и HR-менеджмент

Цель службы: обеспечение организации работниками, способными реализовать организационную стратегию в настоящее время и с учетом ее изменения в перспективе. В укрупненном варианте задачи службы сводятся к следующему:

– разработка и реализация кадровой политики организации в соответствии с современными концепциями управления человеческими ресурсами, правовыми и этическими нормами и с учетом внутрифирменных стандартов;

– формирование и обновление информационно-аналитической базы для принятия организационных решений по вопросам управления персоналом;

– обеспечение безопасных условий достойного труда, адаптации в организации, мотивации и развития персонала организации.

Функции службы управления персоналом определяются поставленными перед ней задачами:

– участие в разработке и реализации целей и политики организации в сфере управления персоналом;

– осуществление прогнозных и плановых расчетов потребности в персонале. Разработка планов и программ обеспечения организации персоналом, его движения, развития и высвобождения;

– участие в проектировании рабочих мест, осуществление маркетинговых мероприятий по поиску и привлечению кандидатов на найм, осуществление (первичной или окончательной) оценки их профессиональной и личностной пригодности;

– разработка и реализация программы адаптации новых работников в организации;

– участие в подготовке и реализации компетентного подхода к управлению персоналом (разработка пакета индивидуальных компетенций работников, диагностики их наличия, приобретения и оценивания);

– организация развития работников посредством обучения (отбор персонала для обучения, выбор преподавательского состава, форм и методов обучения и контроля его результативности, определение затрат);

– участие в разработке планов профессионального и должностного продвижения сотрудников, организация их реализации в организации;

– формирование кадрового резерва на замещение руководящих должностей и организация работы по развитию входящих в его состав работников;

– организация процедуры оценки деятельности работников в организации в соответствии с разработанными в организации стандартами и категорией аттестуемого персонала;

– участие в разработке и совершенствовании организации оплаты труда и стимулирования персонала организации (разработка/выбор форм и систем оплаты труда, компенсационного пакета);

– организация процедуры по выявлению состояния удовлетворенности персонала работой в организации (разработка анкет, выбор форм опроса, обработка информации, определение динамики), участие в решении задач, обеспечивающих уменьшение расхождений между реалиями и ожиданиями сотрудников;

– мониторинг и обеспечение социального равновесия в подразделениях организации: разработка и реализация мер по формированию психологического климата, предотвращению случаев моббинга и боссинга в организации. Обеспечение соблюдения норм трудового законодательства в работе с персоналом;

– организация защиты жизни и здоровья сотрудников. Участие в мониторинге условий труда, организации профилактических медицинских обследований и диспансеризации сотрудников, разработке действенных мероприятий по выявлению и лечению алкогольной и наркотической зависимости;

– реализация социальных функций в работе с персоналом (участие в организации питания, работе библиотеки, медпункта, спортивно-оздоровительных подразделений и др.);

– проведение постоянного мониторинга рынков труда, делового и профессионального образования, основных конкурентов и системных партнеров организации;

– повышение эффективности работы персонала на основе рационализации модели, структуры и штата службы персонала, управления дисциплиной;

– постоянное совершенствование форм и методов управления персоналом на основе использования новых технологий осуществления документооборота, унификации документации по кадровому делопроизводству, оперативности в профильной (кадровой) осведомленности работников и кандидатов на вакансии;

– реализация представительских функций во внешних организациях, связях с общественностью, средствах массовой информации по вопросам, являющимся профильными для подразделения.

Первая, наиважнейшая функция отдела — в соответствии с требованиями законодательства по труду. Если в организации не налажено делопроизводство — она всегда под дамокловым мечом . Игнорировать эту деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще — это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют в обязанности отдела кадров.

Остальные же задачи бывают опциональными. Кадровая служба организации занимается следующими направлениями:

учет и нормирование труда;
подбор персонала;
оценка;
развитие, обучение;
мотивация персонала;
формирование корпоративной культуры организации.

Какие функции выполняет HR-отдел, решает руководитель организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании.

Структура кадровой службы

Структура отдела зависит, во-первых, от размера компании (численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

отдел кадров (делопроизводство);
служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);
отдел рекрутинга;
отдел адаптации;
ассесмент-центр;
учебный центр;
департамент компенсаций и льгот.

Возглавляет службу директор по персоналу.

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Как формировать кадровую политику

Функционал работников кадровых служб включает в себя не только ведение кадрового делопроизводства. Им приходится быть то секретарями, то юристами, а иногда и формировать кадровую политику.

История

Нынешняя работа надоела; стало скучно пару раз в год отправлять людей в отпуска и ежеквартально сдавать отчеты, а в голове постоянно всплывал один и тот же эпизод из фильма «Три мушкетера». Точнее, не эпизод, а фраза: «Господа, мы тупеем на этой войне». Вот и Алина, отупев от вечной рутины, решила сменить работу. Да, в той же кадровой сфере (не возвращаться же обратно в секретари), но отличающейся по содержанию.

Интересную вакансию она увидела практически сразу: небольшая компания, зато от кандидата ждут организацию корпоративных мероприятий (уже что-то живое и творческое), участие в наполнении корпоративного сайта и… разработку кадровой политики. Последнее немного смутило: о таком Алина раньше не слышала.

«Гугл всемогущий» немедленно выдал ей нужную статью: с таблицей, включающей в себя этапы развития организации, типы политики в зависимости от взаимодействия с внешней средой, организации кадровых процессов, реакции руководства. Мозги начали закипать от обилия терминологии, за которой не удавалось разглядеть сути описываемого предмета. И Алина решила посоветоваться с приятельницей — та работала директором по персоналу и могла рассказать, что представляет из себя кадровая политика на практике.

— Во-первых, запомни: кадровая политика — это не написанный документ, а действия руководства в отношении персонала. Если руководство считает, что ты разработаешь политику, при которой все станут радостно и хорошо трудиться, но сами начальники нечего не поменяют в своей работе, не соглашайся, потому что твоя миссия окажется невыполнимой и тебя же объявят виноватой.

Во-вторых, человек устроен так, что радикально поменять поведение не в состоянии даже при наличии собственного желания. Так что тебе все равно придется сначала зафиксировать текущую кадровую политику, а потом постепенно ее менять, ориентируясь на экономическую ситуацию и планы развития бизнеса.

Кадровая политика организации - это продуманная система взаимодействия руководства и работников. Отвечают за ее реализацию все руководители компании - от линейных до генерального директора. Направления кадровой политики организации бывают пассивными, реактивными, превентивными и активными.

В первом случае руководство практически бездействует, устраняя последствия негативных поступков (часто выливающееся в наказание «стрелочника»), не пытаясь выяснить их причины. Например, поиск нового сотрудника начинается сразу после увольнения прежнего, без формулирования и указания четких критериев поиска и с обвинениями рекрутера в плохой работе.

При реактивной политике негатив не только активно и своевременно устраняют, но и пытаются проанализировать причины его возникновения..

Превентивная политика позволяет не только заранее просчитать возможность конфликтов, некачественного выполнения работы, но и минимизировать их проявление. Работников заранее обучают работе на новом оборудовании, находят продуктивное применение неформальным лидерам, заранее планируют увеличение штата при расширении бизнеса.

Активная политика подразумевает прогнозирование среднесрочного и долгосрочного развития бизнеса, персонала и активное осознанное и целенаправленное управление данными процессами.

Управление кадровой политикой организации может развиваться только поэтапно, невозможно перепрыгнуть из пассивной сразу в активную. Разработка кадровой политики состоит из нескольких этапов.

Анализ существующей политики.
Разработка конкретных действий по переходу на следующий уровень.
Обучение руководства работе в новых условиях.
Знакомство персонала с новыми правилами.
Контроль соблюдения принципов кадровой политики.

Кадровые технологии на государственной гражданской службе

Все кадровые процедуры, касающиеся служащих государственных органов: от найма до увольнения, регламентируются . Основная специфика состоит в том, что поступить на госслужбу можно только по конкурсу (за редким исключением); требования к квалификации и образованию четко прописаны. Для этой категории работников существует ряд ограничений и запретов (например, утрата доверия или гражданство другого государства). Госслужащему нельзя заниматься предпринимательством, приобретать ценные бумаги и открывать счета в иностранных банках.

Положение о кадровой службе

Такой документ не является обязательным — но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.

После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом — своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: в дальнейшем эффективность работы отдела оценивается, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.

Все сотрудники отдела должны ознакомиться с содержанием Положения и поставить подпись.

Интересно сравнить два документа: Положение об отделе кадров и Положение об отделе персонала. Различия в функциях очевидны.

Из этой статьи вы узнаете:

В чем заключается деятельность отдела кадров

Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров

В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции. Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п. Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров

Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.
Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса. Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.

Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:

выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
составлять для специалистов штатные расписания;
оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
создавать планы повышения квалификации кадров.

Необходимая документация для деятельности отдела кадров

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий. На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава. Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.

Трудовой договор.

Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон. В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника. Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.

Правила трудового распорядка.

Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.

Трудовые книжки.

Это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Трудоустраиваясь в компанию, человек обязан ее предъявить (кроме случаев, когда он впервые нанимается на работу или его трудовой договор не предполагает штатного совместительства). Работодатель, в лице сотрудников отдела кадров, должен вести трудовые книжки каждого сотрудника, проработавшего на предприятии от пяти дней и дольше. К хранению трудовых книжек тоже предъявляются свои требования: оно допускается лишь в металлических сейфах или шкафах, к которым имеет доступ только ответственный специалист (назначенный особым приказом).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.

Договор о полной материальной ответственности.

Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.

График отпусков.

Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы. Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д. Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.

Положение об оплате труда.

Одной из целей деятельности отдела кадров является рациональное использование имеющихся человеческих ресурсов с учетом специфики деятельности компании и сложившейся ситуации на рынке. Для этого обычно применяют системы нормирования и оплаты труда. Принятый порядок вознаграждений фиксируется во внутреннем нормативном акте предприятия – Положении об оплате труда.

Положение о премировании.

Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом. Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.
Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования. Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.

Табели учета рабочего времени.

Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И. О. и табельный номер.
Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.

Положение о защите персональных данных работников.

Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.
Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:

Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).

Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.

Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.

Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).
Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.
Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования.
Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам. И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика.
Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.
Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.).
Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.

Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:

как распределены должностные обязанности между работниками;
что входит в обязанности отдела кадров;
основные функции подразделения;
порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71. Также можно воспользоваться нашим образцом.

Какие должностные обязанности у отдела кадров

В настоящее время утвержден и введен в действие . Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

Ведение документации по учету и движению персонала:
- оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
- формирование и ведение личных дел сотрудников;
- ведение и хранение трудовых книжек;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
- предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
Деятельность по обеспечению персоналом:
- сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
- поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
- организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
- организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Что входит в обязанности кадрового работника

Определение того, что делает кадровик, обязанности, поручаемые ему для исполнения, определяют требования, предъявляемые к соискателям. Для реализации профессиональной деятельности отдела кадров на предприятии возможно распределение должностных обязанностей между сотрудниками по функциональному принципу, то есть обязанности кадрового работника на предприятии соответствуют конкретной функции.

Или за сотрудником закрепляется вся кадровая работа на определенном участке.

Эффективная деятельность кадровой службы во многом зависит именно от правильного распределения работы между его специалистами, что входит в обязанности начальника отдела кадров.

Требования к квалификации, что входит в обязанности кадровика организации, права и ответственность определяются в должностных инструкциях, разрабатываемых для каждого специалиста. При разработке должностных инструкций для каждого специалиста уточняется перечень работ и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке.

Как определить численность отдела кадров

То, чем занимаются в отделе кадров, обязанности которого могут быть различными, влияет на штат и структуру подразделения. Действующие современные нормативы не содержат указаний о расчете численности персонала отдела кадров на предприятии, но можно воспользоваться Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Работодатель вправе самостоятельно определять его численность, исходя из количества личного состава предприятия, а также объема функций, возлагаемых на отдел.

Отдельно существуют нормы по работникам, которые осуществляют воинский учет в организациях (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719):

1 сотрудник по совместительству — на 500 единиц персонала;
1 освобожденный работник — на количество сотрудников от 500 до 2000;
2 работника при численности от 2000 до 4000 и далее — на каждые последующие 3000 плюс еще один работник на данное направление.

Права и ответственность

К числу основных прав кадрового работника относятся:

внесение на рассмотрение руководителя предложений по улучшению работы;
получение информации и документов, необходимых для выполнения должностных функций.

Кадровик несет ответственность за причинение материального ущерба имуществу работодателя, за разглашение персональных данных работников, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также неисполнение или ненадлежащее исполнение тех действий, исполнение которых входит в функционал кадрового работника.

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

Работник передумал работать на новом месте? Как аннулировать трудовой договор и трудовые отношения
00 минут. Мы, нижеподписавшиеся начальник отдела кадров Волкова О. Н., главный бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Специалисту отдела кадров Гордеевой М. В. направить уведомление... настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову О. Н. Основания: ... Докладная записка начальника отдела кадров Волковой О. Н. от 24 ... Ильин С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необходимости получить трудовую книжку в отделе кадров МКУ «Горводоканал». Вы также...
Увольнение за прогул: спорные моменты
Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...
Обходной лист: практика применения
Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...
Что делать, если работник пропал без вести?
2019 г. Мы, нижеподписавшиеся: инспектор отдела кадров Петрова Елена Дмитриевна, секретарь Мишина... . Подписи лиц, составивших акт: Инспектор отдела кадров Петрова Е. Д. Петрова Секретарь...
Как совместителя сделать основным работником?
Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...

06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...

Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно
12.12.2019 № 55. Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому... настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С. Руководитель Дмитриев... . Дмитриев С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Машкова, С. С. Машкова 10 ...