Управление проектной документацией. Управление разработкой проектно-сметной документации

Проектные работы выполняются в последовательности: выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса; планирование проектно-сметных работ и услуг; собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут быть сведены к следующим типам: проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строитель­ству и вводу объектов в эксплуатацию; проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инже­нерных и архитектурных задач и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку; проектные институты, специализированные по технологи­ческому признаку. Такие институты можно условно разделить на три типа: специализирующиеся на начальной фазе проекта; оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным и специальным вопросам инжиниринга; разрабатывающие организацию и технологию строительного производства.

Заказчик должен достичь соглашения с лицензиаром - юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии, которую планируется использовать в проекте.

Выбор проектных фирм. Существуют три подхода к выбору заказчиком проектных фирм: оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального соглашения без конкурса; закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то ей поручается подготовить предложения по новому проекту, проводит экспертизу этих предложений и заключает дополнительное соглашение к контракту; проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком: оплата по фактическим затратам; оплата с верх- ним ограничением цены; фиксированная цена.

Функциональные обязанности проектных фирм разделяются на две части: типовые, к которым относятся: эскизное проектирование; рабочее проектирование; разработка смет; авторский надзор; дополнительные, включающие в себя: подготовку к торгам и помощь в их проведении; проектный анализ; разработку обоснований инвестиций и ТЭО; участие в управлении проектом; подготовку финансирования, функции группы. Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план - динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать: общее описание работ, подлежащих выполнению, с обяза­тельным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана; порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ; требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.

Основные этапы.и общая схема разработки ПСД представлены на рис. 3 и 4.

3.3. Управление разработкой проектно-сметной документации

Проектные работы выполняются в следующей последовательности:

выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;

планирование проектно-сметных работ и услуг;

собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Типы организационных форм проектных фирм:

Проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию;

Проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку;

Проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.;

Вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях - смет, чертежей, календарных планов;

Консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг - экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, информация, консультации по специальным вопросам.

Существует три подхода к выбору заказчиком проектных фирм:

оказание профессиональных услуг по мере необходимости ;

закрытые переговоры ;

проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком:

оплата по фактическим затратам,

оплата с верхним ограничением цены,

фиксированная цена.

Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на 2 части:

3.4. Финансирование проекта

Финансирование проекта должно обеспечить решение двух основных задач:

обеспечение такой динамики инвестиций, которая позволила бы выполнять проект в соответствии с временными и финансовыми (денежными) ограничениями;

снижение затрат финансовых средств и риска проекта за счет соответствующей структуры инвестиций и максимальных налоговых льгот.

Финансирование проекта включает четыре этапа:

предварительное изучение жизнеспособности проекта;

разработка плана реализации проекта;

организация финансирования;

контроль за выполнением плана и условий финансирования.

Различают 4 способа финансирования проекта: акционерные инвестиции, финансирование из государственных источников, лизинговое финансирование, долговое финансирование .

Акционерное финансирование представляет собой вклады денежных средств, оборудования, технологии, финансирование из государственных источников осуществляется непосредственно за счет инвестиционных программ через прямое субсидирование. Лизинговое финансирование подразумевает передачу участниками проекта прав собственности на проект или его часть инвестору. Долговое финансирование осуществляется за счет кредитов банков и долговых обязательств юридических или физических лиц.

Проектное финансирование - это один из видов долгового финансирования, получивший развитие за рубежом в последние 10-15 лет и в настоящее время широко применяемый в США и Западной Европе. Отделы проектного финансирования есть во многих банковских учреждениях.

В США термин "проектное финансирование" относится к такому типу финансирования, когда сам проект является единственным (или основным) способом обслуживания долговых обязательств, как правило), без привлечения дополнительных финансовых источников.

Организация финансирования по типу проектного позволяет на начальной стадии осуществления проекта:

Оценить возможности его лидеров (учредителей);

Определить потребность проекта в заемных средствах;

Определить прибыль после ввода предприятия в эксплуатацию;

Распределить риски создания и функционирования предприятия между всеми заинтересованными юридическими и физическими лицами.

В зависимости от того, какую долю риска принимает на себя кредитор, выделяют 3 формы проектного финансирования :

С полным регрессом на заемщика;

Без какого-либо регресса на заемщика;

С ограниченным регрессом на заемщика.

Регресс -это требование о возмещении предоставленной взаймы суммы.

Финансирование с полным регрессом на заемщика - наиболее распространенная форма проектного финансирования. Этой форме отдают предпочтение ввиду быстроты и простоты получения необходимых средств для финансирования проекта, и, кроме того, стоимость этой формы финансирования ниже, чем у двух других.

При проектном финансировании без какого-либо регресса на заемщика кредитор не имеет никаких гарантий от заемщика и принимает на себя почти все риски, связанные с реализацией проекта. Без регресса на заемщика финансируются обычно проекты, имеющие высокую прибыльность и дающие в результате реализации конкурентоспособную продукцию.

В настоящее время широкое распространение получает проектное финансирование с ограниченным регрессом на заемщика . В этом случае в ходе финансирования проекта оцениваются все риски, связанные с его реализацией, и распределяются между всеми участниками проекта таким образом, чтобы каждый мог брать на себя зависящие от него риски.

Контроль за финансированием осуществляется, как правило, на основе регулярных ревизий, по следующим аспектам:

фактические затраты;

поток реальных денег;

финансовое состояние (проекта и компании, осуществляющей проект);

отчетность;

управление финансами;

ошибочные затраты.

Эффективность работы руководителя проекта оценивают, в основном, по тому, насколько грамотно организована работа по контролю за расходами на проект. Для управления этим процессом за рубежом используется специальный план управления ресурсами (cost management plan). Этот план разрабатывают при подготовке контрактов и затем постоянно его актуализируют.

Этот план определяет:

Какие расходы подлежат контролю (расходы компании; стоимость оборудования, материалов, рабочей силы; накладные расходы);

Какими показателями будут оцениваться расходы (необходимо, чтобы они совпадали с принятой в проекте или компании системой отчетности);

Как будет организован контроль (участники, затраты на контроль, процедуры передачи информации).

Участники проектного финансирования - спонсор (организатор, а не лидер) обеспечивает участие необходимых сторон, ведет переговоры, обсуждает предложения, исследует рынок, берет на себя ответственность по планированию и организации полного финансового пакета, выбирает финансовых партнеров и т.д;

Проектные работы выполняются в такой последовательности:

1) выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;

2) планирование проектно-сметных работ и услуг;

3) собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части.

А. Типовые, к которым относятся:

Эскизное проектирование;

Рабочее проектирование;

Б. Дополнительные, включающие:

Подготовку к торгам и помощь в их проведении;

Проектный анализ;

Разработку обоснований инвестиций и проектной документации;

Участие в управлении проектом;

Подготовку финансирования.

Возможны следующие организационные схемы разработки проектной документации:

Традиционная с наделением одного института, входящего в холдинг, функциями генпроектировщика и системой субпроектировщиков (рис. 5.3);

Управление проектированием силами специальной управляющей инжиниринговой компании, либо созданной на базе проектного института, либо независимой (рис. 5.4);

Комбинированная схема, предполагающая организацию процесса проектирования на базе генпроектного института, который, выполнив предпроектные и проектные работы на предин- вестиционной фазе, передает последующие проектные работы (инвестиционной фазы) специализированным инжиниринговым фирмам (рис. 5.5);

Горизонтально-интегрированная система, основанная на проектно-матричных структурах управления всеми элементами инвестиционного процесса (проекта) (рис. 5.6). Понятно, что последняя схема наиболее сложна в реализации в связи с затруднительностью «горизонтального» выстраивания многих организаций и подразделений, участвующих в осуществлении проектов холдинга;

Организационная схема на основе создания службы единого заказчика на проектные работы (рис. 5.7).

Применение последних трех схем наиболее оправдано для сложных проектов, реализуемых в крупных компаниях. Вместе с тем следует подчеркнуть, что рациональные области применения каждой из перечисленных схем подлежат изучению в каждом конкретном случае. Во всех случаях подразумевается конкурсный отбор участников каждой фазы проектных/инжиниринговых работ.

Рис. 5.3. Традиционная схема разработки проектной документации

Рис. 5.4. Управление проектированием силами специальной управляющей инжиниринговой компании

Рис. 5.5. Комбинированная схема разработки проектной документации

Рис. 5.6. Горизонтально-интегрированная организационная схема проектных/инжиниринговых работ

Рис. 5.7. Организационная схема проектных/инжиниринговых работ на основе создания службы единого заказчика на проектные работы

Проектные работы выполняются в следующей последовательности:

· выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;

· планирование проектно-сметных работ и услуг;

· собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут быть сведены к следующим типам:

· проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию;

· проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку;

· проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.;

· вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях -- смет, чертежей, календарных планов;

· консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг, -- экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, представление информации, консультации по специальным вопросам. Такие фирмы можно условно разделить на 3 типа:

1) специализирующиеся на начальной (прединвестиционной) фазе проекта;

2) оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным специальным вопросам инжиниринга;

3) разрабатывающие организацию и технологию строительного производства.

Эта весьма распространенная на Западе структурная разновидность проектных фирм до настоящего времени не нашла в России широкого распространения (за исключением 3-го типа -- в форме так называемых оргтехстроев).

Кроме перечисленных, заказчик часто должен достичь соглашения с лицензиаром -- юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии (процесса, конструкции, материала), которую планируется использовать в проекте.

Существуют три подхода к выбору заказчиком проектных фирм:

1) оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального соглашения без конкурса;

2) закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то в этом случае он поручает ей подготовить предложения по новому проекту (или подпроекту), проводит экспертизу этих предложений и заключает дополнительное соглашение к контракту -- также без конкурса;

3) проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком: оплата по фактическим затратам; оплата с верхним ограничением цены; фиксированная цена.

Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части:

1) Типовые, к которым относятся:

· эскизное проектирование;

· рабочее проектирование;

2) Дополнительные, включающие в себя:

· подготовку к торгам и помощь в их проведении;

· проектный анализ;

· разработку обоснований инвестиций и ТЭО;

· участие в управлении проектом;

· подготовку финансирования.

Функции 2 группы до настоящего времени нетипичны для российской практики, однако именно в них видится перспектива укрепления финансового положения и развития существующих проектных институтов.

Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план, как и другие виды планов, -- динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать:

· общее описание работ, подлежащих выполнению, с обязательным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана;

· порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ;

· требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.

Система Appius-PLM – управление проектно-сметной документацией. Комплексный подход по управлению проектами и технической документацией на базе PLM-технологий.

Система "Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией" является оригинальной конфигурацией, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента.

Система предназначена для автоматизации процесса управления проектными данными, связанного с разработкой, согласованием, хранением и поиском технической документации в проектных институтах, у заказчиков и подрядчиков строительства.

Какие задачи решает Appius-PLM?

Центральной частью в системе является окно проводника. В этом окне сосредоточены действия по управлению структурой проекта (объектами строительства), комплектами документов и их изменениями, файлами, свойствами, правами доступа и т.д.

В системе имеется настраиваемый многокритериальный поиск документации и объектов строительства с использованием шаблона. Вы сможете легко и быстро найти любой документ, получить информацию о его актуальной версии, кому документ был передан и др.

В системе предусмотрена двухсторонняя интеграция с AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, формирование локальных спецификаций на чертеже и их последующий импорт в систему для формирования и связи со сметами.

Для удобства процедур учета и проведения изменений документации в системе создан документ «Разрешение на внесение изменений», позволяющий указать содержание изменений для листов, их номера и причины. Реализована печатная форма документа по ГОСТ 21.101-97 в MS Word.

Система позволяет автоматизировать бизнес-процесс рассмотрения и утверждения документации. Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия в процессе: «Куратор», «Рецензент», «Руководитель». Список согласующих и информируемых лиц, куратор, руководитель могут быть указаны автоматически на основании шаблона согласования.

Система имеет специализированный интерфейс «Управление проектами», позволяющий разрабатывать календарные планы работ на основании состава проекта, распределять ресурсы по этапам, отслеживать состояние процесса выполнения и анализа объёмов работ.

Проект визуализируется, как в режиме структуры проекта, так и в виде диаграммы Ганта.

В окне управления структурой имеется возможность сформировать состав спецификаций материалов и оборудования, ведомостей объемов работ, на основании данных которых будут формироваться сметные документы.

Создание единой базы данных документации и поддержание ее в актуальном состоянии позволяет в любой момент времени найти комплекты документов, получить последнюю версию файлов, а также узнать историю движения документации, в каком состоянии и на какой стадии разработки/согласования она находится.

Управление проектами

Контроль и эффективнй обмен информацией:

• Подготовка календарного плана работ.
• Диаграмма Ганта.
• Контроль выполнения задач.
• Управление загрузкой исполнителей.

Управление задачами

Быстрый и эффективный обмен информацией:

• Автоматизация процессов перемещения документов.
• Сотрудничество.
• Коллективная ответственность.
• Оптимизация взаимодействия всех участников проекта.

Преимущества APPIUS-PLM

1. Управление структурой проекта – классификация по объектам строительства.
2. Управление процессом подготовки документации (календарный план работ, контроль выполнения задач, согласование).
3. Соответствие требованиям ГОСТ 21.1101-2013.
4. Двухсторонняя интеграция с Autodesk AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, синхронизация свойств чертежа и параметров документа Appius-PLM и т.д.
5. Управление проектной, рабочей и сметной документацией (ПД, РД, СД).
6. Управление нормативно-технологической документацией (НТД).
7. Управление рабочей конструкторской документацией (РКД).
8. Управление разрешительной и исполнительной документацией.
9. Многокритериальный поиск проектов/документов по их атрибутам, построение общедоступных и личных выборок.
10. Управление статусами/состояниями документов.
11. Ассоциативная связь (зависимость) между размещенными в системе документами.
12. Формирование нескольких классификаторов проектов/объектов/документов.
13. Автоматическое формирование обозначения проекта/объекта/документа с проверкой их уникальности.
14. Управление различными версиями документов, выпуск разрешения на внесение изменений.
15. Регистрация движения документации с формированием сопроводительных документов.
16. Автоматизация бумажного архива (указание мест хранения, штрихкодирование, выдача пользователям и т.д.).
17. Формирование ведомостей объемов работ, спецификаций материалов и оборудования по отдельным разделам и по всему проекту.
18. Работа с ограничительным перечнем оборудования, материалов, стандартных и прочих изделий и т.д.
19. Выгрузка файлов по проекту/объекту/документу.
20. Ролевое и объектное разграничение прав доступа к элементам системы, использование ЭЦП.
21. Ведение журнала регистрации за действиями пользователей.
22. Удаленный доступ через веб-клиент.