Переучет в магазине подробная инструкция. Регулярный полный пересчет товара Пересчет изделий

Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Этап 1. Подготовка учетной системы

В первую очередь необходимо закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки, назначили исполнителей из независимых аудиторов и выбрали время переучета.

Считается очевидным, что переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, однако бывают круглосуточные магазины, желающие провести учет без закрытия. Такая позиция неправильно, но если этого не избежать необходимо учесть несколько моментов:

• на основании почекового анализа продаж выбирается время минимальной загрузки магазина;
• если во время переучета производится приемка товара, то она должна проводиться в отдельно выделенное физически место, чтобы исключить перемешивание товарных запасов – переучтенных и принятых;
• необходимо блокировать доступ к отдельным полкам на то время, пока на этой полке товар пересчитывается;
• после завершения инвентаризации сумму выявленных недостач следует скорректировать на сумму продаж текущей смены;
• оценка товара, который на момент инвентаризации находится в корзинках покупателей:
  t - среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 мин), T – время проведения инвентаризации, и при этом время, в течение которого покупатель ходит по магазинам меньше времени инвентаризации. Соответственно, товар, который лежит в корзинках – положен туда в течение времени t , а весь товар, который был положен в корзины раньше уже продан и войдет в оперативную сводку. Следовательно наша задача состоит в том, чтобы оценить как раз именно t , а товар, который лежит в корзинках на момент оперативной сводки будет продан в течение следующего часа. Поэтому, если мы возьмем среднюю сумму продажи за этот час и умножим ее на t , то получим приблизительную оценку товара, который находится корзинках. Таким образом, для минимизации этой оценки следует выбирать время переучета так, чтобы оно не только начиналось, но и заканчивалось в момент минимальной загрузки магазина.

Этап 2. Пересчет товаров

Он должен быть произведен максимально быстро и максимально точно. В связи с этим, уже неотъемлемой частью работы любого магазина являются система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если мы говорим о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сбора данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если мы говорим о продуктовой рознице).

На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит таким образом, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Однако хочется внести уточнение: бригад, сканирующих товары должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда входят все остатки и потом специальным инструментом «сравнение инвентаризаций» формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход снижает вероятность ошибки потому что даже если обе бригады допускают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, то вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию равна 0,1% или даже меньше. Такая технология, конечно, порождает дополнительные временные затраты, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.

Альтернативный вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации. Технология подразумевает две группы сотрудников, одна из которых ходит по магазину, пересчитывает товары и клеит бумажки с количеством товара, а вторая бригада, оснащенная терминалами сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Подсчет весового товара можно считать двумя способами, если он не расфасован: либо расфасовать прямо в рамках инвентаризации, либо взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код должен быть на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу превратится в настоящую пытку!). Учитывая, что позиций весового товара, как правило, в магазине гораздо меньше, чем остального, внесение в базу остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.

Пересчет прикассовой зоны можно облегчить следующим способом: кассиру необходимо провести через кассу все товары, сформирует документ специального вида и сбросит его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Этап 3 Обработка результатов

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов является вопрос выявления фальсификаций, о которых могут свидетельствовать:

• неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнаны под «нужные»);
• отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для хищения;
• отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники откуда-то получили данные об учетных остатках и подвели остатки под необходимые);
• расхищения в остатках не связаны с популярными для хищения товарами;
• контрольный пересчет с высокой вероятностью отличается от основного (свидетельствует о саботаже либо переучета, либо всего переучета в целом).

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной. Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период. Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.

Основа переучета

Инвентаризация основывается на сравнении двух количеств – отраженное в программном продукте и пересчитанное количество на складе. На основе разницы формируется документ с конечной суммой, которая может быть положительной при излишке, или отрицательной, при недостатке определенных материалов.

Переучет в настоящий момент

Практически, переучет осуществляется только в настоящий момент. Количество сравнивается с подсчитанным, и сразу же формируется разница. Если текущее состояние изменится, то результаты переучета не будут правильными, т.к. сравнение не отразит настоящее состояние.

Переучет задним числом

Практически переучет задним числом является нереальной задачей. Следующим примером можно понять невозможность правильного вычисления разницы:

1. В понедельник утром есть 10 штук Товара 1;
2. В понедельник в обед есть 7 штук Товара 1, 3 штуки проданы;
3. В понедельник после обеда есть 17 штук Товара 1, 10 штук оприходовано;
4. В понедельник вечером есть 15 штук Товара 1, еще 2 продано.

В этот момент, если в операции указываем, что в понедельник было пересчитано 13 штук, тогда не будет ясно к какому моменту относиться этот переучет. Если он был сделан к началу дня, то разница составляет +3 (избыток), если к концу дня, то разница будет -2 (нехватка). Здесь важно обратить внимание, что этот пример не относится к определенному программному обеспечению.

Полная ревизия

В программных продуктах Microinvest есть специальная настройка «Полный переучет». Особенное значение имеет понимание ее действия, т.к. она работает по требованиям инвентаризации магазинов. При стандартном переучете предполагается, что в одном документе отмечается только разница в количестве товара. Если нет разницы в количестве, товар не участвует в операции. Но таким образом, если одного товара не хватает на складе, то операторы его не считают, и он тоже не участвует в операции, и переучет с этим товаром практически не осуществляется. Это в определенных случаях неправильно, т.к. товар существует, как количество в программных продуктах. Поэтому в магазинах используется функция «Полный переучет». Она работает следующим образом:

1. Весь товар обязательно пересчитывается;
2. Осуществляется одна единственная операция - переучет;
3. Товар, который не участвует в документах, считается как недостающий и его количество сводится к нулю.

Таким образом, после такого переучета остается только пересчитанное количество товара.

Особенности

При сохранении документа Переучета сохраняется только разница в количестве. Это совсем стандартная технология, так как сущностью переучета является отражение разницы товара. При наличии 10 000 наименований с разницей в 50 из них будет логично записать только различные 50 наименований с их параметрами. Также переучет не может редактироваться в виде, в котором был введен. Можно менять разницу между товарами, но не предыдущее состояние. Продукты Microinvest позволяют осуществлять переучет по частям, т.е. отдельный переучет по отдельным наименованиям.

Некоторые полезные ресурсы

• Документация по всем продуктам;
• Форум технической поддержки Microinvest , где Вы сможете быстро получить ответ на интересующий вопрос;
• Примеры автоматизации ресторанов и торговли на базе Microinvest в России и странах СНГ;
• График предстоящих обучений в России и странах СНГ;
• Программы для автоматизации ресторанов и кафе бесплатные полнофункциональные демо-версии продуктов Microinvest для ресторанного бизнеса;

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

В разделе на вопрос Как правильно провести переучет в магазине заданный автором Евровидение лучший ответ это Было у вас 50 плюс приход 150 минус выручка 130 минус расход 60 = 10 (должно остаться товара)
У вас осталось не 10, а 70. Конечно, плюс.
Но такого не может быть.
Значит, где-то неправильно записали или посчитали приход или расход.

Ответ от Посохнуть [гуру]
Инструкция
1
В крупном магазине процесс инвентаризации начинается с товарной схемы магазина. Обычно товар на полках располагается по тематическим группам, поэтому необходимо либо нарисовать эту схему расположения, либо расписать по пунктам, какие группы товаров у вас имеются. Напротив каждой из них поставьте дату переучета, ведь за один день провести инвентаризацию невозможно. Обычно среднего размера универсамы тратят на эту процедуру до месяца.
2
Дайте указание уполномоченным работникам провести пересчет товаров согласно установленным срокам. Товар должен быть предварительно подготовлен к этому процессу. Обяжите ответственных лиц перебрать и упорядочить его, тогда будет легко посчитать каждую единицу товара. Результаты подсчета по каждому артикулу занесите в инвентаризационную ведомость.
3
Можно проводить сверку рано утром, чтобы не помешать работе отдела. Однако крупные магазины иногда закрывают отдел на некоторое время, так как лучше произвести переучет в спокойной обстановке.
4
Следующий этап инвентаризации - анализ полученной информации. Конечно, очень желательно вести компьютерный учет товаров. В таком случае все фактические цифры занесите в программу, которая сравнивает их с учетными данными, - теми, которые числятся в компьютере. Разница выводится в виде документа «Сличительная ведомость» , он отражает все излишки и недостачи. Часто в магазинах используют 1С «Управление торговлей» , однако большими возможностями обладают приложения «Supermag 2000» и «S-Market».
5
Проанализировав сличительную ведомость, составьте приходные и расходные документы. Спишите то, чего фактически нет, и внесите в учетные данные излишки. Крупные недостачи, согласно закону, можно обязать возместить материально ответственных работников. Небольшие различия обычно списывают на воровство или погрешности учета.
6
По итогам сверки на основании сличительной ведомости составляется "Акт инвентаризации", который должны подписать лица, проводившие инвентаризацию, а руководитель предприятия - утвердить.
ревизию можно проводить по схеме - остаток товара с прошлой ревизии +приход -выручка по кассе -списание-возврат товара покупателем