Распределение времени и повседневный порядок. Распорядок дня и регламент служебного времени

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

(часть третья введена Федеральным законом от 22.07.2008 N 157-ФЗ)

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Статья 92. Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;

для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;

для работников, являющихся инвалидами I или II группы, - не более 35 часов в неделю;

для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - не более 36 часов в неделю в порядке, установленном Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины норм, установленных частью первой настоящей статьи для лиц соответствующего возраста.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Настоящим Кодексом и иными федеральными законами может устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени для других категорий работников (педагогических, медицинских и других работников).

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 93. Неполное рабочее время

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Статья 94. Продолжительность ежедневной работы (смены)

Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

для работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати лет - 5 часов, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - 7 часов;

для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет - 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - 4 часов;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

для инвалидов - в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

при 36-часовой рабочей неделе - 8 часов;

при 30-часовой рабочей неделе и менее - 6 часов.

Коллективным договором может быть предусмотрено увеличение продолжительности ежедневной работы (смены) по сравнению с продолжительностью ежедневной работы (смены), установленной частью второй настоящей статьи для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, при условии соблюдения предельной еженедельной продолжительности рабочего времени (часть первая статьи 92 настоящего Кодекса) и гигиенических нормативов условий труда, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Продолжительность ежедневной работы (смены) творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

(часть четвертая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, в ред. Федерального закона от 28.02.2008 N 13-ФЗ)

Статья 95. Продолжительность работы накануне нерабочих праздничных и выходных дней

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать пяти часов.

Статья 96. Работа в ночное время

Ночное время - время с 22 часов до 6 часов.

Продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Не сокращается продолжительность работы (смены) в ночное время для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для работников, принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Продолжительность работы в ночное время уравнивается с продолжительностью работы в дневное время в тех случаях, когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем. Список указанных работ может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом.

К работе в ночное время не допускаются: беременные женщины; работники, не достигшие возраста восемнадцати лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений, и других категорий работников в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, инвалиды, работники, имеющие детей-инвалидов, а также работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны детей указанного возраста могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия и при условии, если такая работа не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работы в ночное время.

(в ред. Федеральных законов от 24.07.2002 N 97-ФЗ, от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Порядок работы в ночное время творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 28.02.2008 N 13-ФЗ)

Статья 97. Работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Работодатель имеет право в порядке, установленном настоящим Кодексом, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (далее - установленная для работника продолжительность рабочего времени):

для сверхурочной работы (статья 99 настоящего Кодекса);

если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня (статья 101 настоящего Кодекса).

Статья 98. Утратила силу. - Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

Статья 99. Сверхурочная работа

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Сверхурочная работа - работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия в следующих случаях:

1) при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей;

2) при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;

3) для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия допускается в следующих случаях:

1) при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

В соответствии с Федеральным законом от 07.12.2011 N 417-ФЗ с 1 января 2013 года в пункте 2 части третьей данной статьи слова "систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации," будут заменены словами "централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения,".

2) при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;

3) при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Не допускается привлечение к сверхурочной работе беременных женщин, работников в возрасте до восемнадцати лет, других категорий работников в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Привлечение к сверхурочной работе инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Рабочий регламент – это документ, предназначенный для четкого описания функциональных обязанностей каждого сотрудника во избежание трудностей с пониманием ими своего предназначения и для предотвращения многократных инструктажей новых сотрудников.

Вы узнаете:

• Что такое рабочий регламент.
• Для чего он нужен организации.
• Как написать и внедрить рабочий регламент.
• Какие ошибки часто допускают во время написания регламента.

Зачем нужен рабочий регламент

Регламент, прописанный в документе, является для предприятия основополагающим документом, на основании которого и строится рабочий процесс. Рабочий регламент является своеобразным метрономом, благодаря которому слаженно и четко музыканты исполняют мелодии, также и на предприятии слаженно трудится весь коллектив и каждый исполнитель в отдельности.

Пример текста регламента подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Термин «слаженность» предполагает собой следующее:

• Каждый сотрудник нацелен достигнуть поставленных целей, которые в совокупности приводят к достижению общего результата;
• Все действия сотрудников синхронизированы;
• Процесс протекает неразрывно, даже если происходит смена управления или увольнение кого-то из сотрудников.

Коллектив начинает работать слаженно в результате создания единого круга понятий, принятых общих требований к входам и выходам налаженных подпроцессов, доступности информации о протекании процессов, временной или периодической синхронизации действий.

Рабочий регламент – это объединение правил о принятии решений исполнителями в разных ситуациях в один документ. Нужно отметить, что подобные документы верхнего уровня отображают общие принципы предприятия, цели и пограничные отметки принятия решений, а документы нижнего уровня содержат уже готовые варианты решений, которые можно достичь в результате совокупности действий. Все это позволяет найти оптимальную «интеллектуальную нагрузку», которая будет возложена на конечных исполнителей. Им уже не нужно будет тратить время на обдумывание простых действий, все свои усилия они смогут направить на решение более важных и узкоспециализированных задач.

Благодаря применению стандартизации заметно увеличивается средний уровень компетенции сотрудников, что приводит к общему повышению качества и снижению стоимости процессов. Стандартизация приводит к эффекту «бережливого производства».

С точки зрения закона, рабочий регламент упрощает внутренние взаимодействия между подразделениями или сотрудниками на предприятии, существенно облегчая задачу руководству и снижая бюрократический порог. На предприятии, где отсутствует применение рабочих регламентов, и есть только один вариант взаимодействия между подразделениями – через руководство, инициатор составляет служебное письмо руководителю, который, поставив свою подпись, отправляет другому руководителю. И так далее, пока письмо не достигнет непосредственно того, чьи сотрудники должны выполнить инициированную в письме работу. Этого можно избежать, если нормативный акт дает сотрудникам возможность напрямую взаимодействовать с различными подразделениями предприятия.

Рабочий регламент на предприятии включает:

• Обязательные процессы, подлежащие регламентированию на основе действующего законодательства;
• Типовые процессы, требующие конкретного предписания действий;
• Процессы, требующие участия большого количества сотрудников или обработки солидного объема информации;
• Процессы, требующие больших финансовых вложений;
• Процессы повышенной важности для клиентов;
• Процессы, требующие предельной прозрачности.

Чаще всего руководство компаний предпочитает регламентировать процессы такие, как:

• Обслуживание клиентов и развитие с ними отношений;
• Снабжение предприятия всеми необходимыми ресурсами: финансовый менеджмент, управленческий учет, работа с подрядчиками и поставщиками, составление бюджета, кадровая политика, работа с оборудованием;
• Поддержание жизнедеятельности самого предприятия: внедрение систем безопасности, ведение документооборота, слаженность работы органов управления и контроля.

• Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Как разработать регламент общения с клиентами

Введение стандартов обслуживания позволит компании повысить доход и степень удовлетворенность клиентов ее товарами или услугами. Как его внедрить и что в него включить, узнайте в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Виды регламента рабочего времени

1. Регламент, который регулирует всю деятельность предприятия, как единого юридического лица (устав, миссия, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и др.);
2. Регламент, направленный на регулировку работы персонала (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);
3. Регламент, обеспечивающий информационную поддержку (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);
4. Регламент, с помощью которого регулируется порядок работы с техникой на рабочих местах (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);
5. Регламент, позволяющий визуализировать процесс управления (матрица функций, графических процессов, технологические карты и др.).

• Командообразование как способ идеального управления персоналом

Нужен ли рабочий регламент в офисе

Множество отвлекающих действий от основного рабочего процесса все чаще подталкивает руководителей к составлению жесткого регламента рабочего дня. Что нужно учесть при этом?

Трудовой кодекс РФ информирует нас о том, что каждый работник имеет право на перерыв в течение рабочего дня продолжительностью не менее 30 минут, но не дольше двух часов. Это время не считается рабочим, и его продолжительность регламентируется исключительно работодателем.

Как правило, на продолжительность обеда многие организации отводят 1 час времени, и так как он не оплачивается, то работник может расходовать его по своему усмотрению. Получается так, что с основным временем перерыва, который обычно начинается через 4 часа с момента начала работы, все боле менее понятно, а с периодическими отлучениями сотрудников на «перекуры» и прочие «пятиминутки» дело обстоит серьезнее и требует более тщательного разбирательства.

Работа в офисе на 90 % связана с занятостью у компьютеров. Законом рекомендовано: чтобы предупредить утомляемость сотрудников, находящихся за персональными компьютерами, требуется чередовать их деятельность, меняя работу за ПК на занятость без него.

В случае, если формат деятельности предприятия требует постоянного взаимодействия с ПК, то необходимо организовывать перерывы на 10-15 минут каждый час. Это поможет снизить нервно-эмоциональное напряжение, расслабит зрительные мышцы и окажет сопротивление с гиподинамией. Даже прогулка по офису, непродолжительный релакс в комнате отдыха для сотрудников, стакан воды или чашка чая помогут разгрузить трудовой день.

Так сложилось, что в любом коллективе сотрудники делятся на 2 категории: трудоголики и лентяи. Первые - явные труженики и передовики производства, с ответственностью и радостью берут на себя инициативу, выполнив свою часть работы переключаются на помощь неуспевающим коллегам, решают задачи предприятия помимо тех, что предписаны им рабочим регламентом. Вторые - делают столько, сколько предусматривает регламент, но чаще – меньше. Выполнив работу в пределах своих обязанностей, проводят время в социальных сетях, безмерно пьют чай и общаются между собой.

Ограничить время перерывов для сотрудников, которые работают в офисах за компьютерами можно от 59 до 90 минут, если рабочий день составляет 8 часов. В основном информация о перерывах указана в нормативных актах предприятий в виде трудового распорядка или приказа директора. Каждый новый сотрудник оповещается о регламенте учета рабочего времени под подпись. Если нормы и правила меняются, то коллектив должен быть официально об этом уведомлен. В случае единовременного невыполнения рабочего регламента сотрудник должен понести дисциплинарное взыскание. При постоянном нарушении должно последовать увольнение.

Регламент рабочего времени должен предусмотреть письменное обозначение времени перерывов. Желательно строго указать продолжительность и периоды перерывов в течение рабочего дня. Для того, чтобы проконтролировать время отсутствия сотрудников на рабочем месте, существует специальные программы учета рабочего времени. Это могут быть приложения, установленные на ПК сотрудника, либо профессиональное ПО в виде корпоративных инфосистем. Элементарным способом всегда был и остается стикер, на котором указано время перерыва.

Для курящих сотрудников разработать регламент еще сложнее. Перед работодателем стоит дилемма: стоит ли считать время на «перекуры» в общее время перерывов? И каким образом можно противостоять частым отлучкам с рабочего места заядлых курильщиков?

Для борьбы с этим явлением существует множество практик. Приведем примеры некоторых из них:

• Введение запрета на курение на территории предприятия. Применение не всегда эффективно в связи с риском опозданий из-за «побегов за угол».
• Повышение заработной платы сотрудникам без вредных привычек. Это прекрасный мотиватор. К тому же понижение зарплаты курильщикам будет являться нарушением прав гражданина.
• Увеличение рабочего дня курильщиков на время длительности перекуров. Этот вариант вполне жизнеспособен. Остается только наладить программу учета времени.

Как подавить сопротивление, если сотрудники не хотят принимать рабочий регламент

Восемь жестких, но рабочих способов подавить сопротивление персонала, предлагает редакция журнала «Коммерческий директор».

Рабочий регламент: плюсы и минусы от внедрения

Письменное документирование любых повторяющихся действий сотрудников, сроков выполнения различных задач;

Снижается нагрузка руководителей относительно вопросов разъяснения обязанностей персоналу. Такие регламенты будут особенно эффективны на тех предприятиях, где происходит частая смена сотрудников на одних и тех же должностях, посменная работа;

Благодаря грамотно составленному описанию рабочего процесса можно минимизировать разногласия между сотрудниками, искоренить вмешательство руководства в рабочий процесс до утверждения регламента. Этот процесс работает так: допустим, есть регламент, который утвержден генеральным директоров, не вызывающий вопросов. Но, если вопросы появляются и имеют под собой весомую подоплеку, то меняем рабочий регламент. Таким образом, деятельность организации становится прогнозируемой;

При составлении регламента на предприятии можно пошагово проанализировать существующие бизнес-процессы и предотвратить дублирующие действия, лишние детали, тем самым избавить сотрудников предприятия от надобности делать «пустую» работу, просто потому что так «было заведено». Ведь всем известно, что впустую потраченное работником время – это отсутствие прибыли или пустая трата денег организации;

Регламент – это детально разработанный процесс или комплекс принятых мер, разложенных по полочкам, учитывающий все нюансы. Процедуру его внедрения можно провести один раз, а в последствии вносить поправки и дополнения, если это будет необходимо;

Достаточно внедрить систему регламентов в основных процессах на предприятии, чтобы легко определить структуру деятельности и упростить непосредственно процесс управления и контроля результатов;

Применение регламентов осложнено во время кризиса, когда предприятие переживает не лучшие свои моменты;

Нужно понимать, что введение жестких регламентов, как и любых установленных рамок и нормативов, часто подавляют проявление творческой нотки и инициативы в некоторых процессах (например, в продажах). Причина легко объяснима. Когда сотруднику по пунктам расписаны его действия, то ему необязательно выдумывать что-то новое и свое. Но, однако, сам по себе ни один регламент не ответит на все вопросы. С его помощью сотрудник сможет лишь научиться ориентироваться в часто повторяющейся ситуации;

Рабочий регламент, составленный некачественно, может навредить существующим бизнес-процессам на предприятии и даже увеличить затраты. Многие руководители зациклены на централизации всех и вся на предприятии.Так, например, в одном из столичных предприятий ввели регламент, предписывающий проведение всего документооборота через их центральный офис. Это было направлено на упорядочение процессов оформления документов и сокращение ставок специалистов на местах, то есть изначально было запланировано снизить затраты. Но на практике вышло наоборот: дочерние офисы в регионах отправляли всю документацию в головной офис для акцепта, что чрезвычайно замедляло их работу. В центральном же офисе сложилась ситуация повышенной нагрузки, что привело к необходимости увеличения штата и другим лишним расходам. Таким образом, не была достигнута поставленная цель, результат оказался прямо противоположным.

Прежде чем разрабатывать рабочий регламент на производстве нужно навести порядок

Дмитрий Ким,

генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук

Относительно недавно, в июне 2012 года, наша компания вступила на путь перемен. В первую очередь изменению подлежала организационная структура компании. Мы сформулировали цели в формате Smart, разработали внутрикорпоративные ценности, выбрали направление на образование команды, открыли собственный университет, наладили коммуникации внутри нашей организации. В данный момент мы разрабатываем новую систему мотивации и оплаты труда и столкнулись с тем, что уровень задач не соответствует административным регламентам. Мы уже сейчас видим плюсы и минусы, понимаем, каким образом лучше будет изменить существующую систему документооборота.

Пожалуй, как на любом предприятии, у нас существуют свои стандарты. Детально с ними ознакомившись, мы поняли, что все они одного типа и не отражают сути управления процессами. Выделили два типа регламентов для управленческой деятельности:

• Регламенты структуры управления. Это стандартные документы, которые помогают упорядочить взаимодействия между управленцами при выполнении поставленных им задач. Данный вид предусматривается законодательством и включает в себя все необходимые предприятию документы: положения, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по ТБ и прочее. На нашем предприятии невозможно было даже запомнить перечень всех этих бумаг, что уж говорить об их исполнении!
• Регламенты процессов управления. Данные документы определяют процедуры выполнения разного рода операций.Их появление зачастую обусловлено возникновением проблемы на предприятии или слишком дорогим способом ее решения. Они появляются редко, хотя и ощутимо приносят результат и упрощают работу.

Структура и реквизиты рабочего регламента

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения.
2. Термины, определения, сокращения.
3. Описание процесса.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Более подробное описание содержания разделов приведено в таблице:

К числу основных реквизитов документа относят:

• Наименование организации;
• Дату и номер документа, место его составления;
• Гриф утверждения;
• Наименование документа;
• Текст документа;
• Приложение (если есть);
• Визы согласования.

Оформление всех перечисленных реквизитов нужно производить на основании требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Что указывать в приложении рабочего регламента

Идеальным вариантом в качестве приложения к регламенту станет модель бизнес-процесса. Обычно ее изображают в виде блок-схемы, но также возможно выведение основных параметров в таблицу или даже вербальное описание процесса. Графическое изображение модели бизнес-процессов создается с помощью компьютерных приложений.

Изначально, эта схема напоминает хитросплетение линий и геометрических фигур, но уже при детальном рассмотрении становится понятно, что в схеме зашифрован строгий порядок действий для выполнения различных процессов. Конкретно на изображенной схеме – процесс делопроизводства. Визуализация схемы удобна в большинстве случаев для восприятия и понимания, чем текстовая документация. На схеме четко видно начало каждого этапа, взаимодействие между этапами, и чем все заканчивается.

На нашей схематической модели бизнес-процесса о «согласовании проекта документа» выделены такие важные параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Если новый работник ознакомится с этой схемой, то он незамедлительно будет подготовлен к выполнению определенного функционала на определенном этапе, будет знать, как вести себя в ситуации, связанной с этим процессом.

Рабочий регламент снимает с руководителя необходимость заниматься мелочным контролем

Денис Рогалёв ,

генеральный директор завода «Техно», Рязань

В начале моего руководства на предприятии в 2010 году мы выпускали порядка 100 тыс. тонн готовой продукции в год, что было существенно ниже заявленной по паспорту производительности завода (она равняется 180 тыс. тонн в год). Нам предстояло повысить планку и увеличить мощность завода. Для этого мы разработали новые описания процессов, с помощью которых добились выявленияруководителями проблемных зон на местах и незамедлительного их устранения путем создания регламента организации рабочих мест.

Практически полгода нам потребовалось для доработки регламентирующих документов. Все это время мы работали в режиме повышенного дискомфорта. Но через 6 месяцев разработки решений, назначения ответственных людей, определения четких сроков исполнения мы пришли к главному выводу и создали стандарты работы, при которых руководителю не нужно было контролировать каждый шаг подчиненных ему людей. Это поспособствовало учету рабочего времени и контрою над выполнением работы.

Каждое новое описание процессов мне приходилось создавать с нуля, хотя должного опыта на тот момент у меня не было. Мы начали с описания стандартных операционных процедур, внедряя бережливое производство, и через некоторое время большинство процессов пришли в норму. С опытом создание регламентов происходит по четкому алгоритму действий, и только за последний год работы на нашем заводе запустили 15 новых стандартов.

Как разработать рабочий регламент: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определите предмет регламента.

Шаг 2. Определите ответственное лицо. За регламент должен отвечать один сотрудник, который будет нести ответственность за осуществление этого процесса.

Шаг 3. Проведите собрание в коллективе. Если регламентируется рабочий процесс, в котором сталкиваются интересы нескольких подразделений, то важно правильно запустить его - провести собрание ключевых участников процесса. Ответственный за рабочий регламент сотрудник должен объяснить, насколько для компании важен обсуждаемый вопрос и каким образом его лучше решить. Необходимо выслушать мнение всех заинтересованных сотрудников и учесть их пожелания.

Шаг 4. Опишите процесс. Объем описания зависит от конкретного бизнес-процесса. Если этот процесс не является сложным, и сотрудник, который за него отвечает, детально представляет себе все этапы его выполнения, то лучше поручить ему самостоятельно составить регламент. После этого он должен обсудить его с остальными участниками собрания.

Если процесс сложный, то каждый его участник должен составить свою часть работы. После все материалы компонуются в один документ и обсуждаются.

Шаг 5. Обсудите будущий регламент. Базовый текст рабочего регламента нужно предоставить на обсуждение всем участникам группы с целью последующей его корректировки. Каждый участник высказывает свое мнение, делает замечания, выдвигает предложения и обосновывает их.

Шаг 6. Утвердите регламент. После обсуждения текст поддается корректировке, а затем утверждается Генеральным Директором. Регламент утверждается двумя способами:

• Напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
• Косвенно (путем издания приказа). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Прописывайте четкие инструкции

Александр Груздев ,

генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва

В нашей компании предусмотрена должность директора по качеству (или менеджера по качеству), на которого и возложена обязанность составления регламентов. Он придерживается следующих этапов в составлении:

• Определение рабочих процессов;
• Выстраивание диаграммы процессов и их взаимодействия между собой;
• Детальное описание процессов;
• Составление текста регламента.

Специалист по качеству изучает трудовой распорядок сотрудников в различных подразделениях, чтобы составить описания стандартных ситуаций, например: «Газовая станция должна быть осмотрена при помощи следующих технических средств… По окончании должен быть написан подробный отчет». Специалист службы качества должен иметь полное представление о всех рабочих процессах, знать должностные обязанности сотрудников предприятия, иметь соответствующий уровень квалификации и профессионализма.

Ставим острые вопросы и пытаемся сформировать картину процесса

Леонид Волков ,

независимый член совета директоров ОАО «Концерн Чувашгосснаб», Чебоксары

Алгоритм разработки регламента в нашей компании состоит из нескольких этапов:

1. Определение конечной цели. Мы стараемся выявить дополнительное конкурентное преимущество, полученное за счет внедрения регламентов бизнес-процессов. Поставленная цель должна быть предельно понятна каждому сотруднику в организации. Иначе следование регламенту станет дополнительной нагрузкой и превратится в «обязаловку».
2. Комплексное исследование имеющегося бизнес-процесса, помогает определить слабые места, создать возможность оптимизации бизнес-процессов.
3. Оптимизация и проектирование бизнес-процесса. При проектировании мы предусматриваем пару-тройку сценариев:или оставляем прежний, или создаем новый с нуля, или корректируем тот, что есть.
4. Документирование процесса. Рукописный вариант проекта бизнес-процесса переносится в электронный вид.
5. Внедрение бизнес-процесса. Основополагающим факторов является то, чтобы каждый участник рабочего процесса имел представление, что именно он должен делать, и как достижение результата отразится на оплате его труда.

Все этапы проходят в форме открытого обсуждения. Ведущая роль в создании регламента отводится руководителю рабочей группы или руководителю проекта: именно он будет отвечать за конечную разработку и внедрение бизнес-процессов в реальную практику. Задачей этого человека является задавать острые вопросы и суметь представить четкую картину процесса, ведь каждый участник смотрит на один и тот же процесс со своей точки зрения, а объективная картина может вырисоваться только тогда, когда будут опрошены и выслушаны все. Каждый должен осознавать свою ответственность в создании бизнес-процессов. Иногда компании нанимают сторонние консалтинговые фирмы для разработки рабочего регламента, и это является одной из серьезных ошибок. Да, для Вас смогут расписать, что, кому и как делать. Но, в большинстве своем, сотрудники Вашей компании отнесутся к данному документу, как к чужеродному. В нем не будут учитываться все тонкости и нюансы взаимодействия внутри Вашего предприятия.

В зависимости от сложности проекта на его разработку уходит от четырех месяцев до года. Это именно тот период, когда внедрение нового регламента будет давать результаты.

Как внедрить рабочий регламент

После того, как все заинтересованные стороны дали свое согласие, нужно подготовить план дальнейших действий для запуска регламента. Этим планом может стать приказ или приложение к приказу об утверждении рабочего регламента. К действиям относятся:

• Признание предыдущих локальных регламентов как утратившими свою силу.
• Внесение новых локальных нормативных актов для активации работы нового регламента;
• Разработка новых локальных нормативных актов, которые понадобятся для работы по новому регламенту;
• Доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
• Изготовление новых бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с принятым регламентом;
• Изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
• Поиск кандидатов на новые должности, назначение или перевод работников на новые должности;
• Обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
• Разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
• Сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса («опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
• Корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
• Введение в действие скорректированной версии регламента;
• Определение процедур контроля качества регламента.

После того как рабочая группа определилась с мероприятиями по внедрению нового процесса, руководитель предприятия издает приказ об утверждении и введении в действие нового регламента. Нужно отметить тот факт, что из-за продолжительности мероприятий даты утверждения и введения документа в действие будут различаться.

Как показывает практика, работа над регламентом будет продолжаться и после его принятия и внедрения в рабочий процесс. Это связано с тем, что меняется бизнес, практика выявляет точечные нюансы и ошибки, детали, которые не были замечены рабочей группой. В связи с этим работа над оптимальным вариантом продолжается на протяжении долгого времени. Когда объем изменений и дополнений станет достаточно большим, то следует выпустить новую редакцию регламента. Выступить с таким предложением должен, в первую очередь, сотрудник, в чьи обязанности вменен контроль над исполнением регламента.

Работу над текстом регламента должен осуществлять«держатель», который обладает необходимыми знаниями как в сути регламентируемого процесса, так и в принципах работы над текстами локального и нормативного характера.

Какую роль играет генеральный директор в регламентации процессов

Участие первого лица компании в процессе регламентации зависит:

• От предмета регламента. При разработке регламента пересмотра цен или внесения изменений в ассортимент продукции участие генерального директора необходимо, так как могут приниматься важные решения и перераспределяться обязанности.
• От эффективности исполнения описываемого процесса. В случае, если нужно задокументировать налаженный процесс, генеральный директор не должен вникать в суть вопроса. Но, если ключевой вопрос регулярно выходит из-под контроля, то руководителю важно проследить за утверждением данного регламента и проконтролировать процесс его выполнения.
• От заинтересованных сторон. В ситуациях, когда обсуждается регламент, регулирующий взаимодействие нескольких подразделений предприятия, руководители которых равны по своему статусу, и при этом обсуждаются важные стратегические вопросы (например, ценообразование, где задействованы юристы, продавцы, производители, снабженцы и др.), то принимать решения по этому регламенту должен генеральный директор.

9 типичных ошибок рабочего регламента

1. Регламент оторван от практики. Очень важно доверить контроль над созданием регламента человеку, который имеет непосредственное отношение к рабочему процессу на предприятии. Допустим, когда компания выросла до крупных размеров, руководство может позволить создать специальный отдел, который будет заниматься развитием бизнеса. Именно этому отделу поручено создание регламентов. Такой отдел ставит задачу описать все, что происходит на предприятии, а с какой целью это делается – им не важно. Когда регламент пишут люди, не задействованные в реальный рабочий процесс, то реально руководящий этим процессом человек действовать по составленной схеме не будет. Поэтому регламент не работает.
2. В регламенте отсутствует гибкость. Многие пытаются как можно подробнее описать протекание процессов для составления регламента. Это происходит в связи с незнанием разницы между написанием регламента и описанием процессов. Но, если поставлена задача автоматизировать процессы, то такие подробные описания призваны помочь людям. Когда именно возникает потребность в регламенте? Когда в реальном процессе принимает участие большое количество работников, действия дублируют друг друга, но каждый трактует их по-своему (сроки, ответственность и т. п.). Составленный рабочий регламент направлен на то, чтобы снять все разночтения и разногласия: действие такое-то, раз в месяц, ответственный тот-то, и т.д. И нужно учесть необходимость предоставить исполнителям определенную свободу действий, чтобы была возможность принятия решений в определенных ситуациях (не ответить клиенту с течение часа, а сделать это немедленно, если того требует ситуация).
3. Нет стимулов. При отсутствии качественной системы мотивации не выручит ни один регламент. Если в документе указано, что финансовый отдел должен поставить свою визу в договоре в течение двух дней, то эту запись можно трактовать двояко. В первом случае, финансист может не предпринимать никаких действий раньше, чем наступление вечера второго дня, во втором случае, договор должен быть завизирован финансистами при любых обстоятельствах, но лучше это сделать быстрее. Таким образом, люди должны быть замотивированы на выполнение регламента.
4. Большой объем текста. Оптимальный размер документа- не более 5-7 страниц.
5. Сложность текста, длинные составные предложения. Предпочтительнее сокращать фразы до конкретных и понятных предложений.
6. В терминах и названиях используются синонимы. Важно, чтобы однажды упомянутый термин использовался на протяжении всего текста.
7. Использованы сокращения без расшифровки. Недопустимо. Любое сокращение требует расшифровки (в скобочках или в виде сноски).
8. Не обозначены конкретные исполнители. Очень важно знать людей, несущих ответственность за выполнение того или иного регламента.
9. Не все шаги описаны. Бывают случаи, когда часто повторяющиеся в процессе работы действия кажутся очевидными. Но их все равно нужно детально описать, так как регламент будет предназначен и для новичков в том числе.

Информация об авторе и компании

Александр Груздев, генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва. Компания VG Ultra – официальный представитель белорусской компании Belatra в России, производителя программного обеспечения и процессорных устройств для игровых автоматов. Компания образована в 2005 году, штат – восемь человек.

Леонид Волков , независимый член совета директоров ОАО «Концерн Чувашгосснаб», Чебоксары. ОАО «Концерн «Чувашгосснаб» создан на базе Госснаба Чувашской АССР. Предприятие имеет 80-летнюю историю. Основные направления деятельности – оптовая торговля строительными и отделочными материалами и управление офисно-складскими комплексами. Оборот предприятия за 2006 год составил 25 млн долл. Штат – 190 человек.

Денис Рогалёв, генеральный директор завода «Техно», Рязань. ООО «Завод «Техно». Сфера деятельности: производство теплоизоляционных материалов; крупнейший из шести заводов по производству минераловатных изделий компании «ТехноНиколь». Численность персонала: более 400.

Дмитрий Ким, генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук. ООО «Апатит-Электромашсервис». Сфера деятельности: машиностроение, ремонт электромашин, сервисное обслуживание горнодобывающего, обогатительного оборудования, карьерной техники; компания входит в ГК «Фосагро» Территория: головной офис – в Апатитах, филиал – в Кировске (оба – Мурманская область). Численность персонала: 1200 (в 2013 году).

219. Распределение времени в воинской части осуществляется так, чтобы обеспечивалась ее постоянная боевая готовность и создавались условия для проведения организованной боевой учебы личного состава, поддержания воинской дисциплины и внутреннего порядка, воспитания военнослужащих, повышения их культурного уровня, всестороннего бытового обслуживания, своевременного отдыха и приема пищи.

Общая продолжительность еженедельного служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, кроме случаев, указанных в абзаце третьем настоящей статьи , не должна превышать продолжительности еженедельного рабочего времени, установленной федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Продолжительность служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по призыву, определяется распорядком дня воинской части.

Боевое дежурство (боевая служба), учения, походы кораблей и другие мероприятия, перечень которых определяется Министром обороны Российской Федерации, проводятся при необходимости без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, а также военнослужащим, проходящим военную службу по контракту в военных профессиональных образовательных организациях, военных образовательных организациях высшего образования и учебных воинских частях, предоставляется не менее одних суток отдыха еженедельно. Остальным военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, предоставляется не менее одних суток отдыха еженедельно, но не менее шести суток отдыха в месяц.

220. Дни отдыха предоставляются военнослужащим в выходные и праздничные дни, а при привлечении их в эти дни к исполнению обязанностей военной службы отдых предоставляется в другие дни недели.

Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, привлекаемым к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, а также к мероприятиям, проводимым без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, предоставляется в качестве компенсации отдых в другие дни недели решением командира воинской части (подразделения) с учетом необходимости поддержания боевой готовности и интересов службы.

(см. текст в предыдущей редакции)

При невозможности предоставления в качестве компенсации военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, отдыха соответствующей продолжительности в другие дни недели время исполнения обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, в выходные и праздничные дни с учетом времени, необходимого военнослужащему для прибытия к месту службы от места жительства и обратно, а также время участия в мероприятиях, проводимых без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, суммируется и предоставляется указанным военнослужащим в виде дополнительных суток отдыха, которые могут быть присоединены к основному отпуску. Учет указанного времени (в часах и сутках) ведется командиром подразделения в журнале, правильность записей в котором еженедельно подтверждается подписью военнослужащего.

Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, участвующим в мероприятиях, которые проводятся при необходимости без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, по их просьбе вместо предоставления дополнительных суток отдыха может выплачиваться денежная компенсация в размере денежного содержания за каждые положенные дополнительные сутки отдыха. Порядок и условия выплаты денежной компенсации устанавливаются Министром обороны Российской Федерации.

Сведения о количестве дополнительных суток отдыха, выплатах денежной компенсации вместо предоставления дополнительных суток отдыха, присоединенных к основному отпуску, представляются командиром подразделения в штаб воинской части.

(см. текст в предыдущей редакции)

222. Распределение времени в воинской части в течение суток, а по некоторым положениям и в течение недели осуществляется распорядком дня и регламентом служебного времени.

Распорядок дня воинской части определяет по времени выполнение основных мероприятий повседневной деятельности, учебы и быта личного состава подразделений и штаба воинской части.

Регламентом служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, в дополнение к распорядку дня устанавливаются сроки и продолжительность выполнения этими военнослужащими мероприятий повседневной деятельности, вытекающих из обязанностей военной службы.

Распорядок дня и регламент служебного времени устанавливает командир воинской части или соединения с учетом вида и рода войск Вооруженных Сил, задач, стоящих перед воинской частью, времени года, местных и климатических условий. Они разрабатываются на период обучения и могут уточняться командиром воинской части (соединения) на время боевых стрельб, полевых выходов, проведения учений, маневров, походов кораблей, несения боевого дежурства (боевой службы), службы в суточном наряде и других мероприятий с учетом особенностей их выполнения.

Распорядок дня и регламент служебного времени находятся в документации суточного наряда, а также в штабе воинской части и в канцеляриях подразделений.

223. В распорядке дня воинской части должно быть предусмотрено время проведения утренней физической зарядки, утреннего и вечернего туалета, утреннего осмотра, учебных занятий и подготовки к ним, смены специальной (рабочей) одежды, чистки обуви и мытья рук перед приемом пищи, приема пищи, ухода за вооружением и военной техникой, воспитательной, культурно-досуговой и спортивно-массовой работы, информирования личного состава, прослушивания радио и просмотра телепередач, приема больных в медицинском пункте, а также время для личных потребностей военнослужащих (не менее двух часов), вечерней прогулки, вечерней поверки и не менее восьми часов для сна.

Промежутки между приемами пищи не должны превышать семь часов.

После обеда в течение не менее тридцати минут не должны проводиться занятия или работы.

224. Регламентом служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, должно предусматриваться время их прибытия на службу и убытия с нее, время перерыва для приема пищи (обеда), самостоятельной подготовки (не менее четырех часов), ежедневной подготовки к проведению занятий и время на физическую подготовку (общей продолжительностью не менее трех часов в неделю).

При определении регламента служебного времени учитывается необходимость исполнения военнослужащими должностных обязанностей в соответствии с распорядком дня, а также выполнения мероприятий, направленных на поддержание воинской части (подразделения) в постоянной боевой готовности.

Регламент служебного времени при несении службы в суточном наряде определяется общевоинскими уставами и соответствующими инструкциями.

Круглосуточное дежурство в воинской части (подразделении) офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов и старшин, проходящих военную службу по контракту, не входящих в суточный наряд, может быть введено только в исключительных случаях на ограниченное время командующим войсками военного округа, фронта, флотом, армией.

225. Каждую неделю, как правило в субботу, в полку проводится парково-хозяйственный день в целях обслуживания вооружения, военной техники и другого военного имущества, дооборудования и благоустройства парков и объектов учебно-материальной базы, приведения в порядок военных городков и производства других работ. В этот же день обычно производится общая уборка всех помещений, а также помывка личного состава в бане.

Кроме того, в целях поддержания вооружения и военной техники в постоянной боевой готовности в полку проводятся парковые недели и парковые дни с привлечением всего личного состава.

Парковые недели, парковые и парково-хозяйственные дни проводятся по планам, разрабатываемым штабом полка совместно с заместителями командира полка по вооружению и по тылу и утверждаемым командиром полка. Выписки из планов доводятся до подразделений.

В дни отдыха подъем разрешается производить позднее обычного, в час, установленный командиром воинской части, утренняя физическая зарядка не проводится.

Распределение времени и повседневный порядок. Распорядок дня и регламент служебного времени

1. Распределение времени и повседневный порядок.

219. Распределение времени в воинской части осуществляется так, чтобы обеспечивалась ее постоянная боевая готовность и создавались условия для проведения организованной боевой учебы личного состава, поддержания воинской дисциплины и внутреннего порядка, воспитания военнослужащих, повышения их культурного уровня, всестороннего бытового обслуживания, своевременного отдыха и приема пищи.

Общая продолжительность еженедельного служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, кроме случаев, указанных в абзаце третьем настоящей статьи, не должна превышать продолжительности еженедельного рабочего времени, установленной федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Продолжительность служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по призыву, определяется распорядком дня воинской части.

Боевое дежурство (боевая служба), учения, походы кораблей и другие мероприятия, перечень которых определяется Министром обороны Российской Федерации, проводятся при необходимости без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, а также военнослужащим, проходящим военную службу по контракту в военных образовательных учреждениях профессионального образования, соединениях и воинских частях постоянной готовности и учебных воинских частях, предоставляется не менее одних суток отдыха еженедельно. Остальным военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, предоставляется не менее одних суток отдыха еженедельно, но не менее шести суток отдыха в месяц.

220. Дни отдыха предоставляются военнослужащим в выходные и праздничные дни, а при привлечении их в эти дни к исполнению обязанностей военной службы отдых предоставляется в другие дни недели.

Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту (за исключением военнослужащих, указанных в статье 221 настоящего Устава), привлекаемым к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, а также к мероприятиям, проводимым без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, предоставляется в качестве компенсации отдых в другие дни недели решением командира воинской части (подразделения) с учетом необходимости поддержания боевой готовности и интересов службы.

При невозможности предоставления в качестве компенсации военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, отдыха соответствующей продолжительности в другие дни недели время исполнения обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, в выходные и праздничные дни с учетом времени, необходимого военнослужащему для прибытия к месту службы от места жительства и обратно, а также время участия в мероприятиях, проводимых без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, суммируется и предоставляется указанным военнослужащим в виде дополнительных суток отдыха, которые могут быть присоединены к основному отпуску. Учет указанного времени (в часах и сутках) ведется командиром подразделения в журнале, правильность записей в котором еженедельно подтверждается подписью военнослужащего.

Военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, участвующим в мероприятиях, которые проводятся при необходимости без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, по их просьбе вместо предоставления дополнительных суток отдыха может выплачиваться денежная компенсация в размере денежного содержания за каждые положенные дополнительные сутки отдыха. Порядок и условия выплаты денежной компенсации устанавливаются Министром обороны Российской Федерации.

Сведения о количестве дополнительных суток отдыха, выплатах денежной компенсации вместо предоставления дополнительных суток отдыха, присоединенных к основному отпуску, представляются командиром подразделения в штаб воинской части.

221. Военнослужащим, проходящим военную службу в соединениях и воинских частях постоянной готовности, переведенных в установленном порядке на комплектование военнослужащими, проходящими военную службу по контракту, дополнительный отдых в случае привлечения их к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, а также участия в мероприятиях, проводимых без ограничения общей продолжительности еженедельного служебного времени, не предоставляется.

Устав Внутренней службы ВС РФ

от 10 ноября 2007 г. N 1495

2. Распорядок дня и регламент служебного времени

222. Распределение времени в воинской части в течение суток, а по некоторым положениям и в течение недели осуществляется распорядком дня и регламентом служебного времени.

Распорядок дня воинской части определяет по времени выполнение основных мероприятий повседневной деятельности, учебы и быта личного состава подразделений и штаба воинской части.

Регламентом служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, в дополнение к распорядку дня устанавливаются сроки и продолжительность выполнения этими военнослужащими мероприятий повседневной деятельности, вытекающих из обязанностей военной службы.

Распорядок дня и регламент служебного времени устанавливает командир воинской части или соединения с учетом вида и рода войск Вооруженных Сил, задач, стоящих перед воинской частью, времени года, местных и климатических условий. Они разрабатываются на период обучения и могут уточняться командиром воинской части (соединения) на время боевых стрельб, полевых выходов, проведения учений, маневров, походов кораблей, несения боевого дежурства (боевой службы), службы в суточном наряде и других мероприятий с учетом особенностей их выполнения.

Распорядок дня и регламент служебного времени находятся в документации суточного наряда, а также в штабе воинской части и в канцеляриях подразделений.

223. В распорядке дня воинской части должно быть предусмотрено время проведения утренней физической зарядки, утреннего и вечернего туалета, утреннего осмотра, учебных занятий и подготовки к ним, смены специальной (рабочей) одежды, чистки обуви и мытья рук перед приемом пищи, приема пищи, ухода за вооружением и военной техникой, воспитательной, культурно-досуговой и спортивно-массовой работы, информирования личного состава, прослушивания радио и просмотра телепередач, приема больных в медицинском пункте, а также время для личных потребностей военнослужащих (не менее двух часов), вечерней прогулки, вечерней поверки и не менее восьми часов для сна.

Промежутки между приемами пищи не должны превышать семь часов.

После обеда в течение не менее тридцати минут не должны проводиться занятия или работы.

224. Регламентом служебного времени военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, должно предусматриваться время их прибытия на службу и убытия с нее, время перерыва для приема пищи (обеда), самостоятельной подготовки (не менее четырех часов), ежедневной подготовки к проведению занятий и время на физическую подготовку (общей продолжительностью не менее трех часов в неделю).

При определении регламента служебного времени учитывается необходимость исполнения военнослужащими должностных обязанностей в соответствии с распорядком дня, а также выполнения мероприятий, направленных на поддержание воинской части (подразделения) в постоянной боевой готовности.

Регламент служебного времени при несении службы в суточном наряде определяется общевоинскими уставами и соответствующими инструкциями.

Круглосуточное дежурство в воинской части (подразделении) офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов и старшин, проходящих военную службу по контракту, не входящих в суточный наряд, может быть введено только в исключительных случаях на ограниченное время командующим войсками военного округа, фронта, флотом, армией.

225. Каждую неделю, как правило в субботу, в полку проводится парково-хозяйственный день в целях обслуживания вооружения, военной техники и другого военного имущества, дооборудования и благоустройства парков и объектов учебно-материальной базы, приведения в порядок военных городков и производства других работ. В этот же день обычно производится общая уборка всех помещений, а также помывка личного состава в бане.

Кроме того, в целях поддержания вооружения и военной техники в постоянной боевой готовности в полку проводятся парковые недели и парковые дни с привлечением всего личного состава.

Парковые недели, парковые и парково-хозяйственные дни проводятся по планам, разрабатываемым штабом полка совместно с заместителями командира полка по вооружению и по тылу и утверждаемым командиром полка. Выписки из планов доводятся до подразделений.

Для руководства работами в парково-хозяйственные дни, в первую очередь по обслуживанию вооружения, военной техники и боеприпасов, назначается необходимое число офицеров, прапорщиков и сержантов.

226. Воскресные и праздничные дни являются днями отдыха для всего личного состава, кроме лиц, несущих боевое дежурство (боевую службу) и службу в суточном и гарнизонном нарядах. В эти дни, а также в свободное от занятий время с личным составом проводятся культурно-досуговая работа, спортивные состязания и игры.

Накануне дней отдыха спектакли, кинофильмы и другие мероприятия для военнослужащих, проходящих военную службу по призыву, разрешается оканчивать на один час позднее обычного.

В дни отдыха подъем разрешается производить позднее обычного, в час, установленный командиром воинской части, утренняя физическая зарядка не проводится.

Устав Внутренней службы ВС РФ
утвержден указом Президента РФ
от 10 ноября 2007 г. N 1495

«Пойду пройдусь», «У меня перерыв», «Засиделся, надо размяться», «Пойду воздухом подышу», «Прогуляемся до соседнего отдела» — всем сотрудникам нужны перерывы в работе. Трудятся ли они в офисе или в цехе, за компьютером или у станка, с людьми или документами — режим труда и отдыха всегда имеет место. Какое количество времени можно и нужно отводить на чаепития, обеды, «прогулки»? Как часто можно устраивать «перекуры»? Как эффективно контролировать время на отдых для работников?

Представляем очередной пост из серии HR о правильной регламентации перерывов для офисных сотрудников.

Что насчет закона?

Правильно — это, прежде всего, в соответствии с действующим законодательством. Трудовой кодекс РФ гласит следующее. По статье 108 «Перерывы для отдыха и питания» главы 18 раздела V, «в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается. Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению между работником и работодателем».

То есть, если в вашей организации, как и в большинстве других, сотрудники офиса работают с 9 до 18 (с 10 до 19), то перерыв на обед у них обычно составляет 1 час. Его можно увеличить до 2 часов (если, например, столовая находится достаточно далеко от офиса или сотрудники предпочитают ездить на обед домой в другой конец города) или сократить до 30 минут. Соответственно, нужно увеличивать или сокращать время пребывания на рабочем месте. Не забываем, что рабочий день — это 8 часов времени. Обычно перерыв для отдыха и питания предоставляется работникам примерно спустя четыре часа после начала работы. Кстати нужно отметить, что этот перерыв не включается в рабочее время и не оплачивается, а значит, может использоваться работником исключительно по своему усмотрению. Он может пообедать, сходить в магазин или по другим личным делам.

С основным приемом пищи — обедом — все более или менее понятно. Гораздо больше вопросов на практике вызывают «перекуры», «прогулки» по коридорам и чаепития. Давайте разбираться. Работа офисного сотрудника так или иначе связана с использованием компьютера, и именно этим условием обычно обусловлено наличие небольших перерывов, «пятиминуток» в течение рабочего дня. Опять же, по закону, для предупреждения преждевременной утомляемости работников — пользователей ПК — рекомендуется организовывать рабочее время путем чередования работы с использованием компьютера и без него (п. 1.3 приложения 7 к СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03).

Если же работа требует постоянного взаимодействия с монитором (набор текстов, просмотр информации, ввод данных) с напряжением внимания и сосредоточенностью, то рекомендуется организовывать перерывы на 10 - 15 минут через каждые 45 - 60 минут работы. Нужно подчеркнуть, что такие перерывы включаются в рабочее время в силу ч. 1 ст. 109 ТК РФ. Они нужны для снижения нервно-эмоционального напряжения и устранения влияния гиподинамии (недостаточной мышечной активности). Кто-то из сотрудников может прогуляться по коридору или выйти на улицу, сделать зарядку или посидеть в кресле в комнате отдыха. Да что говорить, иногда простая возможность встать, подойти к окну или налить чашку чая действует хорошо: и через 5 минут с новыми силами человек возвращается за работу.

Вернемся в реальный мир

Все было бы совсем отлично, если бы все сотрудники работали с одинаковой отдачей и отдыхали ровно столько, сколько нужно их организму для восстановления работоспособности. На деле, любой руководитель сталкивался с ситуациями неконтролируемых перерывов и «перекуров»: по одному или группами, своим отделом или цепляя чужие, работники выходят в «курилку» или офисную кухню: «У нас законный перерыв». В итоге, этот перерыв затягивается на больший срок, чем положено, работа останавливается, а дисциплина стремительно падает. О пользе разговоров между сотрудниками в перерывах, о плюсах неформального общения говорить не приходится, поскольку мы рассматриваем случаи, когда такие затяжные «перекуры» существенно влияют на качество и результаты труда.

По отношению к свободному времени на рабочем месте всех сотрудников можно разделить на два типа. Первые, закончив выполнять свою работу в рамках функционала, решив минимальное количество задач в день, сидят в соцсетях, каждые десять минут выходят пообщаться с коллегами, звонят по личным вопросам. Словом, используют рабочее время непродуктивно — получаются сплошные перерывы.

Второй тип сотрудников, выполнив обычный объем работы в день, начинают активно искать другие занятия самостоятельно (ищут, что можно улучшить в повседневной деятельности, видят проблемы, ставят и решают задачи помимо непосредственных обязанностей) или через обращение к своему руководителю («А что еще мне сделать?», «А давайте я вот этим займусь?», «Есть еще какие-нибудь задачи для меня?»). В случае со вторым типом о нецелесообразном использовании перерывов и речи быть не может. Ведь, как мы помним, это сотрудники категории А; они, как правило, инициативные, организованные трудоголики — в плане дисциплины с ними проще.

Вернемся к перерывам. Общая их продолжительность для всех сотрудников при работе за ПК может составлять от 50 до 90 минут при обычном «офисном» рабочем дне в 8 часов. Эти перерывы необходимо регламентировать с помощью внутренних локальных нормативных актов; обычно режим труда и отдыха описывается в Правилах внутреннего трудового распорядка, также это могут быть приказы и распоряжения руководителя. С такими документами обязательно нужно знакомить под роспись всех новых сотрудников и весь коллектив в случае принятия нового документа. Невыполнение принятых правил является поводом для вынесения дисциплинарного взыскания со всеми вытекающими последствиями (вплоть до увольнения при систематическом нарушении).

Перерывы можно прописывать, строго привязывая их ко времени, например «каждые два часа по 10 минут в начале часа», или делая «плавающими». Как отслеживать время отсутствия сотрудника на рабочем месте? Для этого существуют различные сервисы учета рабочего времени, можно установить специальные программы на ПК, в корпоративных информационных системах часто есть функция такого учета. Совсем простой вариант — сотрудник, уходя на перерыв и возвращаясь с него, оставляет записку руководителю с указанием времени перерыва.

Отдельно нужно сказать о курении во время работы. Относить ли перерывы на курение к основным перерывам или нет — вопрос неоднозначный. Часто курящие сотрудники не меньше остальных ходят по коридорам, пьют чай и общаются по телефону не по рабочим делам. Поэтому их рабочий день сокращается еще больше. Как бороться с частыми «перекурами»? Здесь мы, конечно, говорим не о вреде курения, а о том, как можно регламентировать такое нерабочее времяпрепровождение.

Есть много разных идей. В пример можно привести работодателей, которые в борьбе за здоровье персонала совсем запрещают курение на территории предприятия, однако здесь появляется вероятность того, что сотрудники будут «бегать за угол», опаздывать утром на работу. Снижать зарплату за курение неправомерно, а вот доплачивать некурящим можно, такая практика тоже есть. Неплохо в компаниях работает и такой вариант — курящим сотрудникам попросту увеличивают продолжительность рабочего дня. Скажем, занимают у него «перекуры» 30 минут в день — значит, и рабочий день увеличивается на полчаса.

Вместо заключения

Перечислим несколько простых правил, которые помогут эффективно регламентировать перерывы в работе офисных сотрудников.

• Режим труда и отдыха должен быть одинаковым для всех работников.
• Разрабатывая этот режим, нужно учесть характер работы (офис, производство, наличие ПК и прочее), продолжительность рабочего дня, чередование рабочих и выходных дней.
• Всех сотрудников надо ознакомить под роспись с документами, регламентирующими перерывы.
• Необходимо разработать и внедрить систему контроля использования перерывов сотрудниками.
• Эта система должна быть простой и понятной всем сотрудникам.

И еще — не стоит забывать о том, что перерывы действительно нужны. Работник, полностью погруженный в работу в течение 8 часов, «привязанный» к рабочему месту в прямом смысле слова — это не только незаконно, но и не эффективно. Известно, что самые большие достижения и успехи в работе мы часто делаем именно после перерыва (будь то отпуск или чашка чая у окна).

Поэтому важно подобрать для своей компании именно ту индивидуальную схему, которая будет работать, найти баланс между рабочим временем, трудом и отдыхом на каждом рабочем месте.

Высоких вам конверсий!

Дарья Хоромская,
руководитель HR-отдела LPgenerator