Оценка начала и окончания работ с помощью сетевого графика Реальный план проекта и сетевой график требуют надежной оценки времени всех операций проекта. Внесение времени в сетевой график позволяет оценить продолжительность осуществления проекта. Сетевой график

Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта Персонал - это конкретные индивидуумы, частью которых является их квалификация, исполнение функционально-должностных обязанностей и проч., что описывается в рамках штатного расписания

Построение графика стоимости времени выполнения проекта При построении графика стоимости времени выполнения проекта необходимо выполнить три следующих основных шага:Найти общие прямые издержки для выбранных продолжительностей проекта. Найти косвенные издержки для

Риски, связанные с выполнением графика работ Использование резервов времени. Когда некоторые управляющие видят, что сеть замедляет работу, они перестают беспокоиться об окончании работы в срок - к чему беспокоиться, если еще есть резерв времени в целых 10 дней.Управление

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта Менеджер проекта может задавать собственные правила для планирования ресурсов, в том числе определять приоритетность работ. При стандартной схеме планирования сначала должны выполняться работы, лежащие на критическом пути,

Методы разработки и формы представления структурной схемы работ Существуют различные способы разработки и отображения структурной схемы работ по проекту. Все зависит от конкретного проекта и конкретных

Различные форматы представления структурной схемы работ Организационная блок-схемаОрганизационный формат структурной схемы работ (см. рис. 3.4) достаточно наглядно отражает общую структуру проекта. Однако такая схема может занимать много места, поэтому не совсем

Глава 4 Составление графика работ В этой главе… Разработка и анализ сетевого графика Оценка продолжительности работ Как действовать в условиях ограниченных сроков Формы представления графика работ Проект всегда имеет установленный срок завершения. Вы

Анализ графика работ Общее время для выполнения комплекса работ задачи зависит от следующих факторов. Продолжительность. Время, которое необходимо для выполнения каждой отдельной работы. Последовательность. Порядок выполнения работ. Предположим, ваш проект

Две формы представления сетевого графика Сетевой график имеет две формы представления. События-работы. Кружочками обозначаются события, а стрелками - работы. Эта форма считается классической, или традиционной. Работы-связи. Наименования работ вписываются в

Разработка графика работ Разработка графика работ заключается в поиске такой последовательности работ и комбинации ресурсов, которая обеспечит максимальные возможности достижения намеченных целей с минимальными

Контроль за соблюдением графика работ Часто предпочтительнее иметь свою информационную систему, чем пользоваться той, что есть в организации.Какую информацию собиратьДля контроля за соблюдением графика работ важны: даты начала и окончания каждой работы; даты

Подготовка отчета о ходе работ проекта Самым обычным периодическим письменным сообщением по проекту является отчет о проделанной работе - описание сделанного за отчетный период, возникших затруднений и мер по их устранению, а также планируемых на следующий период

Наверняка, у каждого из вас есть уже свой проект, или идея, которую вы готовы реализовать. Если нет, то на первом этапе занятия лучше организоваться в небольшие группы и ответьте на ряд вопросов по методу «Качели времени». Данный метод позволит вам дать основные советы с чего можно начать, реализуя свою идею.

На следующем этапе попробуйте смоделировать свое будущее, и ответить на ряд вопросов, фиксируя свои ответы. После того, как вы ответите на все вопросы, вы вернетесь в настоящее, где проанализируете свои ответы из будущего, определяя шаги к его созданию прямо сейчас.

«Качели времени» реализованного проекта:

1. Что было до реализации вашего проекта (идеи), что вас не устраивало?
2. Какие изменения произошли с объектами вашей деятельности?
3. Опишите вашего идеального благополучателя.
4. Напишите отзыв человека, который доволен вашим проектом.
5. Представьте, что статьи о вашем проекте выходят в различных СМИ? Как будет называться заголовок такой новости?
6. Благодаря кому проект реализован быстро и экономно?
7. Как вы сделали ваш проект популярным?
8. Кого и как вы отблагодарили?

После того, как ответили на вопрос «качелей», и «в настоящем» получили ключ к вопросам, вы осознаете, что все начинается именно сейчас, что будущее зависит от того, что вы предпринимаете сегодня.

1. Актуальность
2. Цель проекта
3. Целевая аудитория проекта
4. Добейтесь отзыва от любимого человека, включив и его в свой проект
5. «Идти через слова!» Не забывайте о грамотной и яркой презентации вашего проекта. Напишите статьи, которые будут отражать ваши результаты. Это будет вас мотивировать для реализации ваших идей.
6. Необходимы вам связи для реализации проекта
7. Идеи для вашего медиаплана
8. Ваша команда

Основная часть.

Проект - это ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание уникальных продуктов и услуг или получение принципиально новых результатов.

Все ли понимают зачем управлять проектом? Может ли проект осуществляться самостоятельно? Запишите ключевые ответы, исходя из которых формулируется понятие «управление проектами».

Управление проектами - деятельность, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.

Этапы управления проектом:

• Инициация
• Планирование
• Исполнение
• Мониторинг и контроль
• Завершение

Основные термины для работы в рамках учебного курса:

Стоимость (издержки, затраты). В наиболее простом виде издержки – это количество потраченных на его реализацию ресурсов.

Сроки (время) – временной интервал, необходимый для реализации проекта с момента его старта.

Риски – это неопределенные события или условия, которые в случае реализации имеют позитивное или негативное влияние, по меньшей мере, на одну из основных областей проекта, например содержание, сроки или стоимость.

Для компактного описания ситуации, в рамках которой предстоит разрабатывать и реализовывать конкретный проект, можно использовать такой метод, как SWOT-анализ. Название метода образовано от первых букв английских терминов: сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities), угрозы (threats). Этот метод позволяет проанализировать проект с позиции каждой из четырех указанных выше сторон, что дает полное представление о ситуации и рисках проекта.

Практическое задание.

Участники учебного курса получают карточки с уже разработанным SWOT-анализом какого-либо проекта. Задача - проанализировать, в какой ситуации находится проект, жизнеспособен ли он, и презентовать всем участникам процесса. Время на выполнение задания: 4 минуты. Время на презентацию: 4 минуты.

Шаги по разработке календарного плана-графика проекта

Календарный план-график проекта – это документ, в котором определены плановые даты начала и завершения всего проекта, пакетов работ и операций проекта. Календарный план-график используется для того, чтобы по нему оценивать прогресс исполнения проекта.

Наиболее распространенными формами представления информации о календарных сроках проекта является сетевой план-график и диаграмма Ганта.

Сетевой план-график проекта

Схематическое отображение хронологической последовательности выполнения запланированных действий и их сроков называется сетевым план-графиком проекта.

На рисунке представлен сетевой план- график, он всегда создается слева направо. На графике логические взаимосвязи показаны стрелками, а действия - прямоугольниками.

На сетевом графике выделяется так называемый критический путь, которому соответствует самая продолжительная последовательная цепочка операций проекта (действий) (на рисунке критический путь выделен прямоугольниками красного цвета).

Задержка выполнения операций, находящихся на критическом пути, приведет к удлинению длительности проекта.

Диаграмма Ганта

К числу наиболее распространенных форм наглядного представления расписания проекта относится так называемая «ленточная диаграмма», или диаграмма Ганта.

По внешнему виду диаграмма Ганта представляет собой размещенный в прямоугольной системе координат набор полос («лент»), местоположение и длина которых соответствуют временным параметрам отдельных элементов (фаз, пакетов работ, операций).

Общий вид диаграммы Ганта представлен на рисунке.

Практическое упражнение. Закрепление знаний.

Исполнение проекта направлено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект. Вначале набирается команда проекта в соответствии с планом проекта, проводится инструктаж, запуск работы. В ходе выполнения работ, запланированных в плане проекта, идет отладка командного взаимодействия, реализуются меры по устранению недопустимого отклонения от плановых показателей. Главным при исполнении проекта становится эффективное достижение намеченных целей.

Это означает, что практические шаги, согласно утвержденному плану, должны обеспечить достижение в установленные сроки качественных результатов за счет использования выделенных ресурсов.

Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с планом проекта, отслеживание определенных параметров проекта, которые должны сохраняться в заданных пределах, а также на своевременное обнаружение возможных проблем и отклонений, принятие решений в ответ на изменения, возникающие в проекте, контроль качества. В ходе контроля проводится проверка результата на степень его соответствия плановым показателям. По итогам такой проверки может быть принято решение либо о доведении качества продукта или услуги до требуемого уровня, либо о досрочном завершении проекта.

Завершение проекта включает процедуры по составлению итоговых отчетов, проведение окончательных взаиморасчетов между участниками проекта. Отдельной частью завершающего этапа может стать обобщение и описание накопленного опыта. Главная часть успешного завершения проекта - передача произведенного продукта (услуги) тому пользователю, которому он и предназначался.

Подумайте и запишите, в чем может заключаться социальная или иная выгода Вашего проекта? Почему Вы считаете, что продукт проекта будет востребован?

Формула успеха проекта:

Успех проекта = Успех управления проектом + Востребованный продукт проекта

Формула провала проекта:

Провал проекта = Неудачные планы + Никому не нужный продукт проекта

Планирование считается важной составляющей эффективного управления проектами. Календарный график, основной элемент планирования, визуально представляет временные рамки выполнения, последовательность, степень важности и другие характеристики работ.

Грамотно составленный календарный график позволяет эффективно планировать и реализовывать проект благодаря согласованности действий исполнителей, соблюдения сроков.

Основные виды календарных графиков

В зависимости от сферы применения и масштабности проектов выделяют следующие типы календарных графиков:

• Сводная таблица отображает очередность проектных задач сроки старта и завершения, продолжительность каждого этапа.
• Объектный график показывает сроки исполнения каждого этапа плана с разбивкой по дням или месяцам.
• Рабочий график подготавливается на небольшой срок в процессе реализации проекта, является элементом оперативного управления.
• Временные графики (почасовые или поминутные) как правило, подготавливаются разработчиками техкарт. Ориентированные на стандартные внешние факторы, такие графики в процессе реализации проекта требуют внесения многочисленных поправок.

Уровни календарных графиков

При календарном планировании применяется система распределения графиков по уровням. Обычно используют 4 уровня графиков. (project manager)

Календарный график 1-го уровня:

К первому уровню относятся общие, не детализированные планы проектов. Укрупненные планы разрабатываются в первую очередь при запуске нового проекта. Данные для графиков собираются при переговорах с заказчиком, зачастую у него есть свои ключевые показатели по датам проекта, этапности и конечной цели. Собрав эти данные можно сформировать общую дорожную карту. В нее вносятся только важные ключевые события. Дорожная карта актуализируется в зависимости и общей длительности проекта, если длительность вашего проекта пять лет, то график первого уровня достаточно актуализировать раз в год. Если в дорожной карте много ключевых вех, то необходимо определить период актуализации таким образом, чтобы в него попадало как минимум одно ключевое событие. Дорожная карта может разрабатываться как Заказчиком, так и Исполнителем, но в целом эта обязанность лежит на Заказчике.

Календарный график 2-го уровня:

После того как дорожная карта по проекту согласована и утверждена, наступает этап детализации до определенных этапов. В основном график второго уровня является приложением к договору между Заказчиком и Исполнителем. Разработка графика второго уровня также входит в обязанность Заказчика, и предоставляется на согласование Исполнителю, зачастую этапный график разрабатывает Исполнитель исходя из своих ресурсных возможностей. В плане второго уровня не нужна особая детализация, достаточно соблюсти последовательность реализации проекта и в целом определить объем работ по проекту. Актуализируется вместе с дорожной картой.

Календарный график 3-го уровня:

После заключения договора Исполнитель готовит детализированный график работ по проекту с более детальным описанием работ внутри этапа. Т.е. общие этапы графика второго уровня детализируются по виду работ. Длительность работ от 2-х недель до месяца, в зависимости от общей продолжительности проекта. Если план меньше года, то на этом детализация заканчивается. Хотя все зависит от договоренностей с Заказчиком.

Календарный график 4-го уровня

Обозначается как недельно-суточное планирование. Актуализация плана каждый день, два, неделю, в зависимости от потребностей контроля. Самый трудоемкий, затратный и точный метод контроля за проектом. Актуализированная информация из графика четвертого уровня поднимается вверх по иерархии, и на основании этой информации проводится актуализация всех верхних графиков. Изменения на этом уровне могут привести к пересчету сроков всего плана и к пересогласованию сроков реализации вплоть до дорожной карты.

Порядок разработки календарного графика

Создание календарного графика содержит следующие этапы:

• Подготовка подробного перечня всех необходимых задач по проекту, определение их объемов.
• Разработка СДР, то есть визуальное представление плана в форме иерархичных взаимосвязанных блоков.
• Выбор используемых в реализации плана методик, технологий. Расчет трудоемкости выполнения задач проекта.
• Определение состава проектных групп. Разработка сетевого графика, наглядно представляющего последовательность выполнения всех задач.
• Подготовка данных по продолжительности и возможности параллельного ведения работ – разработка диаграммы Ганта.
• Сопоставление расчетной длительности выполнения работ с нормативной, внесение соответствующих корректировок.
• Разработка графиков потребности в ресурсах (в персонале, оборудовании, материалах).
• Расчет трудозатрат.

Обычно календарный график разрабатывает менеджер проекта, при необходимости консультирующийся с задействованными экспертами.

Программное обеспечение для подготовки календарного графика

Использование специальных программ позволяет оперативно реагировать на отклонения, возникающие в ходе реализации проектов.

Одним из самых популярных универсальных инструментов проектного календарного планирования выступает программа Microsoft Project. Использование MS Project позволяет построить Диаграмму Ганта, закрепить за задачами требующиеся ресурсы, определить временные рамки выполнения проекта и его бюджет. График, выполненный в Project, визуально отображает загруженность персонала определенными задачами.

Программный продукт для разработки календарных графиков Primavera применяется в основном в крупномасштабных проектах с повышенной сложностью, в частности, в машиностроительной и строительной отраслях.

Сетевой график не содержит календарного плана выполнения проекта, он отражает только информацию для его разработки. Определившись со сроками, вы сможете приступить к оформлению графика работ в любом из перечисленных форматов.

^ График ключевых событий.

Перечень событий и плановые даты их наступления.

^ График работ. Список работ вместе с датами их начала и окончания.

У Диаграмма Гантта. Графическое изображение работ в виде линий на временной шкале с указанием дат начала, окончания и, возможно, степени их завершенности на текущий момент.

У Диаграмма Гантта с отметками событий. Кроме перечисленного, на временной шкале также указываются ключевые события.

На рис. 4.12-4.14 представлено расписание работ вашего пикника в форматах графика ключевых событий, графика работ и диаграммы Гантта соответственно.

При выборе формата графика учитывайте следующее.

^ График ключевых событий и график работ больше подходят для отображения конкретных дат.

^ График Гантта дает наглядное представление о ходе выполнения нескольких работ, и если они перекрывают друг друга - это сразу видно. Ключевое событие Исполнитель Срок исполнения (в минутах после начала) Комментарии Готовы грузить вещи Вы и подруга 10 Критический путь в машину Готовы ехать Вы и подруга 15 Критический путь Конец: прибыли Вы и подруга 45 Критический путь на озеро Примечание: график отражает только ключевые события, которые вы определили для проекта. При желании вы можете отобразить события в конце каждой работы.

Рис. 4.12. График ключевых событий для организации пикника на озере Работа Исполнитель Срок начала (в минутах после начала) Срок окончания (в минутах после начала) Комментарии 1. Погрузить вещи Вы и подруга 10 15 Критический путь в машину 2. Получить деньги Вы 0 5 3. Приготовить Your friend 15 25 сэндвичи с яйцом 4. Поехать на озеро Вы и подруга 15 45 Критический путь 5. Выбрать озеро Вы и подруга 10 12 6. Заправить машину Вы 0 10 Критический путь 7. Сварить яйца Your friend 0 10 Критический путь Рис. 4.13. График работ для организации пикника на озере

Работа/Событие Получить деньги Заправить машину Сварить яйца Выбрать озеро Погрузить вещи в машину Приготовить сэндвичи с яйцом Поехать на озеро

Жирными линиями выделен критический путь

о 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 Время (в минутах после начала)

Рис. 4.14. График Гантта для организации пикника на озере

Еще по теме Формы представления графика работ проекта:

1. Методы разработки и формы представления структурной схемы работ
2. Какие графики работы понадобятся выставочной команде; что в них следует включать; в какой форме можно составлять график и-зачем нужны вехи